Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. При переходе из одной организации в другую требуется правильно оформить запись о переводе, увольнении и приёме на работу. Ошибки в заполнении могут привести к проблемам при расчёте пенсии, выплате компенсаций и при проверках со стороны ПФР.

Содержание статьи

1. Законодательные основы
2. Печатная и электронная трудовая книжка
3. Порядок заполнения при смене организации
4. Примеры записей
5. Типичные ошибки и как их избежать
6. Часто задаваемые вопросы

Законодательные основы

Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения трудовой книжки:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 67, 68, 69, 71.
• Положение о порядке ведения и оформления трудовых книжек (утверждённое приказом Минтруда России от № 1н).
• С 1 января 2020 года работодатели обязаны подавать сведения о кадровых изменениях в ПФР по форме СЗВ‑ТД (система электронных записей).
• С 2020 года происходит переход к электронной трудовой книжке, однако в большинстве организаций по‑прежнему используется бумажный вариант.

Ключевые требования ТК РФ

• Запись в трудовой книжке делается вручную (для бумажной) или в электронном виде (для ЭТК) в течение трёх рабочих дней после факта изменения.
• Запись должна быть разборчивой, без исправлений. Если исправление необходимо, делается зачёркиванием и подписью работника.
• Работодатель обязан подписать запись и поставить печать организации (если она есть).
• При увольнении запись о прекращении трудовых отношений вносится в раздел «Записи о прекращении трудовых отношений».

Печатная и электронная трудовая книжка

Бумажная трудовая книжка

Состоит из 8 листов (по 2 листа в каждом разделе). В ней есть отдельные разделы:

• Записи о приёме на работу (раздел «Записи о приёме на работу»).
• Записи о переводе, перемещении, повышении (раздел «Записи о переводе, перемещении, повышении»).
• Записи о прекращении трудовых отношений (раздел «Записи о прекращении трудовых отношений»).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Ведётся в системе Онлайн‑инспекция и синхронизируется с ПФР. Основные особенности:

• Записи вносятся автоматически через форму СЗВ‑ТД, но работодатель может добавить комментарии.
• Работник получает доступ к своей книжке через личный кабинет.
• Все изменения фиксируются с указанием даты, времени и ФИО лица, вносящего запись.

Порядок заполнения при смене организации

Смена организации обычно включает три этапа:

1. Увольнение из прежней организации
2. Получение справки о трудовом стаже (если требуется)
3. Приём на работу в новую организацию

Увольнение из прежней организации

Работодатель вносит запись в раздел «Записи о прекращении трудовых отношений»:

1. Дата увольнения (день, месяц, год).
2. Основание увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению и т.д;).
3. Подпись работодателя и печать (если есть).
4. Подпись работника (при увольнении по собственному желанию).

Справка о трудовом стаже (по желанию)

Не обязательна, но часто запрашивается новой организацией для подтверждения стажа. Выдаётся в течение 5‑10 рабочих дней после увольнения.

Приём на работу в новую организацию

Новая организация вносит запись в раздел «Записи о приёме на работу»:

1. Дата приёма (день, месяц, год).
2. Наименование организации (полное официальное название).
3. Трудовой договор (номер и дата заключения).
4. Должность, разряд, тарифная ставка (если применимо).
5. Ставка оплаты труда (оклад, тариф, сдельная оплата).
6. Подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать.
7. Подпись работника (подтверждает согласие с записью).

Особенности при переводе внутри группы компаний

Если новая организация является юридическим лицом той же группы, запись о переводе делается в том же документе, но в разделе «Записи о переводе, перемещении, повышении». При этом указывается:

• Дата перевода.
• Наименование новой организации.
• Новая должность и условия труда.
• Подпись обеих сторон.

Примеры записей

Запись об увольнении (бумажная книжка)

Дата увольнения: г.
Основание увольнения: По собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)
Подпись работодателя: ______________________
Печать организации: (при наличии)
Подпись работника: ______________________

Запись о приёме на работу (бумажная книжка)

Дата приёма: г.
Наименование организации: ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567
Трудовой договор №: 45 от г.
Должность: Инженер‑технолог
Тарифная ставка: 45 000 руб./мес.
Подпись руководителя: ______________________
Печать: (если есть)
Подпись работника: ______________________

Электронная запись (пример формы СЗВ‑ТД)

Типичные ошибки и как их избежать

• Запись в неправильный раздел. Убедитесь, что запись об увольнении находится в «Записи о прекращении трудовых отношений», а не в «Записи о приёме на работу».
• Отсутствие подписи работника. При увольнении по собственному желанию подпись работника обязательна.
• Неправильный порядок дат. Дата увольнения должна предшествовать дате приёма в новую организацию.
• Сокращённые названия организации. В записи указывается полное официальное название, как в учредительных документах.
• Отсутствие печати. Если у организации есть печать, её необходимо поставить рядом с подписью.
• Ошибки в орфографии и цифрах. Любая ошибка считается нарушением и требует исправления (зачёркивание и подпись).
• Не своевременное внесение записи. Закон требует оформить в течение трёх рабочих дней. При задержке работник может потребовать исправления в ПФР.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли передавать трудовую книжку в новую организацию?

Да. Приём на работу в новой организации подразумевает, что работник передаёт свою трудовую книжку (бумажную) работодателю. Работодатель вносит запись о приёме, а затем возвращает книжку.

Что делать, если в новой организации используют только электронную книжку?

Работник передаёт бумажную книжку в отдел кадров, где её сканируют и вносят данные в электронную систему. После этого оригинал возвращается работнику.

Можно ли отказаться от заполнения бумажной книжки?

С 2020 года работодатели обязаны вести электронный учёт, но если у работника есть бумажная трудовая книжка, запись в неё всё равно обязательна. Отказ от заполнения считается нарушением ТК РФ.

Как оформить запись, если меняют только условие труда (например, повышают оклад, но не меняют должность)?

Это считается повышением и вносится в раздел «Записи о переводе, перемещении, повышении». Указывается дата, новое условие (оклад, тариф) и подпись руководителя.

Что делать, если в трудовой книжке обнаружена ошибка, допущенная прежним работодателем?

Работник имеет право потребовать исправления. Ошибка исправляется зачёркиванием, указанием правильных данных, подписью работника и работодателя, а также печатью.

Корректное заполнение трудовой книжки при смене организации – важный элемент трудовых отношений. Следуя законодательным требованиям, своевременно внося записи и проверяя их на наличие ошибок, вы защищаете свои права, сохраняете трудовой стаж и обеспечиваете правильный расчёт будущих социальных выплат.

Помните:

• Запись делается в течение трёх рабочих дней после изменения.
• Все данные должны быть полными и достоверными.
• Подписи и печати – обязательный элемент любой записи.

Если у вас возникли сомнения, обратитесь к специалисту отдела кадров или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.

Дата публикации: