Трудовая книжка — основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника и его стаже․ С 1 сентября 2021 года в России действует новый порядок её заполнения, установленный приказом Минтруда России № 320н от г․ (зарегистрировано в Минюсте РФ № 63748)․ Ниже представлена подробная пошаговая инструкция, подготовленная на основе нормативных актов и рекомендаций системы КонсультантПлюс․
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ, ст․ 66 — определение трудовой книжки․
- Федеральный закон № 439‑ФЗ от г․ (п․ 8 ч․ 2) — исключения из обязательного заполнения бумажной книжки․
- Приказ Минтруда России № 320н от г․ — форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек․
- КонсультантПлюс (раздел «Трудовые книжки») — образцы бланков, типовые записи и комментарии экспертов․
Общие требования к заполнению
- Все записи делаются чёрными чернильными чернилами (или с помощью утверждённого штампа/печати)․
- Записи вносятся только в отведённые графы без стирания, исправления и добавления полей․
- При ошибке недопустимо исправлять запись – испорченный бланк уничтожается, а новый заполняется без ошибок․
- Титульный лист и каждый вкладыш заполняются при их выдаче (не при первичном трудоустройстве, если книжка выдается в электронном виде)․
- Записи вносятся в хронологическом порядке, нумеруются последовательно (графа 1 — порядковый номер)․
Пошаговая инструкция
Подготовка документов
Перед заполнением необходимо собрать пакет документов, подтверждающих личные данные работника и факт трудового договора:
- Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность)․
- СНИЛС․
- ИНН (при наличии)․
- Трудовой договор (копия) и/или приказ о приёме на работу․
- Согласие работника на обработку персональных данных (по требованию работодателя)․
Заполнение титульного листа (или дубликата)
| Графа | Что указывается |
|---|---|
| Фамилия, имя, отчество | Полное ФИО работника (как в паспорте) |
| Дата рождения | ДД․ММ․ГГГГ |
| Серия и номер паспорта | Серия — 4 цифры, номер — 6 цифр |
| Дата выдачи паспорта | ДД․ММ․ГГГГ |
| Кем выдан паспорт | Наименование органа (например, ОВД «Тверской район») |
| СНИЛС | Номер СНИЛС (без пробелов) |
| ИНН (при наличии) | 10‑цифровый номер |
| Дата выдачи трудовой книжки | Дата первой записи (обычно дата приёма на работу) |
Подпись лица, заполняющего книжку, и печать организации (при наличии) ставятся внизу титульного листа․
Запись о приёме на работу (вкладка «Запись о приёме»)
- В графе 1 указывается порядковый номер записи (обычно 1)․
- В графе 2 — дата приёма (ДД․ММ․ГГГГ)․
- В графе 3 — наименование организации‑работодателя (полное официальное название)․
- В графе 4 — должность (по трудовому договору)․
- В графе 5, трудовой договор № и дата его заключения․
- В графе 6 — основание приёма (например, «трудовой договор»)․
- В графе 7 — подпись работодателя и печать․
Запись о переводе, повышении, понижении и изменении условий труда
Каждое изменение фиксируется отдельной записью в том же порядке, что и приём:
- Новый порядковый номер․
- Дата изменения․
- Наименование организации (если перевод в другое юридическое лицо)․
- Новая должность/должностные обязанности․
- Новый трудовой договор (№ и дата) либо приказ о переводе․
- Основание изменения (приказ, соглашение сторон)․
- Подпись работодателя и печать․
Запись об увольнении (прекращении трудового договора)
| Графа | Содержание |
|---|---|
| Порядковый номер | Следующий за последней записью номер |
| Дата увольнения | ДД․ММ․ГГГГ |
| Наименование организации | Полное название работодателя |
| Должность | Последняя занимаемая должность |
| Основание увольнения | «по взаимному согласию», «по инициативе работодателя», «по инициативе работника», «по истечении срока договора» и т․д․ |
| Наличие (отсутствие) компенсации | Указывается, если выплачена выходная помощь |
| Подпись работодателя и печать | Подтверждение записи |
Вкладыши (вставки) в трудовую книжку
Вкладыши вшиваются между последним листом книжки и правой обложкой (п․ 60 Инструкции о трудовых книжках)․ Их заполнение полностью аналогично основному листу, но используется отдельный бланк «Вкладыш к трудовой книжке»․ При первом заполнении вкладыша следует:
- Заполнить титульный лист вкладыша (данные работника)․
- Внести все записи о приёме, переводах и увольнении, начиная с того места, где закончилась основная книжка․
- Подписать и поставить печать работодателя․
Использование штампов и печатей
С 1 сентября 2021 г․ допускается применение специализированных штампов, которые заменяют часть ручных записей (п․ 2 абз․ 3 Приказа 320н)․ При этом:
- Штамп должен быть утверждён в организации и содержать все обязательные реквизиты (наименование организации, ИНН, ОКПО, подпись ответственного лица)․
- Ручные подписи сохраняются только в графах, где требуется подпись (например, подпись работника в графе «подпись работника»)․
- Штамп не может использоваться для исправления ошибок․
Как пользоваться КонсультантПлюс для заполнения трудовой книжки
- Перейдите на сайт КонсультантПлюс и выберите раздел «Трудовое право» → «Трудовые книжки»․
- В подразделе «Образцы документов» скачайте актуальные бланки:
- Титульный лист трудовой книжки․
- Вкладыш к трудовой книжке․
- Типовые записи о приёме, переводе, увольнении․
- Ознакомьтесь с комментариями экспертов (вкладка «Консультации»)․ Там указаны типичные ошибки и рекомендации по использованию штампов․
- Если у вас нет доступа к полной версии, воспользуйтесь бесплатным пробным доступом на 2 дня – достаточно зарегистрироваться, указав корпоративный e‑mail․
- Сохраните скачанные шаблоны в PDF/Word, распечатайте и используйте при заполнении․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли заполнять бумажную трудовую книжку, если работник получил электронную?
Согласно ч․ 8 ст․ 2 Федерального закона № 439‑ФЗ, при оформлении электронного варианта трудовой книжки бумажный документ не заполняется․ Однако при необходимости (по желанию работника) можно выдать дубликат в бумажном виде – тогда применяется обычный порядок заполнения․
Что делать, если в титульном листе допущена ошибка?
Исправления в титульном листе недопустимы․ Необходимо уничтожить испорченный бланк и оформить новый титульный лист (или новый дубликат книжки) без ошибок․
Как оформить запись о стажировке?
Стажировка фиксируется как «практика» в графе «Основание записи»․ Указываются даты начала и окончания, наименование организации‑приёмника и должность (обычно «стажёр»)․ При этом в графе «Трудовой договор №» указывается номер договора о стажировке․
Можно ли использовать черный маркер вместо чернил?
Нет․ По требованиям Приказа 320н допускаются только черные чернила, либо официальные штампы․ Маркеры могут стираться и не соответствуют требованиям к долговечности записи․
Заполнение трудовой книжки – важный процесс, от которого зависят права работника на пенсию, отпуск и другие социальные гарантии․ С 2021 года правила упростились, но требуют строгого соблюдения формы и порядка․ При работе с документом рекомендуется пользоваться официальными образцами из КонсультантПлюс, применять утверждённые штампы и тщательно проверять каждую запись перед подписью․
Помните: любые исправления в уже заполненной части книжки недопустимы – в случае ошибки оформляйте новый бланк․
Дата публикации: