Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность гражданина․ Её правильное заполнение при приеме на работу — обязанность работодателя и важный шаг для защиты прав обеих сторон․ В этой статье разберем пошаговый алгоритм‚ юридические нюансы и актуальные правила на 2026 год․

Что такое трудовая книжка и какая она бывает?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ‚ трудовая книжка установленной формы является обязательным документом для всех работников‚ состоящих в трудовых отношениях․ Сегодня существует два вида:

• Бумажная трудовая книжка — классический формат на физическом носителе․
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровой аналог‚ сведения о котором хранятся в базе Социального фонда России (СФР)․ С 1 января 2020 года ведение ЭТК является обязательным для работодателей‚ но сам работник вправе выбрать способ ведения, электронный или бумажный (ст․ 66․1 ТК РФ)․

Важно: Если сотрудник уже имеет электронную трудовую книжку‚ но хочет получить бумажную‚ он должен заявить об этом работодателю․ В этом случае в СФР будет вестись электронная версия‚ а бумажная будет выдаваться по запросу․

Кто и когда заполняет трудовая книжку?

Заполнением и выдачей трудовых книжек занимается специально уполномоченное лицо (например‚ сотрудник отдела кадров)․ Процесс происходит в день приема на работу или в день увольнения с предыдущего места работы‚ если книжка передается от прежнего работодателя․

Алгоритм действий для нового сотрудника (работает впервые)

Если человек принимается на работу впервые и у него нет трудовой книжки (ни бумажной‚ ни электронной)‚ работодатель обязан:

1. Выдать новую трудовую книжку установленного образца․
2. Заполнить ьный лист (первую страницу)‚ указав:
   • ФИО сотрудника (полностью‚ как в паспорте)․
   • Дату рождения․
   • Сведения об образовании (если требуется по должности)․
   • Дату выдачи книжки․
3. Сделать первую запись о приеме на работу на следующей странице․ В записи указываются:
   • Дата заключения трудового договора․
   • Наименование организации-работодателя (с точным наименованием и ИНН/ОГРН‚ если есть)․
   • Должность (с точным наименованием из штатного расписания)․
   • Основание приема (номер и дата приказа)․
4. Подписать запись руководителем организации или уполномоченным лицом‚ а также поставить печать организации․
5. Подписать ьный лист лицом‚ ответственным за выдачу трудовых книжек‚ и поставить печать․

Алгоритм действий для сотрудника с предыдущим опытом

Если у сотрудника уже есть трудовая книжка (бумажная или электронная)‚ процесс выглядит иначе:

1. Прием документов․ Сотрудник должен предоставить свою трудовую книжку (бумажную) или данные об электронной (например‚ СНИЛС для запроса в СФР)․
2. Проверка․ Кадровик проверяет правильность заполнения предыдущих записей‚ отсутствие ошибок и разрывов в стаже․
3. Внесение новой записи․ На основании приказа о приеме делается новая запись о приеме на работу в текущую организацию․ Форма записи аналогична описанной выше․
4. Подпись и печать․ Запись завершается подписью ответственного лица и печатью организации․

Внимание: При наличии электронной трудовой книжки работодатель обязан направить в СФР сведения о приеме (форма ЕФС-1) в течение установленного законом срока (обычно в месяц)․ Сама запись в электронную книжку формируется автоматически на основе этих данных․

Ключевые правила и частые ошибки

• Некорректные названия․ Название организации должно точно соответствовать учредительным документам․ Должность — штатному расписанию․
• Даты․ Все даты (приема‚ увольнения) указываются в формате «день месяц год» цифрами․ Нельзя использовать «с 1 по 15 число» — нужно две отдельные записи․
• Подписи и печати․ Запись без подписи ответственного лица и печати организации не имеет юридической силы․ Печать должна быть текущей (с актуальным наименованием)․
• Исправления․ Любые исправления в трудовой книжке (в т․ч․ в старых записях) должны быть заверены подписью и печатью организации‚ в которую вносится исправление․ Лучше избегать их вообще․
• Перерывы в стаже․ Если между работами были перерывы‚ они не отражаются в книжке․ Записи идут последовательно․

Что делать‚ если трудовая книжка утеряна или испорчена?

В этом случае сотрудник должен:

1. Написать заявление о выдаче дубликата в организацию‚ где он последний раз работал (или в архив‚ если организация ликвидирована)․
2. Приложить документы: паспорт‚ справку об утрате (из МВД) или испорченную книжку;
3. Организация обязана выдать дубликат в течение 15 рабочих дней․ Все записи в дубликате вносятся на основании имеющихся в организации документов (приказы‚ личные дела)․

Если предыдущий работодатель не существует‚ заявление подается в архивное управление или в Социальный фонд России (для электронной книжки)․

Правильное заполнение трудовой книжки при приеме на работу — это не формальность‚ а защита будущего сотрудника․ Оно гарантирует точный учет его стажа для пенсии‚ получение справок и подтверждение опыта․ Работодатель‚ в свою очередь‚ выполняя эту обязанность‚ соблюдает требования Трудового кодекса РФ и минимизирует риски трудовых споров․

Главное правило: Все записи должны быть четкими‚ без исправлений‚ с обязательными подписями и печатью․ При выборе между электронной и бумажной формой помните‚ что решение за работником‚ но работодатель обязан выполнить свою часть работы в любом случае․

Дата актуализации информации: май 2026 года․ Учитывайте возможные изменения в законодательстве․