Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника. В России её ведение регулируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утверждёнными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, а также последующими поправками. С 1 сентября 2021 г. в силу новых правил необходимо соблюдать обновлённый порядок заполнения, использования вкладышей и исправлений. Ниже приведена подробная инструкция, которая поможет работодателю и сотруднику правильно вести трудовую книжку.
Законодательные основы
- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 – «О трудовых книжках».
- Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 – правила заполнения.
- Приказ Минтруда РФ от 31 октября 2016 г. № 588н – перечень изменяющих документов.
- Новые правила вступили в силу 1 сентября 2021 г.
Основные требования к заполнению
- Точная дата начала работы – в разделе «Сведения о работе» указывается дата приёма на работу.
- Точная дата увольнения – в случае увольнения фиксируется дата расторжения трудового договора.
- Трудовой договор – в каждой записи указывается номер и дата заключения договора.
- Должность и место работы – в каждой записи указывается должность, подразделение и адрес предприятия.
- Отсутствие свободных строк – при заполнении основной страницы, если строка закончилась, необходимо оформить вкладыш.
- Исправления – при необходимости исправления ошибок в записи, вносится новая запись с указанием причины исправления.
Как заполнить трудовую книжку
Приём на работу
После получения от сотрудника оригинала трудовой книжки необходимо:
- Заполнить раздел «Сведения о работе»:
- Дата приёма.
- Номер и дата трудового договора.
- Должность и место работы.
- ФИО работодателя и его ИНН.
- Подписать запись и поставить печать предприятия.
- Выдать сотруднику копию записи (если требуется).
Переводы и изменения
При переводе сотрудника в другое подразделение, смене должности, повышении квалификации – вносится новая запись, а в предыдущую ставится отметка «Перевод/смена должности» с датой и номером договора.
Увольнение
При увольнении вносится запись о расторжении трудового договора. Важно указать:
- Дата увольнения.
- Причину увольнения (по форме).
- Номер и дата договора.
Использование вкладышей
Если в основной странице нет свободных строк, оформляется вкладыш. Вкладки должны быть оформлены в соответствии с формой, утверждённой Минтруда. Вкладка содержит:
- Номер вкладыша.
- Дата выдачи.
- Сведения о работе (должность, место работы);
- Подпись и печать работодателя.
Что не вносить в трудовую книжку
- Личные данные, не относящиеся к трудовой деятельности (например, семейное положение).
- Сведения о заработной плате, если они не требуются по закону.
- Сведения о личных достижениях, которые не связаны с трудовой деятельностью.
- Неофициальные отметки, которые не подтверждены документально.
Как исправлять ошибки
- В случае ошибки в записи (например, неверная дата, опечатка в ФИО) вносится новая запись с указанием причины исправления.
- В предыдущей записи ставится отметка «Исправление» с датой и подписью работодателя.
- Не допускается стирание или вычеркивание текста в оригинальной записи.
Хранение трудовой книжки
- Трудовая книжка хранится в личном деле сотрудника.
- При увольнении сотрудник получает оригинал трудовой книжки, а работодатель – копию.
- В случае потери трудовой книжки необходимо оформить заявление о восстановлении, а работодатель – предоставить справку о трудовом стаже.
Практические рекомендации
- Всегда проверяйте наличие свободных строк перед записью.
- Соблюдайте порядок «сначала дата начала работы, затем дата увольнения».
- Используйте только официальные бланки и вкладыши, утверждённые Минтрудом.
- Обучайте кадровых специалистов правилам заполнения, чтобы избежать ошибок.
- Регулярно проверяйте актуальность форм и нормативов, так как законодательство может обновляться.
Правильное заполнение трудовой книжки – это не только соблюдение закона, но и гарантия прав работника и работодателя. Следуя приведённой инструкции, вы сможете избежать ошибок, ускорить процесс оформления и обеспечить надёжное хранение трудового стажа. В случае сомнений всегда обращайтесь к актуальным нормативным документам или консультируйтесь с юристом.