Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ В соответствии с Трудовым кодексом РФ и приказом Минтруда № 320н от 19 мая 2021 г․ (далее «Приказ»), работодатели обязаны обеспечить надлежащее хранение трудовых книжек, их бланков и вкладышей․ Ниже приведены ключевые требования, изменения в правилах и практические рекомендации по организации хранения․
Правовое основание
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 71, 72) обязывает работодателя хранить трудовые книжки в течение всего срока их действия и до востребования․
- Приказ Минтруда № 320н от 19 мая 2021 г․ устанавливает:
- порядок ведения и хранения трудовых книжек, бланков и вкладышей;
- обязанность назначить уполномоченное лицо, ответственный за учет и выдачу;
- требования к месту хранения (сейф, металлический шкаф, специальное помещение)․
- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г․ № 225 (Порядок ведения и хранения трудовых книжек) до сих пор используется в качестве основы, но в 2021 г․ он был уточнен Приказом․
Кто отвечает за хранение?
Уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя, осуществляет:
- ведение учета трудовых книжек;
- выдачу и возврат трудовых книжек и дубликатов;
- организацию хранения в соответствии с требованиями Приказа․
В организации обычно ведутся две книги:
- Приходно‑расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей;
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей․
Место хранения
Трудовые книжки и их бланки должны храниться в:
- сейфах;
- металлических шкафах;
- специальных помещениях, защищенных от влаги, огня и несанкционированного доступа․
В случае, если работник не запрашивает возврат трудовой книжки после увольнения или в случае его смерти, документы хранятся до востребования у работодателя․
Срок хранения
Трудовые книжки сохраняются до момента, когда работник или его ближайшие родственники (в случае смерти) потребуют их возврата․ После возврата документы уничтожаются в соответствии с требованиями закона (не допускается хранение после окончания срока)․
Особенности заполнения и перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК)
В 2021 г․ в Приказе уточнено, что:
- при первом приёме на работу работник не обязан заполнять трудовую книжку в его присутствии;
- вводятся более подробные примеры оформления записей, что повышает понятность и корректность заполнения;
- с введением ЭТК бумажная трудовая книжка выдается только после подтверждения перехода на электронный формат․
При переходе на ЭТК работодатель обязан:
- выдать бумажную трудовую книжку с записью о подаче заявления на переход;
- передать данные в Социальный фонд России (СФР) для формирования электронного профиля;
- сохранять бумажную копию до момента, пока работник не подтвердит переход полностью․
Ответственность за нарушение требований
Нарушение правил хранения и учета трудовых книжек может повлечь за собой:
- штрафы в соответствии с Кодексом РФ о государственном регулировании труда;
- потерю доверия со стороны сотрудников и органов контроля;
- неправомерное уничтожение документов, что является нарушением закона․
Практические рекомендации
- Назначьте ответственного за хранение и учёт, оформите приказ․
- Обеспечьте наличие сейфа или металлического шкафа с надёжной системой контроля доступа․
- Ведите приходно‑расходную книгу и книгу учета движения на бумажном носителе, как требует Приказ․
- Периодически проводите инвентаризацию: сверяйте фактическое количество трудовых книжек с данными в учётных книгах․
- Обучайте персонал правилам заполнения и хранения, особенно в связи с переходом на ЭТК․
- При увольнении работника оформляйте возврат трудовой книжки и обновляйте учётные книги․
- Храните дубликаты и бланки до востребования, но не более 5 лет после окончания трудового договора․
Хранение трудовых книжек — это не просто формальность, а важный элемент кадрового управления, обеспечивающий законность и прозрачность трудовых отношений․ Соблюдение требований Приказа № 320н, Трудового кодекса и современных практик (включая переход на электронную трудовую книжку) позволяет работодателю избежать штрафов, повысить доверие сотрудников и упростить процесс кадрового учёта․