Трудовая книжка – это важный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. После расторжения трудового договора возникает вопрос: сколько времени работодатель обязан хранить трудовую книжку уволенного сотрудника и что делать, если работник не забирает её?
Нормативная база
Основные положения, регулирующие порядок ведения, хранения и выдачи трудовых книжек, содержатся в:
- Трудовом кодексе РФ (ст. 66, 84.1);
- Порядке ведения и хранения трудовых книжек, утверждённом приказом Минтруда России от № 320н;
- Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» (в части хранения документов, не востребованных субъектами).
Общие правила хранения после увольнения
Согласно пункту 43 Порядка ведения и хранения трудовых книжек:
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя.
Это означает, что срок хранения не ограничен конкретным числом лет – книжка остаётся у работодателя до тех пор, пока её не потребует владелец (или его наследники).
Особенности в зависимости от даты начала ведения трудовой книжки
Законодательство различает два периода:
- До – трудовые книжки велились по прежним правилам (бумажный формат, обязательное заверение печатью). После увольнения такие книжки также хранятся до востребования, но на практике многие организации передают их в архив после истечения 50‑летнего срока с момента последней записи (по analogy с хранением личных дел сотрудников).
- После – ведение трудовых книжек продолжается в электронном виде (СЗВ‑ТД) либо в бумажном формате с учётом новых требований. Хранение невостребованных книжек также осуществляется до востребования. Если работник не забирает книжку в течение двух лет после увольнения, многие кадровые службы переводят её в отдельное хранилище (например, в сейф или специализированный шкаф) и отмечают в картотеке, но формальный срок хранения не меняется.
Что делать, если работник не забирает трудовую книжку?
Ситуация, когда бывший сотрудник не получает документ после увольнения, регулируется следующими шагами:
- Получить письменное заявление от работника (или его представителя) о выдаче трудовой книжки.
- В течение трех рабочих дней со дня получения заявления работодатель обязан выдать книжку (п. 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
- Если книжка утеряна или повреждена, работник имеет право потребовать выдачу дубликата. Дубликат оформляется в установленном порядке, в него переносятся все записи, кроме признанных недействительных.
- В случае смерти работника трудовая книжка выдаётся одному из ближайших родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению родственника.
Практические рекомендации по организации хранения
Для соблюдения законодательных требований и минимизации рисков рекомендуется:
- Назначить ответственное лицо (приказом руководителя) за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
- Хранить невостребованные книжки в сейфе или специализированном металлическом шкафу, обеспечивая защиту от пожара, влаги и несанкционированного доступа.
- Вести картотеку (журнал) учёта трудовых книжек: указывать ФИО, дату приёма/увольнения, номер книжки, дату выдачи/возврата, примечания о востребовании.
- При большом количестве сотрудников разделять хранение по подразделениям или по году увольнения, чтобы ускорить поиск нужного документа.
- Периодически (например, раз в год) проверять наличие и состояние книжек, фиксировать результаты в акте инвентаризации.
- Если книжка не востребована в течение длительного периода (более 50 лет с даты последней записи), можно рассмотреть передачу её в государственный архив в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле», оформив соответствующий акт передачи.
Итак, ответ на вопрос «Сколько времени может храниться трудовая книжка у работодателя после увольнения» выглядит следующим образом:
- Срок хранения не ограничен конкретным числом лет – книжка хранится до востребования работником (или его наследниками);
- Для книжек, ведение которых началось до , на практике часто применяется 50‑летний срок с момента последней записи перед передачей в архив, но это внутренняя практика, а не прямое требование трудового законодательства.
- После увольнения работодатель обязан выдать трудовую книжку (или её дубликат) в течение трёх рабочих дней после получения письменного заявления от бывшего сотрудника.
- При отсутствии востребования книжка должна храниться в надёжных условиях (сейф, специализированный шкаф) с учётом ведения учёта и обеспечения конфиденциальности.
Соблюдение этих правил позволит работодателю избежать нарушений трудового и архивного законодательства, а также обеспечит защиту прав бывших сотрудников на получение документа, подтверждающего их трудовой стаж.