Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника․ С 1 января 2023 г․ в РФ действует новый порядок заполнения и хранения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда России от  № 320н․ В статье подробно рассматриваем, как правильно оформить трудовые книжки, какие формы использовать и какие нюансы следует учитывать․

Нормативно‑правовая база

• Приказ Минтруда России от № 320н – «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»․
• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г․ № 225 – «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей»․
• Постановление Правительства РФ от 10 октября 2003 г․ № 69 – «Инструкция по заполнению трудовых книжек»․
• Письмо Минтруда России от  № 14‑6/V‑1049 – «О переходе на новые формы трудовых книжек»․

Все перечисленные документы действуют совместно․ При этом документы старого образца (бланки, утвержденные до 31 декабря 2022 г․) продолжают использоваться, но их замену на новые формы не требуется․

Основные формы трудовых книжек

Согласно Приказу № 320н, в 2023 году вводятся новые бланки, которые отличаются:

1. Упрощенным полем для записи даты (можно указывать цифрами или прописью)․
2. Отделением «Сведения о работе» на несколько подразделов, где в случае отсутствия места вставляются вшитые вкладыши․
3. Усиленными требованиями к оформлению подписи работодателя и работника․

Если вы используете старый бланк, правила его заполнения остаются прежними, однако рекомендуется постепенно перейти на новые формы․

Пошаговая инструкция по заполнению трудовой книжки

ьный лист

• ФИО работника – полностью, без сокращений․
• Дата рождения – день, месяц, год․
• Пол – указать «муж» или «женщина»․
• Паспортные данные – серия и номер паспорта, выдающий орган и дата выдачи․
• Гражданство – обычно «Россия»․
• Адрес проживания – по официальному месту жительства․

Раздел «Сведения о работе»

В этом разделе фиксируются все трудовые отношения․ Каждая запись должна содержать:

1. Дата начала работы – в формате «дд․мм․гггг» (или прописью)․
2. Наименование организации и адрес․
3. Должность или подразделение․
4. Тип занятости – полная, частичная, совмещение․
5. Основание заключения трудового договора – ссылка на приказ, договор или другую документальную основу․
6. Сведения о стаже работы – общий и страховой․

Если в колонке «Сведения о работе» закончились строки, оформляйте вкладыш (дополнительный лист), который вшивается в книгу․ Вкладки нумеруются последовательно․

Запись о приеме на работу

Образец заполнения:

Столбец 1 – Дата приема
Столбец 2 – Наименование организации
Столбец 3 – Должность
Столбец 4 – Копия приказа (справки) от …

При необходимости в столбец 4 указывается номер и дата приказа, приказа о приёме, или справки о прохождении испытательного срока․

Запись об увольнении

Указываются:

• Дата увольнения․
• Причина увольнения (по соглашению сторон, по собственному желанию, по статье ТК РФ и т․д․)․
• Последний рабочий день․
• Подпись работодателя и работника․

Перевод, перевод в другой отдел, изменение должности

В каждом из этих случаев вносится новая запись, а предыдущая отмечается как «перенос в другой отдел/должность»․ При отсутствии места в основной книжке оформляйте вкладыш․

Смена фамилии, имени, отчества

Смена данных о работнике оформляется отдельной записью с указанием:

• Дата изменения․
• Новое ФИО․
• Номер паспорта и дата выдачи нового паспорта․
• Подпись работника и работодателя․

Правила исправления ошибок и дополнения записей

• Зачеркивание запрещено․ Вместо этого в конце строки ставятся три точки («…») и в конце записи добавляется «запись внесена в ______ (номер и дата вкладыша)»․
• Если требуется полностью заменить запись, используйте новый лист‑вкладку, где указываете номер предыдущей записи и дату её исправления․
• Все исправления должны быть подписаны работодателем и работником․

Хранение и передача трудовых книжек

• Трудовые книжки хранятся в кадровом отделе организации в течение всего срока действия трудового договора и после его прекращения – до выхода из архива․
• При передаче книжки новому работодателю (при изменении места работы) оформляется акт приема‑передачи, где указываются:
• Номер и дата выдачи новой книжки (если она заменена)․
• Сведения о предыдущей книжке (номер, дата выдачи, место хранения)․
• Работодатель обязан обеспечить сохранность книжки от потери, повреждения и потери данных․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли использовать старый бланк после ? – Да, старый бланк может использоваться, но только до его полной замены на новый․ Рекомендуется постепенно перейти на форму, утвержденную Приказом № 320н․
2. Как правильно указывать дату в новой форме? – Дату можно писать цифрами (дд․мм․гггг) или прописью․ В Приказе № 320н не установлен обязательный способ, однако в разделе «Сведения о работе» рекомендуется использовать цифры․
3. Что делать, если в книжке закончились страницы? – Оформляйте вшитый вкладыш, который нумеруете и подписываете вместе с работником․
4. Можно ли вносить записи от руки? – Да, но только в оригинальном бланке․ При необходимости исправления используйте вкладыш, а не зачеркивания․
5. Какие документы требуются для заполнения раздела «Сведения о работе»? – Приказ о приёме, трудовой договор, копия паспорта, справка о предыдущем трудовом месте (если есть)․

Правильное заполнение и ведение трудовых книжек – обязательный требование законодателя․ Соблюдая нормы Приказа Минтруда № 320н и рекомендации Постановления Правительства, вы обеспечите:

• Корректную документальную базу для всех кадровых процессов․
• Удобство доступа к сведениям о работе как для работодателя, так и для контролирующих органов․
• Снижение риска ошибок и спорных ситуаций при увольнении, переводе или смене личных данных сотрудника․

Следуя изложенной инструкции, вы сможете без проблем оформлять, пополнять и хранить трудовые книжки в соответствии с актуальными требованиями․

Автор: кадровый консультант, 2026 г․