Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудную деятельность граждан. Правильное её оформление гарантирует юридическую защиту как работодателя, так и работника. Ниже представлена пошаговая инструкция, основанная на действующих нормативных актах (Постановление Минтруда России от № 69, Приказ Минтруда России от № 320н и др.).
Общие требования к оформлению
Язык заполнения – на том языке, в котором проводится делопроизводство на предприятии (обычно – русский).
Язык записи – в книжке вводятся только сведения, предусмотренные Положением о порядке ведения и хранения трудовых книжек.
Последствия ошибок – при первичном заполнении допускаются только корректные записи. Ошибки в ьном листе или вкладыше нельзя исправлять; требуется уничтожить ошибочный бланк и оформить новый.
ьный лист
- В полях ьного листа указываются:
- Фамилия, имя, отчество работника;
- Дата рождения;
- Пол;
- Гражданство;
- Место рождения;
- Сведения о семье (при необходимости).
- Подпись лица, заполнившего книжку, и печать организации (если имеется).
Заполнение сведений о работнике
Раздел «Сведения о работнике» включает несколько обязательных граф:
- Табельный номер – уникальный номер, присваиваемый работодателем.
- Дата приема на работу – указывается полная дата (дд.мм.гггг).
- Должность – в соответствии с tariffной сеткой или соглашением сторон.
- Подразделение/отдел – уточнение структурного подразделения.
- Условия труда – тип занятости (полный рабочий день, частичная), режим работы.
- Ставка заработной платы – указание оклада, тарифной ставки или иной формы оплаты.
Сведения о документально подтверждённом образовании
В графе «Образование» необходимо указать:
- Учебное заведение (полное название);
- Специальность (направление подготовки);
- Уровень образования (среднее профессиональное, высшее и т.д.);
- Год окончания обучения.
Записи о трудовом стаже и местах работы
Каждое место работы оформляется отдельным пунктом:
- Наименование организации;
- Дата начала работы;
- Дата окончания работы (если увольнено);
- Должность/должности;
- Основание увольнения (по желанию работника, по сокращению, по статье ТК РФ и др;).
При переходе на электронную трудовую книжку в конце соответствующего места работы делается отметка «Переход на электронную форму».
Записи о воинском учете и службе
Если работник проходил воинскую службу, в книжку вносятся сведения:
- Дата призыва;
- Место прохождения службы;
- Воинская должность;
- Сведения о звании (при увольнении – «увольнение в отставку»).
Записи о наградах и поощрениях
Наградные записи делаются только по инициативе работодателя и подтверждаются документом о присвоении награды.
Формат исправления ошибок
Если обнаружена ошибка в уже заполненной книжке, необходимо:
- Уничтожить ошибочный бланк;
- Получить новый (незаполненный) бланк;
- Заполнить его заново, соблюдая все требования инструкции.
Исправлять ошибки в уже подписанных страницах нельзя.
Порядок выдачи копий и хранение
- Копию трудовой книжки выдают работнику по его письменному заявлению.
- Выдача осуществляется в течение трёх рабочих дней со дня получения заявления.
- Все заполненные страницы копируются, начиная с внутренней стороны обложки.
- Оригинал хранится у работодателя, копия – у работника.
Часто задаваемые вопросы
Как правильно указать статью ТК РФ?
В графе 3 обязательно указывается пункт, часть и статья Трудового кодекса РФ. Наименование статьи пишется полностью, без сокращений.
Можно ли вносить изменения в уже подписанные записи?
Нет. При первичном заполнении допускаются только корректные записи. Ошибки требуют замены бланка.
Какие документы подтверждают основание увольнения?
Для увольнения используются:
- Приказ об увольнении;
- Соглашение сторон (при согласованном увольнении);
- Документы, подтверждающие сокращение positions.
Соблюдение изложенной инструкции позволяет:
- Обеспечить юридическую корректность трудовых отношений;
- Избежать ошибок при оформлении трудовых книжек;
- Сократить риск споров при увольнении или переходе на электронную форму.
Для более детального ознакомления рекомендуется обратиться к полному тексту Постановления Минтруда России № 69 и Приказа Минтруда России от № 320н.