Вопрос о трудовой книжке остаётся актуальным даже в эпоху перехода к электронному формату. Многие работодатели сталкиваются с ситуацией, когда сотрудник, приходящий на работу, отказывается показать бумажную трудовую книжку, а иногда даже не имеет её вовсе. В такой ситуации важно знать, какие права и обязанности у сторон, как правильно оформить документы и какие юридические последствия могут возникнуть.

Что такое трудовая книжка и почему она важна?

Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника, его места работы, должности и квалификацию. Она необходима для расчёта пенсионных и социальных выплат, а также для подтверждения опыта работы при поиске новой работы.

С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что:

• Сотрудники, впервые трудоустраивающиеся после 1 января 2021 года, могут вести сведения только в электронном виде.
• Если работник имеет бумажную трудовую книжку, он может отказаться от её ведения и перейти на ЭТК, но только после подписания заявления об отказе.
• Одновременное ведение бумажной и электронной книжки возможно только при наличии письменного согласия работника.

Обязанности работодателя при приёме на работу

Требование предоставить трудовую книжку

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, при приёме на работу работник обязан предоставить:

• бумажную трудовую книжку, либо
• сведения о трудовой деятельности в электронном виде (СТД‑Р).

Отказ от предоставления допускается только в случае, если работник является совместителем (т.е. работает на нескольких работодателях одновременно).

Что делать, если работник отказывается?

1. Письменное требование. Работодатель обязан письменно потребовать от сотрудника предоставить трудовую книжку в течение 5 рабочих дней.
2. Запрос заявления об отказе. Если работник отказывается, он должен подписать заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки. В противном случае работодатель может вести сведения в бумажной форме.
3. Переход на ЭТК. После подписания заявления работодатель оформляет переход на электронную трудовую книжку.

Ведение записей в случае отсутствия бумажной книги

Если работник не имеет бумажной трудовой книжки (например, впервые трудоустраивается), работодатель обязан:

• выдать ему новую бумажную трудовую книжку, если сотрудник согласен вести её в бумажном виде;
• или сразу оформить сведения о трудовой деятельности в электронном виде, если работник согласен перейти на ЭТК.

В любом случае заключение трудового договора не отменяется.

Что делать при увольнении, если работник не забрал трудовую книжку?

Согласно статье 66.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку в день прекращения трудового договора. Если работник не забрал её, работодателю необходимо:

1. Отправить письменное уведомление (заказное письмо) с просьбой явиться за книжкой в течение 10 рабочих дней.
2. Если работник не отвечает, можно отправить книгу по почте с уведомлением.
3. В случае задержки выдачи работодатель обязан возместить работнику компенсацию за задержку, включая недоучтённый заработок.

Невыдача трудовой книжки может стать основанием для судебного иска работника о возмещении убытков.

Как действовать, если работник потерял трудовую книжку?

Потеря трудовой книжки не является препятствием для трудоустройства. Работодатель обязан:

• выдать новый экземпляр трудовой книжки (если работник согласен вести бумажную).
• или оформить сведения в ЭТК, если работник согласен перейти на электронный формат.

В случае потери работник может обратиться в Пенсионный фонд России для восстановления сведений о трудовой деятельности.

Юридические последствия при отказе работника от предоставления трудовой книжки

• Нарушение ТК РФ. Работник, отказавшийся от предоставления трудовой книжки без законного основания, нарушает статью 66.1 ТК РФ.
• Потеря права на компенсацию. При отсутствии трудовой книжки работник может столкнуться с трудностями при расчёте пенсионных и социальных выплат.
• Судебная практика. В суде часто рассматриваются случаи, когда работник отказывается от предоставления книжки, но предоставляет электронные сведения. Суд обычно требует подтверждения отказа в письменной форме.

Практические рекомендации для работодателя

1. Всегда запрашивайте трудовую книжку при приёме на работу.
2. Если работник отказывается, требуйте письменное заявление об отказе.
3. Проверьте наличие электронных сведений (СТД‑Р) и оформляйте их в соответствии с законодательством.
4. Сохраняйте копии всех документов (заявления, уведомления, письма) для возможных разбирательств.
5. При увольнении выдавайте трудовую книжку в день окончания трудового договора.
6. Если работник не забрал книгу, отправьте её заказным письмом с уведомлением.

Практические рекомендации для работника

1. При приёме на работу обязательно предоставьте трудовую книжку.
2. Если у вас нет бумажной книги, уточните у работодателя возможность перехода на электронную трудовую книжку.
3. Сохраняйте копии всех электронных сведений, которые вы получаете от работодателя.
4. Если вы потеряли трудовую книжку, обратитесь в Пенсионный фонд России за восстановлением сведений.
5. При увольнении обязательно заберите трудовую книжку в день окончания трудового договора.
6. Если работодатель не выдал книгу, требуйте её в письменной форме и, при необходимости, обращайтесь в трудовую инспекцию.

Отказ от предоставления трудовой книжки – это не просто формальная преграда, а потенциальный источник юридических и финансовых рисков для обеих сторон. Важно соблюдать требования Трудового кодекса РФ, вести учёт трудовой деятельности в соответствии с законодательством и использовать возможности электронного формата, чтобы избежать конфликтов и судебных разбирательств.

Если вы столкнулись с подобной ситуацией, не откладывайте решение – своевременное оформление документов и соблюдение правовых норм поможет защитить ваши интересы и избежать лишних затрат.