Дата публикации: 23 мая 2026 года

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина․ При увольнении работодатель обязан правильно оформить и передать трудовую книжку работнику․ Нарушение этого требования может привести к серьезным последствиям: от административной ответственности до судебных разбирательств․

В этой статье мы подробно рассмотрим:

• Правовые основания выдачи трудовой книжки
• Сроки и процедуры передачи
• Что делать, если работник не забирает трудовую книжку
• Особенности работы с электронными трудовыми книжками
• Ответственность работодателя за нарушения

Правовые основания: что говорит закон

Трудовой кодекс Российской Федерации

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника․

Статья 84․1 ТК РФ устанавливает обязанности работодателя при увольнении, включая выдачу трудовой книжки:

• В последний день работы работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку
• Выдача должна быть произведена в присутствии работника (если иное не установлено федеральным законом)
• Работник должен расписаться в журнале учета движения трудовых книжек

Статья 62 ТК РФ предусматривает, что работодатель обязан выдать работнику оригинал трудовой книжки для предоставления в государственные органы․

Постановления Правительства и нормативные акты

Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г․ № 225․

Согласно этим правилам:

• Трудовые книжки хранятся у работодателя в сейфе или металлическом шкафу
• Выдача трудовой книжки фиксируется в специальном журнале
• При выдаче на руки делается отметка с подписью получателя

Процедура выдачи трудовой книжки при увольнении

Шаг 1: Подготовка к выдаче

Перед увольнением работодатель должен:

1. Проверить правильность заполнения трудовой книжки
   • Все записи должны быть заверены подписью ответственного лица
   • Должна стоять печать организации (если она есть)
   • Последняя запись об увольнении должна быть правильно оформлена
2. Подготовить приказ об увольнении (если он не был подготовлен ранее)
3. Уведомить работника о дате увольнения (обычно за 2 недели до увольнения по собственному желанию)

Шаг 2: Выдача трудовой книжки в последний рабочий день

Что должно быть указано в журнале учета:

• ФИО работника
• Должность
• Дата выдачи
• Подпись получившего
• Примечания (если есть)

Шаг 3: Оформление записи об увольнении

В трудовую книжку вносится запись следующего содержания:

Что делать, если работник не забирает трудовую книжку

Вариант 1: Личное вручение невозможно

Если работник не явился за трудовой книжкой в последний день работы, работодатель должен:

1. Направить работнику уведомление о необходимости получения трудовой книжки

   Уведомление должно быть:

   • В письменной форме
   • С указанием срока явки (обычно 2 недели)
   • С предупреждением о высылке по почте при неявке
2. Если работник не явился в установленный срок, отправить трудовую книжку по почте заказным письмом с уведомлением о вручении

Вариант 2: Работник не отвечает на уведомления

Если работник не отвечает на уведомления и не является за трудовой книжкой:

1. Работодатель составляет акт о непредставлении трудовой книжки
2. Акт подписывается свидетелями (не менее двух)
3. Трудовая книжка хранится у работодателя в течение 2 лет (срок исковой давности)
4. По истечении этого срока трудовая книжка может быть уничтожена (с составлением акта)

Особенности работы с электронными трудовыми книжками

Что изменилось в 2026 году

С 2020 года в России внедряется система электронных трудовых книжек․ К 2026 году большинство работодателей перешли на электронный формат․

Что должен сделать работодатель:

• Если работник перешел на электронную трудовую книжку — выдать ему бумажную трудовую книжку на руки
• Продолжать вести только электронные сведения о трудовой деятельности
• Предоставлять работнику доступ к его электронной трудовой книжке через личный кабинет

Как работник может запросить сведения о трудовой деятельности

Работник может запросить у работодателя:

• Справку о трудовой деятельности (СТД-Р)
• Справку о доходах (2-НДФЛ)
• Информацию об отпусках

Для этого достаточно:

