Трудовая книжка — один из важнейших документов, подтверждающих трудовую историю сотрудника. Согласно законодательству РФ, она относится к документам строгой отчётности и должна храниться в организации до момента её выдачи работнику или до востребования. Нарушения в этой сфере влекут за собой административную ответственность руководства и значительные штрафы.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статьи 71‑78, 84‑86.
• Постановление Правительства РФ № 225 от «О трудовых книжках».
• Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ) – статья 5.27, предусматривающая штрафы за отсутствие или ненадлежащее хранение трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России от №  н/д «Об утверждении формы бланка трудовой книжки и вкладыша к ней».

Ключевые положения

1. Бланки трудовой книжки и вкладыша хранятся в организации как документы строгой отчётности.
2. Трудовые книжки, находящиеся в организации, должны быть учтены в специальных журналах‑книгах.
3. Ответственность за нарушение порядка хранения возлагается на руководителя организации (директора, генерального директора, индивидуального предпринимателя).

Обязанности работодателя

Организация учёта

Работодатель обязан вести:

• Книгу учёта бланков трудовой книжки и вкладыша (журнал регистрации).
• Книгу учёта движения трудовых книжек (приём‑выдача, передача в отдел кадров, хранение у работников).

Эти книги должны быть:

• Пронумерованы последовательно;
• Прошнурованы;
• Заверены подписью руководителя (или уполномоченного лица) и печатью организации (при её наличии).

Хранение самих книжек

Трудовые книжки хранятся в отделе кадров (или в специально отведённом помещении, отвечающем требованиям по охране документов):

• Защищённые от влаги, пыли и прямого солнечного света;
• Ограниченный доступ – только уполномоченные сотрудники (кадровики, бухгалтерия).
• При необходимости – в отдельном шкафу с замком.

Сроки хранения

Согласно пункту 6.2 Постановления № 225, трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся не менее двух лет в отделе кадров. Если работник не забрал книжку, она остаётся в организации до её востребования.

Передача в обособленное подразделение

Если сотрудник работает в филиале, а головной офис находится в другом городе, книжка может храниться в обособленном подразделении, однако ответственность за её сохранность остаётся за руководителем организации.

Порядок выдачи и возврата трудовой книжки

1. При приёме на работу – работнику вручают пустую трудовую книжку (или электронную версию) и вносят запись о начале трудового стажа.
2. При переводе в другое подразделение – книжка может оставаться в организации, а работнику выдается справка о наличии книжки в отделе кадров.
3. При увольнении – работнику обязаны выдать трудовую книжку с полными записями. Если работник отказывается её принимать, книжка хранится в организации до востребования.
4. При смерти работника – книжка передаётся законным наследникам или хранится в организации до их обращения.

Что делать, если работник не забрал книжку?

• Оформить акт приёма‑выдачи, где фиксируется отказ работника от получения.
• Поместить книжку в отдельный конверт, подписать его «Хранится до востребования» и вложить в личное дело сотрудника.
• Продолжать вести учёт в журнале движения трудовых книжек.

Ответственность за нарушение правил хранения

Нарушения могут включать:

• Отсутствие учётных журналов;
• Несоблюдение условий хранения (повреждение, утрата, кража);
• Не выдача трудовой книжки работнику в установленные сроки.

Согласно статье 5.27 КоАП РФ за такие правонарушения предусмотрены:

• Штраф для юридических лиц – от 100 000 до 300 000 рублей;
• Штраф для должностных лиц – от 30 000 до 100 000 рублей;
• Возможность административного приостановления деятельности организации (в исключительных случаях).

Практические рекомендации работодателю

1. Разработайте внутренний регламент по учёту и хранению трудовых книжек, утвердите его приказом руководителя.
2. Обеспечьте электронный учёт в 1С:Зарплата и Управление персоналом (или аналогичной системе) – автоматическое формирование записей о приёме‑выдаче.
3. Периодически проводите инвентаризацию книжек и бланков (не реже одного раза в год).
4. Обучайте кадровый персонал правилам обращения с документами строгой отчётности.
5. При наличии электронных трудовых книжек (введённых в 2023‑2024 гг.) храните их копии в бумажном виде в течение 5 лет, как резерв.
6. В случае закрытия подразделения – переведите книжки в головной офис с оформлением соответствующего акта передачи.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько копий бланка трудовой книжки должно быть у организации?

Количество не регламентировано законом, но рекомендуется иметь запас, покрывающий 10‑15 % от численности персонала, чтобы обеспечить своевременную выдачу новых книжек.

Можно ли хранить трудовую книжку у работника на протяжении всего срока работы?

Да, по желанию работника книжка может находиться у него, однако в этом случае работодатель обязан вести учёт её наличия и контролировать своевременное внесение записей.

Как оформить передачу трудовой книжки в филиал?

Оформляется акт передачи, в котором указываются:

• ФИО работника;
• Номер трудовой книжки;
• Дата передачи;
• Подписи ответственных лиц (руководитель головного офиса и руководитель филиала).

Что делать, если книжка повреждена?

Необходимо оформить акт о повреждении, оформить дубликат (по согласованию с работником) и внести запись о замене в журнал движения трудовых книжек.

Как хранить электронные трудовые книжки?

Электронные книжки хранятся в государственной информационной системе «Трудовая книжка». Работодатель обязан обеспечить доступ работника к системе и сохранять копию электронного сертификата в архиве организации.

Трудовая книжка – документ, требующий особого отношения со стороны работодателя. Правильный учёт, надёжное хранение и своевременная выдача позволяют избежать административных штрафов и сохраняют трудовые права сотрудников. Следуя законодательным требованиям и внедряя внутренние регламенты, организация гарантирует сохранность важнейших кадровых документов.

Если у вас возникли вопросы по организации учёта или требуется разработка внутреннего положения, рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в юридическую службу вашей компании.