Трудовая книжка – один из основных документов, фиксирующих трудовую деятельность гражданы. Правильное хранение этой бумаги регулируется рядом нормативных актов, а нарушение требований может привести к штрафам и проблемам при оформлении пенсионных выплат. В статье собраны все ключевые правила, которые необходимо соблюдать в 2025‑2026 годах.

Нормативная база

Основные документы, регулирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек:

• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «Об утверждении правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей»;
• Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
• Положения Единой общероссийской справочно‑информационной системы по охране труда (ЕИСОТ).

Все изменения, внесённые последующими нормативными актами (например, Приказ 132 от  г.), также обязательны к исполнению.

Кто хранит трудовые книжки?

В организациях работодатель отвечает за безопасное хранение всех книжек, которые оформлены в бумажном виде. Хранить их может только в специально отведённом месте, где соблюдаються условия:

1. Сухое, защищённое от влаги и огня помещение;
2. Доступ только уполномоченным сотрудникам (обычно это кадровый отдел или назначенный ответственный);
3. Обеспечение порядка (каталоги, полки, разделители).

Если сотрудник работает удалённо, возможен альтернативный вариант – хранение у самого работника, но только при письменном согласии сторон и с чётким описанием процедуры передачи при необходимости.

Какие книги вести?

Согласно Правилам ведения трудовых книжек (п. 40), работодатель обязан вести две обязательные регистрации:

• Приходно‑расходная книга – отражает поступление и выдачу бланков трудовых книжек и их вкладышей.
• Книга учёта движения трудовых книжек – фиксирует фактическое перемещение документа (выдача, возврат, утеря и т.д.).

Эти книги должны быть оформлены в соответствии с формой, утверждённой Приказом 320н, и подписаны ответственным лицом.

Как оформить хранение?

Основные требования к организации хранения:

1. Выдача книжки новому сотруднику – происходит сразу после приёма на работу. Работник сдаёт свою книжку в кадровый отдел.
2. Хранение невостребованных книжек – размещаются на отдельных полках или в каталожных разделителях, чтобы избежать их перемешивания с активными документами.
3. Выдача сотруднику – возможна только после увольнения, по его просьбе (например, для оформления пенсионных выплат) или в случае необходимости предоставления сведений работодателю.
4. Дублирование – при утере или порче оригинала работник имеет право запросить дубликат. Работодатель обязан выдать его в соответствии с установленным порядком.
5. Срок хранения – книжки сохраняются до момента, когда работник (или его законные наследники) не потребует их повторно. При этом после окончания трудовых отношений оригинал может быть возвращён работнику, а копии – архивированы.

Ответственность за хранение

За нарушение требований к хранению отвечает назначенное должностное лицо (чаще всего – руководитель кадрового отдела). Нарушения могут привести к:

• Штрафу according to Трудовому кодексу РФ;
• Потере документального подтверждения трудового стажа (что влияет на расчёт пенсии);
• Контрольных проверок со стороны Государственного трудового инспектората.

Особенности в 2025‑2026 годах

С 1 сентября 2021 г. действует новая форма трудовых книжек, утверждённая Приказом 320н. В 2025‑2026 годах актуальны следующие изменения:

• Упрощён порядок выдачи дубликата – теперь достаточно письменного заявления работника и подтверждения личности.
• Возможность вести электронный учёт в системе ЕИСОТ, однако оригинальный бумажный документ всё равно должен быть сохранён в архиве.
• Усилены требования к защите данных: доступ к хранилищу должен быть ограничен паролем и журналированием всех операций.

Пошаговый чек‑лист для работодателя

1. Создать специальное помещение или каталог для хранения книжек.
2. Оформить две регистрационные книги (приходно‑расходную и книгу учёта движения).
3. При приёме на работу принять трудовые книжки в руки и оформить их ввод в учёт.
4. При увольнении или запросе сотрудника выдать дубликат/копию и оформить соответствующую запись в учётных книгах.
5. Регулярно проверять наличие и целостность всех книжек (не реже одного раза в квартал).
6. Обеспечить безопасный доступ к архиву (контроль доступа, видеонаблюдение, резервное копирование электронных данных).
7. В случае потери или порчи – оперативно оформить дубликат и зафиксировать событие в журнале.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли хранить книжки у сотрудника? – Да, но только при письменном согласии и при условии, что сотрудник гарантирует сохранность документа.
• Сколько времени можно хранить книжку после увольнения? – Пока работник (или его наследники) не потребует её выдачи. Обычно это несколько лет, но конкретный срок определяется внутренними нормами организации.
• Что делать, если книжка потеряна? – Нужно подать заявление, оформить дубликат и зафиксировать факт потери в Книге учёта движения.
• Можно ли использовать электронный вариант? – Электронный документ может использоваться в качестве копии, но оригинал всё равно должен быть сохранён в бумажном виде в архиве;

Соблюдение этих простых, но обязательных правил позволит избежать большинства проблем, связанных с хранением трудовых книжек, и обеспечит корректную работу с персональными данными сотрудников.

Автор: кадровый отдел компании «Пример». Актуально на 21 мая 2026 г.