Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую биографию работника. При увольнении сотрудника между ним и работодателем завершаются трудовые отношения, и возникает логичный вопрос: что происходит с бумажной трудовой книжкой, если работник за ней не явился? Как долго она должна храниться в отделе кадров и какие правила регулируют этот процесс? Давайте разберемся во всех нюансах этой процедуры с учетом актуального законодательства.
Стандартная процедура: выдача в день увольнения
Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день его увольнения (последний рабочий день). В этот же день в документ вносится запись об увольнении, которая заверяется подписью сотрудника кадровой службы и печатью организации (при ее наличии).
Если в этот день выдать документ невозможно (например, сотрудник отсутствует на работе или отказывается забирать книжку), работодатель должен:
- Отправить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте.
- Сообщить о праве работника на пересылку документа почтовой связью.
С момента отправки такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Сколько лет хранится невостребованная трудовая книжка?
Если сотрудник после увольнения не пришел за документом и не дал согласия на пересылку, трудовая книжка остается в отделе кадров. Сроки ее хранения строго регламентированы:
Правило 50 лет
Согласно актуальным правилам архивного хранения (Перечень, утвержденный Росархивом), невостребованные трудовые книжки хранятся в организации в течение 50 лет. Это связано с тем, что трудовая книжка содержит сведения о стаже, необходимые для назначения пенсии, и работодатель несет социальную ответственность за их сохранность.
Правило 75 лет (для документов старых периодов)
Если трудовая книжка была заведена давно и содержит записи о стаже, накопленном до введения современных правил архивации, срок ее хранения может составлять 75 лет. На практике сейчас применяется стандарт в 50 лет, однако в архивном деле часто ориентируются на максимальный срок для подстраховки.
Что происходит с трудовой книжкой по истечении срока хранения?
Когда установленный срок (50 или 75 лет) истекает, невостребованные трудовые книжки не выбрасываются. Они подлежат строгой процедуре:
- Экспертиза ценности — комиссия организации проверяет истечение сроков хранения.
- Утверждение актов — составляются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
- Уничтожение — после подписания акта руководителем организации документы уничтожаются (сжигаются, шредируются), о чем составляется соответствующий акт.
Специфика электронной трудовой книжки (ЭТК)
Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России 5 лет назад. Это стало удобно и сразу привлекло внимание как крупных работодателей, так и сотрудников. С 2025 года все больше сотрудников работают без бумажной трудовой книжки по собственному выбору или потому, что впервые устроились после 1 января 2021 года.
Для таких работников вопрос физического хранения документа в отделе кадров отпадает сам собой:
- При ведении ЭТК работодатель лишь передает электронные сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России (СФР). Данные хранятся на серверах государства.
- При переходе на ЭТК с сохранением бумажного варианта (для тех, кто подал соответствующее заявление до конца 2020 года), бумажная книжка выдается на руки сотруднику в день увольнения. Работодатель больше не несет ответственности за ее хранение и не оставляет ее у себя.
Таким образом, проблема «невостребованных» трудовых книжек постепенно уходит в прошлое благодаря цифровизации.
Ответственность работодателя за задержку выдачи
Если работник пришел за трудовой книжкой, а отдел кадров не может ее найти или намеренно удерживает, это серьезное нарушение. Работодатель может быть привлечен к ответственности:
- Материальная ответственность — работодатель обязан возместить работнику неполученный заработок за каждый день задержки выдачи трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ).
- Административная ответственность — штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, для юрлиц — от 30 000 до 50 000 рублей).
Что делать, если вы бывший сотрудник и не забрали книжку?
Если вы уволились, но забыли забрать трудовую книжку, не паникуйте. Она никуда не исчезнет в ближайшие полвека. Ваши действия:
- Обратитесь к бывшему работодателю с заявлением о выдаче трудовой книжки.
- Если вы находитесь в другом городе, отправьте заявление с просьбой переслать документ почтой (обязательно укажите адрес и согласие на пересылку заказным письмом с описью вложения);
- Если работодатель отказывается выдать документ или сообщает об утрате, вы имеете право потребовать выдачу дубликата, а также компенсацию за дни задержки.
Невостребованная бумажная трудовая книжка хранится в отделе кадров организации не менее 50 лет. Работодатель не имеет права уничтожить ее раньше этого срока. Однако с развитием электронных трудовых книжек необходимость в длительном архивном хранении бумажных документов постепенно снижается. Самое главное для сотрудника — знать свои права и помнить, что даже спустя годы после увольнения бывший работодатель обязан выдать вам ваш главный трудовой документ по первому требованию.