Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовую историю сотрудника. При первом приёме на работу её заполнение обязано быть выполнено работодателем в строгом соответствии с законодательством РФ. Ниже – пошаговое руководство‚ образцы записей и ответы на часто задаваемые вопросы.

Правовая база

Оформление трудовой книжки регулируется:

• Трудовым кодексом РФ (ст. 66‑66.1‚ ст. 67‚ ст. 69);
• Постановлением Минтруда России от № 69 (ред. от ) – «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
• Приказом Минтруда РФ № 320н «Об утверждении формы и порядка заполнения трудовых книжек».

Согласно ст. 66.1 ТК РФ‚ работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Кто и когда вносит запись?

1. Кто заполняет: уполномоченный сотрудник кадровой службы (или руководитель отдела кадров) в присутствии работника.
2. Сроки: запись о приёме в трудовую книжку вносится не позднее недели со дня фактического приёма на работу (в случае‚ если работник уже имеет книжку‚ запись делается в её текущий экземпляр).
3. Электронная трудовая книжка (ЭТК): если работник подал заявление о переходе на электронный формат‚ запись сначала вносится в бумажный вариант‚ затем в течение трёх рабочих дней книжка возвращается сотруднику‚ а сведения передаются в ЕТК.

Какие документы нужны от работника?

• Паспорт (или иной документ‚ удостоверяющий личность);
• СНИЛС;
• ИНН (при наличии);
• Документ об образовании (диплом‚ сертификат);
• Заявление о предоставлении трудовой книжки (если книжка уже есть) или заявление о выдаче новой книжки;
• Заявление о переходе на электронную форму (по желанию).

Заполнение ьного листа (первая страница)

ьный лист заполняется только один раз – при первичном оформлении книжки. В него вносятся персональные данные работника:

После заполнения ьного листа ставится печать организации (если она предусмотрена) и подпись ответственного лица.

Запись о приёме на работу (основная запись)

Запись вносится в раздел «Записи о работе» (обычно это листы 2‑3). По Приказу Минтруда 320н запись должна быть выполнена в следующем виде:

1. Графа 1 – Дата приёма: указывается дата‚ с которой работник приступил к исполнению обязанностей (ДД.ММ.ГГГГ).
2. Графа 2 – Наименование организации: полное официальное название работодателя (с указанием юридической формы).
3. Графа 3 – Наименование структурного подразделения‚ должность: пример – «Отдел маркетинга‚ менеджер по рекламе». Если должность подразумевает несколько функций‚ указывают основную.
4. Графа 4 – Номер и дата приказа о приёме: «Приказ № 123 от ». Если приказа нет (в некоторых компаниях используют трудовой договор)‚ указывают «Трудовой договор № 456 от ».
5. Графа 5 – Условие труда: «полный рабочий день»‚ «неполный рабочий день»‚ «сменный график»‚ «удалённый режим» и т.д.
6. Графа 6 – Ставка (оклад): указывается размер заработной платы в рублях (без указания «в месяц»‚ «в год» – только цифра).
7. Графа 7 – Срок испытательного периода: если предусмотрен (обычно 3‑6 месяцев)‚ указывается «6 мес.»; если нет – ставится «—».
8. Графа 8 – Подпись работника: работник ставит подпись в присутствии представителя работодателя.
9. Графа 9 – Подпись и печать работодателя: подпись лица‚ ответственного за кадровое делопроизводство‚ и печать (при её наличии).

Пример заполнения (условный):

ОАО «Ромашка‑Тех»‚ ИНН 7701234567
Производственный отдел‚ инженер‑технолог
Приказ № 78 от 
Полный рабочий день
85 000
3 мес.
___________________ (Иванов И.И.)
___________________ (Петров П.П.) Печать

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Если сотрудник подал заявление о переходе на электронный формат‚ порядок действий выглядит так:

1. Внести запись о приёме в бумажный вариант (как описано выше).
2. В отдельной строке в том же листе указать: «Заявление о переходе на электронную трудовую книжку»‚ дата подачи заявления.
3. В течение трёх рабочих дней вернуть бумажную книжку сотруднику.
4. Передать сведения в Федеральную службу по труду и занятости (ФСТЗ) через портал ЭТК. После подтверждения система сформирует электронную запись‚ доступную сотруднику в личном кабинете.

Важно: в случае‚ если работник впервые получает ЭТК‚ работодателю необходимо оформить заявление о выдаче ЭТК и приложить копию приказа о приёме.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие даты приказа – запись считается ошибочной; всегда указывайте номер и дату приказа.
• Неправильный порядок полей – следуйте шаблону Приказа Минтруда 320н‚ иначе запись может быть признана недействительной.
• Не ставится печать – если в организации предусмотрена печать‚ её отсутствие может стать основанием для спора.
• Ошибки в ФИО или дате рождения – проверяйте данные по паспорту‚ исправлять допускается только штампом «Исправлено» и подписью ответственного лица.
• Запись в чужой графе – например‚ ставить оклад в графу «Условие труда». Внимательно проверяйте каждую колонку.

FAQ – часто задаваемые вопросы

Нужно ли заполнять трудовую книжку‚ если работник уже имеет электронную?

Если у работника уже есть ЭТК‚ запись о приёме вносится только в электронный реестр; При этом в бумажной книжке (если она у него есть) делается отметка «ЭТК – запись в системе»‚ но основная запись делается в ЭТК.

Как оформить запись‚ если работник принимает работу по совместительству?

Для совместительства в графе 3 указывается «совместитель (внешний/внутренний)»‚ а в графе 5 – «совместительство». При этом в графе 4 указывается номер и дата приказа о совместительстве.

Можно ли использовать копию приказа вместо оригинала?

Да‚ достаточно приложить копию приказа‚ но оригинал должен находиться в кадровом деле организации и быть доступен при проверке.

Что делать‚ если в книжке уже есть запись о прежнем месте работы‚ а текущий работодатель – первое место?

Если в книжке уже есть записи‚ значит это не первое место работы. В таком случае текущий работодатель заполняет следующую строку‚ указывая свои реквизиты. Если же в книжке нет записей‚ но работник уже имеет её‚ необходимо заполнить ьный лист (если он пустой) и затем запись о приёме.

Сколько дней после приёма работодатель обязан выдать трудовую книжку?

Согласно ст. 66.1 ТК РФ – не позднее трёх рабочих дней со дня подачи работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Полезные ресурсы и образцы

• Приказ Минтруда № 320н (оформление записей)
• Официальный портал ЭТК
• Скачать образец заполнения трудовой книжки (PDF)
• Навигатор по кадровым приказам

Заполнение трудовой книжки при первом приёме на работу – обязательный процесс‚ требующий точного соблюдения нормативных требований. Следуйте пошаговой инструкции‚ проверяйте каждое поле‚ используйте печати и подписи‚ а при переходе на электронный формат не забывайте о своевременной передаче данных в систему ЭТК. Правильное оформление гарантирует отсутствие трудовых споров и сохранит права как работника‚ так и работодателя.

Если у вас остались вопросы‚ обратитесь к специалисту отдела кадров или к юристу‚ специализирующемуся на трудовом праве.