Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В ней фиксируются все кадровые события, от приёма на работу до увольнения, а также изменения личных данных, повышения квалификации, награждения и дисциплинарные меры. Правильное оформление записей гарантирует их юридическую силу и упрощает получение социальных выплат.

Общие требования к заполнению

• Все записи вносятся ручкой (шариковая, гелевая или перьевая ручка).
• Допустимые цвета чернил: чёрный, синий, фиолетовый. Чернила должны быть светостойкими.
• Записи делаются разборчиво, без исправлений. При ошибке вносятся поправки в соответствии с правилами (см. раздел 6).
• Каждая запись сопровождается подписью лица, вносящего запись, и указанием его должности.
• Для каждой записи указывается дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого делается запись.

ьный лист

ьный лист – первая страница трудовой книжки. В ней фиксируются основные сведения о работнике и о самой книжке.

1. Фамилия, имя, отчество.
2. Дата рождения.
3. Серия и номер трудовой книжки.
4. Дата выдачи (при первом оформлении) и название органа, выдавшего книжку.
5. При оформлении дубликата в правом верхнем углу рядом с серией и номером делается пометка «Дубликат».

Запись о приёме на работу

Эта запись делается работодателем в момент подписания трудового договора.

Записи о переводе, повышении, изменении условий труда

Каждое кадровое событие фиксируется отдельной записью.

• Перевод – указание новой организации (если перевод в другое юридическое лицо) или нового подразделения.
• Повышение в должности – новая должность, дата повышения, номер приказа.
• Изменение условий труда (смена графика, вида занятости) – указание новых условий и ссылки на приказ.

Запись об увольнении

Увольнение фиксируется в последней записи о работе.

1. Дата увольнения.
2. Наименование организации.
3. Основание увольнения (статья ТК РФ, приказ №, дата).
4. Подпись руководителя и печать организации.

Изменение личных данных (ФИО, дата рождения)

Изменения вносятся только при наличии официальных документов (паспорт, свидетельство о браке и т.п.).

• Указывается номер, дату выдачи и орган, выдавший документ.
• Запись делается на ьном листе (строго в соответствии с правилами).
• Пример записи:

  ФИО: Иванов Иван Иванович → Петров Иван Иванович
  Документ: Паспорт РФ № 45 1234567, выдан , ОВД г. Москвы
  Подпись: __________________ (руководитель)
   

Записи о награждении и дисциплинарных мерах

Эти записи обязательны, если работник получил награду, премию, грамоту или был привлечён к дисциплинарной ответственности.

• Указывается название награды, дата, приказ (номер, дата).
• Для дисциплинарных мер – вид меры (выговор, увольнение по статье), статья ТК РФ, приказ.

Особенности заполнения

Согласно ст. 66 ТК РФ и последним инструкциям (2025‑2026 гг.) необходимо соблюдать следующие нюансы:

• Все записи делаются в черновой форме (только в случае исправления) с указанием причины и ссылки на документ.
• При исправлении ошибки вносятся зачеркнутый текст + подпись + дата, а рядом ставится отметка «Исправлено».
• Для дубликата в правом верхнем углу ьного листа ставится пометка «Дубликат», а все последующие записи делаются как в оригинале.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года в России активно внедряется электронный формат. Основные отличия от бумажного варианта:

1. Записи вносятся в электронную базу СФР (Система Фонда России).
2. Отображаются те же сведения: дата приёма, наименование организации, должность, основания, номера приказов.
3. Для каждого события в системе указывается уникальный идентификатор записи и ссылка на оригинальный документ (скан).
4. Работник может просмотреть ЭТК через портал Госуслуг или приложение «Мой ПФР».

ЭТК имеет те же юридические силы, что и бумажный документ, но исключает риск потери или порчи.

Примеры заполнения (образцы)

Пример записи о приёме на работу (бумажный вариант)

Дата приёма: 
Наименование организации: ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567

Должность: Инженер‑технолог
Трудовой договор № 12/2024 от 
Приказ № 45 от , подпись: __________________ (директор)

Пример записи о переводе и повышении

Дата перевода: 
Наименование организации: ООО «ТехноСервис», филиал г. Санкт‑Петербург
Должность: Старший инженер‑технолог
Приказ № 78 от , подпись: __________________ (начальник отдела)

Пример записи об увольнении

Дата увольнения: 
Наименование организации: ООО «ТехноСервис»
Основание: статья 81 ТК РФ, приказ № 102 от 
Подпись: __________________ (директор)

Пример записи о награждении

Дата награждения: 
Награда: грамота «Лучший сотрудник года 2025»
Приказ № 55 от , подпись: __________________ (генеральный директор)

Трудовая книжка – документ, в котором фиксируются все важные события трудовой жизни работника. Чтобы запись имела юридическую силу, необходимо:

• Соблюдать форму и порядок заполнения (ручка, цвет чернил, подписи).
• Указывать полные сведения о работодателе, должности, дате и основании записи.
• При изменении личных данных предоставлять оригиналы документов.
• Вести записи в соответствии с последними нормативными актами (ТК РФ, Приказы Минтруда, рекомендации 2025‑2026 гг.).

При правильном оформлении трудовая книжка надёжно подтверждает ваш профессиональный стаж и упрощает получение пенсии, пособий и других социальных гарантий.