Трудовая книжка (ТК) – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника. Даже если трудовой договор заключён на временный (срочный) период, запись в ТК обязательна. В статье рассмотрим, какие нормативные акты регулируют этот процесс, какие сведения вносятся, как правильно оформить запись в бумажной и электронной форме, а также типичные ошибки, которых следует избегать.

Правовая база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 66 «Трудовая книжка» и статья 66.1 «Предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
• Инструкция по ведению трудовых книжек (утверждена приказом Минтруда России от № 1н), глава 23 – порядок заполнения раздела «Сведения о работе».
• Для Республики Беларусь – Инструкция Министерства труда и социальной защиты (аналогичные требования к заполнению).
• При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) – порядок, установленный пунктом 66.1 ТК РФ и соответствующим приказом Минтруда РФ от № 1н.

Когда запись обязательна?

Запись в трудовую книжку делается в следующих случаях, даже если трудовой договор временный:

1. Приём на работу (в т.ч. по срочному договору, в т.ч. для замещения декретницы).
2. Перевод (временный или постоянный) в другое подразделение, в т.ч. в рамках совместительства.
3. Изменение должности, квалификации, разряда.
4. Переход на электронный формат ТК – в бумажной ТК делается запись о переходе.
5. Выдача дубликата ТК (по заявлению работника, пункт 62 Инструкции).

Содержание записи в разделе «Сведения о работе»

Запись делается в второй половине трудовой книжки (страницы 2‑3, 4‑5 и т.д.). Структура записи фиксирована:

Пошаговый порядок внесения записи (бумажная ТК)

1. Подготовка документов:
   • Трудовой договор (срочный) – оригинал и копия.
   • Приказ о приёме на работу (если оформляется приказом).
   • Справка о прохождении медосмотра (при необходимости).
2. Определение порядкового номера – берётся последний номер в ТК, к нему прибавляеться 1.
3. Заполнение полей согласно таблице выше. Дату начала работы указывают фактическую, а не дату подписания договора.
4. Подпись и печать – запись заверяется подписью (расшифровкой) лица, уполномоченного вести ТК (обычно руководитель отдела кадров) и печатью организации.
5. Проверка – работнику дают возможность проверить запись, подписать подтверждающий лист (если требуется).
6. Вручение ТК – если ТК выдаётся впервые, работнику вручают её с записью; если ТК уже есть – запись вносится в уже существующую книжку.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2024 года большинство работодателей переводят ТК в электронный формат. При этом:

• Работник подаёт письменное заявление о переходе на ЭТК. Рассмотрение заявления – в течение 3 рабочих дней.
• В бумажной ТК делается запись «Перевод на электронную трудовую книжку», подписывается и печатается.
• В системе «Электронная трудовая книжка» создаётся электронный документ, в который вносятся все сведения, аналогичные бумажной записи.
• Работник получает доступ к ЭТК через портал Госуслуг или специальное приложение работодателя.

Примеры записей

Пример 1. Временный приём на работу (замещение в декретном отпуске)

1 ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567, г. Москва,
 отдел продаж
2 Менеджер по работе с клиентами
3 Договор № 45/2026 от г., срок до г.
4 Оклад 55 000 руб.
5 _______________________ (И. Иванов, руководитель отдела кадров) Печать

Пример 2. Временный перевод в другое подразделение

1 ОАО «СтройИнвест», ИНН 7709876543, г. Санкт‑Петербург,
 филиал в г. Новосибирск
2 Инженер‑технолог
3 Приказ № 12/2026 от г. «О временном переводе Иванова П. П. в филиал».
4 Оклад 70 000 руб.
5 _______________________ (А. Петров, главный бухгалтер) Печать

Пример 3. Запись о переходе на электронную ТК

1 ЗАО «Альфа», ИНН 7701122334, г. Екатеринбург,
 отдел IT
2 Программист
3 Перевод на электронную трудовую книжку (ЭТК) в соответствии с п. 66.1 ТК РФ.
4 _______________________ (С. Кузнецова, директор) Печать

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие даты начала работы – в записи указывают дату подписания договора, а не фактическую дату выхода на работу.
• Неправильный порядок полей – следует строго следовать шаблону Инструкции; иначе запись может быть признана недействительной.
• Отсутствие подписи и печати – без подписи ответственного лица и печати запись считается неоформленной.
• Неоформление перехода на ЭТК – если работник переходит на электронный формат, запись о переходе обязана быть в бумажной ТК.
• Запись в неверный раздел – сведения о работе вносятся только во второй половине ТК, а не в ьный лист.

Как проверить правильность записи

Работнику рекомендуется:

1. Сравнить запись с образцом из Инструкции (доступен на официальном сайте Минтруда).
2. Убедиться, что указаны все обязательные реквизиты: дата, наименование организации, должность, основание приема, подпись, печать.
3. Попросить копию приказа/договора, на основании которого сделана запись.
4. При обнаружении ошибок – потребовать их исправления в течение 5 рабочих дней.

Запись в трудовую книжку – обязательный юридический акт, который фиксирует трудовой стаж, даже если трудовой договор временный. Правильное оформление записи защищает интересы как работника (право на пенсионные начисления, социальные выплаты), так и работодателя (отсутствие штрафов за нарушение ТК). При переходе на электронный формат необходимо соблюдать двойную процедуру: запись в бумажной ТК и создание соответствующей записи в системе ЭТК.

Дата публикации: . Информация актуальна на момент написания и основана на Трудовом кодексе РФ, Инструкции по ведению трудовых книжек и официальных разъяснениях Минтруда России и Беларуси.