Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Её правильное ведение и хранение регламентируется нормативными актами, в первую очередь Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках». В данной статье подробно рассмотрены порядок заполнения, хранения, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей.

Нормативная база

• Постановление Правительства РФ № 225 от «О трудовых книжках» (с изменениями и дополнениями).
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 № 162, редакция от ).
• Приказ Минтруда России о ведении и хранении трудовых книжек (зарегистрирован в Минюсте России  № 63748).
• Другие локальные нормативные акты предприятия (положение о кадровом делопроизводстве, инструкция по работе с трудовыми книжками).

Общие положения ведения трудовых книжек

Согласно пункту 1 Постановления № 225, трудовые книжки ведутся:

1. Для каждого работника, принятого на работу по трудовому договору (включая срочные и сезонные контракты).
2. В случае приёма на работу по совместительству – отдельная трудовая книжка не заводится, сведения вносятся в основную книжку.
3. При переводе работника на другую постоянную работу к другому работодателю – оформляется переводная запись, а при необходимости выдаётся дубликат.

Ведение трудовых книжек возлагается на лицо, ответственное за кадровое делопроизводство (обычно – отдел кадров или уполномоченный специалист). Важно чётко разделить функции: заполнение сведений – кадровая служба, а учёт движения бланков и их хранение – бухгалтерия или служба документационного обеспечения.

Заполнение сведений о работнике

В titulare трудовой книжки указываются следующие данные (п. 2 Постановления № 225):

• Фамилия, имя, отчество;
• Дата рождения (день, месяц, год);
• Место рождения (город, район, область/край, страна);
• Образование (уровень, специальность, квалификация);
• Профессия, специальность, квалификация по последнему месту работы (при первом поступлении – по образованию);
• Серия и номер паспорта (или иного документа, удостоверяющего личность);
• ИНН (при наличии).

Все сведения вносятся печатным шрифтом, без сокращений, за исключением общепринятых аббревиатур (например, г. – город). После каждой записи ставится подпись ответственного за ведение книжки и печать организации.

Заполнение сведений о работе

Раздел «Сведения о работе» заполняется при каждом изменении трудового отношения:

• Приём на работу – указывается дата приёма, наименование организации, структурное подразделение, должность ( profession ), вид трудового договора (срочный, неопределённый), номер и дата приказа о приёме.
• Перевод на другую должность (внутри организации) – указывается дата перевода, новая должность, подразделение, основание (приказ о переводе).
• Внутреннее совмещение – фиксируется дополнительная должность с указанием доли ставки.
• Увольнение – указывается дата увольнения, основание (пункт статьи ТК РФ), номер и дата приказа об увольнении, формулировка записи (например, «уволен по собственному желанию» или «уволен в связи с сокращением штата»).
• Награждение и поощрение – в отдельном разделе вносятся сведения о наградах, благодарностях, премиях, полученных за трудовые достижения.

Каждая запись завершается подписью ответственного за ведение книжки и печатью организации. При необходимости вносятся исправления согласно пункту 4 Постановления № 225 (исправление допускается только путём зачёркивания ошибочной записи, внесения правильной записи рядом и подписи с указанием даты исправления).

Особенности заполнения при переводе и совместительстве

Перевод на другую постоянную работу к другому работодателю

При переводе работника в другую организацию:

1. В текущей трудовой книжке делается запись об увольнении по пункту 5 ст. 77 ТК РФ (перевод).
2. Выдаётся справка о периоде работы и о причине увольнения.
3. Новый работодатель заводит новую трудовую книжку или продолжает ведение существующей, внося запись о приёме на работу по переводу.

Внутреннее совместительство

Сведения о внутреннем совмещении вносятся в раздел «Сведения о работе» как дополнительная должность с указанием:

• Дата начала совмещения;
• Наименование организации (тот же работодатель);
• Должность, подразделение;
• Доля ставки (например, 0,5);
• Основание (приказ о совмещении).

При прекращении совмещения делается соответствующая запись об окончании.

