Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка — это основной персональный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Её заведение (то есть первое оформление и выдача) регулируется нормативными актами Трудового кодекса РФ, Постановлениями Правительства и приказами Минтруда. Ниже представлен подробный обзор всех этапов заведения трудовой книжки, требований к её оформлению, хранению и учёту, а также особенностей электронной формы.

Нормативная база

Трудовой кодекс Российской Федерации – ст. 66, 66.1 (ведение и хранение трудовых книжек, выдача дубликата, электронная трудовая книжка).
Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» – утверждает Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (с изменениями и дополнениями от № 51, № 132, № 373, № 257).
Приказ Минтруда России от № 320н – утвердил новую форму трудовой книжки (действует с ) и Инструкцию по заполнению трудовых книжек.
Федеральные законы от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ и № 436‑ФЗ – вводят понятие электронной трудовой книжки и порядок её ведения в Единой информационной системе.
Приказ Минфина России от № 55н – устанавливает обязанность работодателя постоянно иметь необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей.

Кто обязан заводить трудовую книжку?

Согласно ст. 66 ТК РФ, обязанность вести трудовые книжки возлагается на:

работодателей‑организаций (юридических лиц);
работодателей‑индивидуальных предпринимателей;
частные агентства занятости (при приёме работников по договору о предоставлении труда).

Если работник впервые поступает на работу и у него нет трудовой книжки, работодатель обязан завести её не позднее недельного срока со дня приёма на работу (п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек);

Этапы заведения трудовой книжки

Подготовка бланка

Работодатель должен иметь в наличии бланк трудовой книжки установленного образца (формат А5, плотность бумаги не менее 80 г/м², с водяными знаками и защитными элементами). Бланки приобретаются у организаций, имеющих лицензию на изготовление бланков трудовых книжек, либо изготавливаются самостоятельно в соответствии с Приказом Минтруда № 320н.

Заполнение ьного листа

На ьном листе вносятся следующие сведения (п. 13 Инструкции по заполнению трудовых книжек):

Фамилия, имя, отчество работника (полностью).
Дата рождения (день, месяц, год).
Место рождения (город, район, область/край/республика).
Образование (уровень, специальность, наименование учебного заведения, год окончания).
Профессия, специальность, квалификация (по последнему месту работы или по направлению подготовки).
Серия и номер трудовой книжки (присваиваются при изготовлении бланка).
Дата заведения трудовой книжки (день, месяц, год).
Подпись работника и печать организации (если имеется).

Внесение первой записи о приёме на работу

После заполнения ьного листа в разделе «Сведения о работе» делается первая запись:

Дата приёма на работу (день, месяц, год).
Наименование организации (полное, согласно учредительным документам).
Должность, профессия, специальность.
Тип трудового договора (срочный/бессрочный).
Номер и дата приказа о приёме на работу.
Подпись ответственного лица (кадровик, руководитель подразделения) и печать организации.

Выдача трудовой книжки работнику

После внесения первой записи трудовая книжка выдаётся работнику под расписку. Работник обязан проверить correctness всех данных и подписать получение.

Регистрация в учёте организации

В соответствии с п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель ведёт две книги:

Приходно‑расходную книгу по учету бланков трудовой книжки – фиксирует получение, выдачу и остаток бланков.
Книгу учёта трудовых книжек сотрудников – содержит сведения о каждой выданной трудовой книжке (ФИО, серия, номер, дата выдачи, дата возврата/уничтожения).

Особенности электронной трудовой книжки

С вступил в силу порядок ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК). Основные положения:

Сведения о приёме, переводе, увольнении, награждениях и т.п. вносятся работодателем в Единую общероссийскую справочно‑информационную систему по охране труда (ЕИСОТ) или иную аккредитованную систему.
Работник может получить выписку из ЭТК в любой момент через личный кабинет на портале «Госуслуги» или непосредственно у работодателя.
При переходе с бумажной на электронную форму (или наоборот) необходимо обеспечить непрерывность сведений: все записи из бумажной трудовой книжки переносятся в электронный формат и наоборот.
Обязанность вести бумажную трудовую книжку сохраняется для тех работников, которые отказались от электронного формата либо для которых электронная форма недоступна (например, работа в условиях отсутствия интернета).

Ответственность за нарушение порядка заведения и хранения

Нарушение требований по заведению, ведению и хранению трудовых книжек влечёт административную ответственность:

Штраф для должностных лиц – от 1 000 до 5 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Штраф для организаций – от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
При повторных нарушениях – увеличение штрафов и возможное приостановление деятельности.

Практические рекомендации для кадровой службы

Создать внутренний регламент по заведению трудовых книжек, включающий сроки, ответственных, образцы заполнения и порядок учёта бланков.
Периодически проводить инструктаж сотрудников отдела кадров по изменениям в законодательстве (особенно после обновлений форм и введения ЭТК).
Обеспечить надёжное хранение бланков и уже заведённых трудовой книжки: металлические шкафы с ограниченным доступом, журнал доступа, условия температуры и влажности (не выше 25 °C, относительная влажность 40‑60 %).
Вести электронный журнал приходно‑расходной книги бланков (можно в 1С:ЗУП или аналогичной системе) для оперативного контроля остатка.
При приёме на работу сразу проверять наличие трудовой книжки у кандидата; если её нет – оформить заведение в течение трёх рабочих дней (рекомендовано не ждать неделю, чтобы избежать рисков).
При увольнении выдать трудовую книжку работнику под расписку в день расчёта, а также сделать копию для личного дела сотрудника (хранить 50 лет после увольнения).

Заведение трудовой книжки – это первый и важный шаг в оформлении трудовых отношений. Соблюдение установленного порядка не только обеспечивает законность кадрового документооборота, но и защищает права работника на подтверждение своего трудового стажа и социальных гарантий. В условиях перехода к электронной трудовой книжке важно сохранять одновременно бумажный и электронный учёт, обеспечивая их синхронность и доступность для всех заинтересованных сторон.

Следуя представленным рекомендациям и опираясь на актуальную нормативную базу, кадровая служба сможет эффективно организовать процесс заведения трудовых книжек, минимизировать риски ошибок и избежать штрафных санкций.