1. Написать заявление
2. Отправить его через личный кабинет на портале Госуслуг
3. Или обратиться к работодателю лично

Что делать работнику, если трудовая книжка не выдана

Шаг 1: Написать заявление

Работнику необходимо подготовить заявление о выдаче трудовой книжки․

Важно! Подготовить два экземпляра заявления:

• Один отдать работодателю (с просьбой поставить отметку о принятии)
• Второй оставить у себя

Шаг 2: Обратиться в трудовую инспекцию

Если работодатель не реагирует на заявление, работник может:

1. Обратиться в Государственную инспекцию труда
2. Написать жалобу на сайте Онлайн-инспекция․рф
3. Обратиться в прокуратуру
4. Подать иск в суд

Ответственность работодателя за нарушения

Административная ответственность

Согласно Кодексу об административных правонарушениях РФ:

• Статья 5․27 КоАП РФ, за нарушение трудового законодательства

Наказание:

• Для должностных лиц: штраф от 1 000 до 20 000 рублей
• Для юридических лиц: штраф от 30 000 до 100 000 рублей
• Статья 5․27․1 КоАП РФ — за нарушение порядка ведения трудовых книжек

Материальная ответственность

Работодатель может быть привлечен к материальной ответственности за:

• Ущерб, причиненный работнику в связи с задержкой выдачи трудовой книжки
• Потерю трудовой книжки

Работник может потребовать:

• Выплату компенсации за каждый день задержки
• Возмещение морального вреда

Уголовная ответственность

В исключительных случаях (например, при систематическом нарушении прав работников) возможна уголовная ответственность по статье 145․1 УК РФ (невыплата заработной платы и иных выплат)․

Чек-лист для работодателя: как правильно выдать трудовую книжку

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли выдать копию трудовой книжки вместо оригинала?

Нет! Работодатель обязан выдать именно оригинал трудовой книжки․ Копии не имеют юридической силы․

Вопрос 2: Что делать, если трудовая книжка утеряна работодателем?

Работодатель должен:

1. Признать факт утраты
2. Составить акт о потере
3. Обязан выдать дубликат трудовой книжки
4. Возместить работнику ущерб, если утрата произошла по вине работодателя

Вопрос 3: Можно ли выдать трудовую книжку раньше последнего рабочего дня?

Нет! Трудовая книжка должна быть выдана именно в последний рабочий день․ Выдача раньше срока может быть признана нарушением․

Вопрос 4: Что делать, если работник просит выслать трудовую книжку по почте без заявления?

Работодатель не имеет права отправлять трудовую книжку по почте без письменного согласия работника․ В противном случае это будет нарушением․

Вопрос 5: Можно ли выдать трудовую книжку представителю работника?

Да, но только при наличии нотариально заверенной доверенности или письменного заявления работника с указанием представителя․

Выдача трудовой книжки при увольнении — это не просто формальность, а важная обязанность работодателя, закрепленная законодательно․ Нарушение этого требования может привести к серьезным последствиям: от штрафов до судебных разбирательств․

Основные выводы:

• Трудовая книжка должна быть выдана в последний рабочий день
• Выдача должна быть оформлена документально (подпись в журнале)
• Если работник не забирает — необходимо уведомить и отправить по почте с его согласия
• Работодатель несет ответственность за нарушения
• Работник имеет право на компенсацию за задержку

Полезные ресурсы

• Онлайн-инспекция․рф — официальный сайт для обращения по трудовым вопросам
• ГАРАНТ — правовая база с комментариями к Трудовому кодексу
• КонсультантПлюс — справочная правовая система
• Роструд — Федеральная служба по труду и занятости

Если у вас остались вопросы, обращайтесь к квалифицированным специалистам: юристам по трудовому праву или в Государственную инспекцию труда․

© 2026․ Все права защищены․
Материал подготовлен с использованием открытых источников и нормативных актов․
При возникновении вопросов обращайтесь к специалистам․