Хранение трудовых книжек

Согласно пункту 40 Постановления № 225, трудовые книжки хранятся:

• В металлическом шкафу или сейфе, обеспечивающем защиту от пожара, влаги и несанкционированного доступа;
• В отделе кадров или в службе документационного обеспечения, ответственном за хранение;
• Под постоянным контролем ответственного лица (журнал учёта движения трудовых книжек ведётся отдельно).

Запрещается:

• Разрабатывать форму журнала учёта бланков самостоятельно без утверждения руководителя (можно использовать готовую типографскую форму или разработать свою, но только после согласования);
• Выдавать трудовую книжку работнику без соответствующего приказа об увольнении или переводе;
• Хранить книжки в открытых помещениях, где возможен доступ посторонних лиц.

По истечении срока хранения (75 лет с даты последней записи) трудовые книжки подлежат уничтожению в порядке, установленном внутренними нормативными актами организации.

Изготовление и обеспечение бланками трудовых книжек

Работодатель обязан обеспечить себя бланками трудовых книжек и вкладышами в необходимом количестве. Для этого:

1. Разработать (или приобрести у типографии) бланк трудовой книжки, соответствующий образцу, утверждённому Постановлением № 225;
2. Завести журнал учёта движения бланков трудовых книжек и вкладышей (пункт 40);
3. Обеспечить контроль за расходом бланков: каждый выданный бланк фиксируется в журнале с указанием даты, номера бланка, ФИO работника, на которого он выдан, и подписи ответственного лица;
4. При необходимости заказать дополнительные партии бланков заранее, чтобы избежать простоев в оформлении документов.

Изготовление бланков должно соответствовать требованиям ГОСТ Р 50779‑95 «Бланки трудовых книжек. Технические условия» (или актуальному стандарту на момент изготовления).

Выдача трудовой книжки при увольнении

При расторжении трудового договора работнику выдаётся трудовая книжка с записью об увольнении. Порядок действий:

1. Подготовить приказ об увольнении (с указанием основания и даты).
2. Внести запись об увольнении в трудовую книжку (дата, основание, номер и дата приказа).
3. Поставить подпись ответственного за ведение книжки и печать организации.
4. Выдать трудовую книжку работнику под расписку в журнале учёта выдачи трудовых книжек.
5. Сделать копию записи об увольнении для личного дела работника (при необходимости).

Если работник требует выдачи дубликата трудовой книжки (например, при утере), дубликат оформляется в соответствии с пунктом 6 Постановления № 225: в дубликате переносятся все записи из оригинальной книжки, делается отметка «Дубликат», указывается дата выдачи и подпись ответственного лица.

Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек

Нарушение порядка ведения, хранения или выдачи трудовых книжек влечёт:

• Административную ответственность должностных лиц (штрафы от 1 000 до 5 000 рублей за каждое нарушение, ст. 5.27 КоАП РФ);
• Возможные civil‑иски со стороны работников в случае утери или повреждения документа, повлекшего нарушение прав на трудовую пенсию, пособия по безработице и т.д.;
• Репутационные риски для организации.

Поэтому рекомендуется:

1. Проводить регулярные внутренние аудиты учёта трудовых книжек;
2. Обучать сотрудников кадровой службы и бухгалтерии актуальным требованиям законодательства;
3. Вести электронный журнал учёта бланков и движений трудовых книжек (при условии обеспечения конфиденциальности и защиты данных).

Правильное ведение трудовых книжек – важная составляющая кадрового документооборота любой организации. Соблюдение требований Постановления Правительства РФ № 225, локальных нормативных актов и внутренних инструкций позволяет:

• Обеспечить достоверность сведений о трудовой деятельности работников;
• Избежать штрафов и судебных споров;
• Гарантировать своевременную выдачу документов при увольнении, переводе или получении дубликата;
• Поддерживать репутацию надёжного работодателя.

Рекомендуется периодически пересматривать внутренние положения о работе с трудовыми книжками в свете изменений законодательства и лучших практик отрасли.