Дата подготовки материала: 21:04:41 ().

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В ряде ситуаций требуется заверить её копию или отдельные записи печатью организации. Ниже подробно рассмотрены правовые основания, порядок действий, образцы оформления и типичные ошибки.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – регулирует ведение и хранение трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от № 225 («Правила ведения трудовых книжек») – определяет порядок заверения записей при увольнении.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (приказ Росстандарта от № 435‑ст) – требования к оформлению и заверению копий документов, включая трудовые книжки.
• Приказ Минтруда России от № 697н – уточняет применение электронных трудовых книжек (ЭТК) и взаимодействие с бумажными носителями.

Когда требуется заверение печатью?

1. Оформление дубликата или новой трудовой книжки при утере оригинала.
2. Выдача заверенной копии трудовой книжки по запросу сотрудника (например, для устройства на новую работу, получения кредита, пособий).
3. Заверение записей об увольнении, переводах, награждениях при прекращении трудового договора (постановление № 225).
4. Подтверждение достоверности данных при представлении трудовой книжки в государственные органы (ПФР, налоговая, суды).
5. Внесение изменений в уже существующую трудовую книжку (например, исправление ошибки) – заверение исправленной записи.

Кто может заверять?

• Руководитель организации (директор, генеральный директор).
• Сотрудник, уполномоченный на ведение трудовых книжек (кадровик, специалист отдела кадров).
• В отсутствие кадровика – другое лицо, на которое возложены соответствующие обязанности по внутреннему распоряжению.

Порядок заверения копии трудовой книжки

1. Подготовка копии – сделать точную photocopy или скан всех страниц подлинника, соблюдая последовательность листов.
2. Прошивка и нумерация – сшить копию ниткой, пронумеровать листы (например, «Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов»).
3. Заполнение реквизитов заверения – внизу последней страницы указать:
   • Должность лица, заверяющего документ;
   • Личную подпись;
   • Расшифровку подписи (ФИО);
   • Дата заверения;
   • Оттиск печати организации (часть оттиска должна заходить на пломбу/прошивку).
4. Дополнительные надписи (при необходимости):
   • Указание места хранения подлинника: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле … за … год».
   • При выдаче копии для другой организации – отметка о месте хранения подлинника обязательна.

Образец записи о заверении

Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью 12 листов.
Директор Иванов Иван Иванович
Подпись ___________________
Расшифровка подписи: Иванов И.И.
«05» мая 2026 г.
[оттиск печати организации]

Особенности заверения записей об увольнении

Согласно Постановлению № 225, при увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, должны быть заверены:

• Подписью работодателя или уполномоченного лица;
• Печатью организации (кадровой службы);
• Подписью самого работника (подтверждает получение документа).

Если организация не имеет собственной печати, допускается использование печати вышестоящей организации (например, головного офиса) при условии, что она содержит все requisites организации.

Заверение копии трудовой книжки при переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Если у сотрудника уже оформлена ЭТК, бумажная трудовая книжка считается архивным документом. Заверять её копию можно только при наличии подлинника (бумажного варианта). В противном случае копия считается недействительной.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие прошивки или нумерации – приводит к признанию копии недействительной. Всегда прошивайте и нумеруйте листы.
• Печать не заходит на пломбу – оттиск должен частично прошивку, иначе заверение считается незавершённым.
• Не указана должность заверяющего лица – обязательное реквизитное поле.
• Использование неправильной печати (например, личная печать сотрудника) – допускается только печать организации.
• Отсутствие даты заверения – без даты документ не может считаться подтверждённым в конкретный момент времени.

Практический совет кадровикам

Создайте внутренний шаблон заверения, включающий все обязательные поля. При выдаче копии сразу проверяйте:

1. Наличие подлинника;
2. Качество копии (читаемость всех страниц);
3. Правильность прошивки и нумерации;
4. Заполнение всех реквизитов заверения;
5. Оттиск печати (чёткий, без smudges).

Такой чек‑лист минимизирует риск отказа в приёме документа со стороны сторонних организаций.

Заверение трудовой книжки печатью – важная процедура, обеспечивающая юридическую значимость копий и записей. Соблюдение нормативных требований (ТК РФ, Постановление № 225, ГОСТ Р 7.0;97‑2016) и правильное оформление позволяют избежать споров и обеспечить беспрепятственное использование документа в кадровой, налоговой и судебной практике.