Трудовая книжка — это основной документ, удостоверяющий трудовой стаж и деятельность работника․ С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), а с 1 января 2026 года завершается переходный период, после которого электронный формат становится приоритетным․ В статье разберем ключевые положения Трудового кодекса РФ (ТК РФ), правила оформления, хранения и различия между бумажной и электронной книжками․

Правовая основа: статьи ТК РФ

Основные нормы регулируются следующими статьями:

• Статья 65 ТК РФ — документы, предъявляемые при заключении трудового договора․
• Статья 66 ТК РФ — общие правила ведения, хранения и оформления трудовых книжек․
• Статья 66․1 ТК РФ — ведение сведений о трудовой деятельности в электронной форме․

Статья 65 ТК РФ: что предъявить при приеме на работу

При заключении трудового договора работник обязан предоставить:

1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность․
2. Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (в электронной форме), если у работника уже есть трудовая история․
3. Иные документы, предусмотренные федеральными законами (например, трудовая книжка впервые принимается только при первом трудоустройстве)․

Важно: Если трудовой договор заключаеться впервые, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку (или внести запись в электронную форму) за свой счет (ч․ 4 ст․ 65 ТК РФ)․

Виды трудовых книжек: бумажная и электронная

Бумажная трудовая книжка (ТК)

• Установленного образца, сброшюрованная в твердой обложке․
• Вносится информация о всех местах работы, переводах, увольнениях, награждениях․
• Хранится у работодателя при увольнении (если стаж менее 5 лет) или выдается работнику․
• Обязанность работодателя: вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней (ст․ 66 ТК РФ)․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде и передаются для хранения в Пенсионный фонд России (ПФР)․
• Работник вправе выбрать способ ведения: электронный или бумажный (ст․ 66․1 ТК РФ)․ Если заявление об отказе от бумажной книжки не подано, работодатель может вести оба формата одновременно․
• С 1 января 2026 года завершается переходный период․ После этой даты электронная форма становится основным способом ведения сведений о трудовой деятельности․
• Доступ к ЭТК осуществляется через личный кабинет на портале Госуслуг или через ПФР․

Ключевые правила ведения и заполнения

Что вносится в трудовую книжку (ст․ 66 ТК РФ)?

• ФИО, дата рождения, место рождения․
• Сведения о работодателе (наименование, ОКПО/ИНН)․
• Дата и основание приема на работу (приказ, договор)․
• Переводы на другую постоянную работу․
• Увольнение с указанием основания․
• Награждения, поощрения․
• Сведения о профессиональном обучении, повышении квалификации․

Оформление записей

Записи вносятся на основании приказов (распоряжений) работодателя․ Каждая запись заверяеться:

• Подписью руководителя или уполномоченного лица․
• Подписью самого работника (если он присутствовал при внесении записи)․
• Оттиском печати организации․

В электронной книжке записи формируются автоматически на основе сведений, переданных работодателем в ПФР․

Дубликат трудовой книжки

В случае утраты бумажной книжки работодатель обязан оформить дубликат (ст․ 66 ТК РФ)․ Для этого:

1. Работник подает заявление․
2. Работодатель запрашивает сведения о трудовой деятельности в ПФР (если они есть) или в архиве предыдущих работодателей․
3. На основании полученных документов оформляется дубликат с пометкой «Дубликат»․
4. Дубликат выдается работнику под расписку․

Примечание: Если сведения о трудовой деятельности есть только в электронном виде (ЭТК), дубликат бумажной книжки не оформляется — работник получает доступ к своим данным через ПФР․

Хранение и передача трудовых книжек

• При увольнении: если стаж у работодателя менее 5 лет, книжка выдается работнику; если 5 лет и более — хранится в архиве работодателя (но работник вправе получить её по запросу)․
• При утрате: работодатель обязан оформить дубликат в течение 15 рабочих дней с даты заявления․
• Для дистанционных работников: трудовая книжка может быть направлена по почте заказным письмом с уведомлением (ст․ 312 ТК РФ)․

Изменения с 1 января 2026 года

С указанной даты завершается переходный период по внедрению ЭТК․ Это означает:

• Электронная форма становится основным способом ведения сведений о трудовой деятельности․
• Бумажная трудовая книжка будет выдаваться только по письменному заявлению работника (если он не хочет электронный формат)․
• Все новые записи (прием, перевод, увольнение) будут автоматически формироваться в электронном виде и передаваться в ПФР․
• Работодатели обязаны обеспечить интеграцию своих кадровых систем с ПФР для передачи данных․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Могу ли я отказаться от электронной трудовой книжки?

Да, вы вправе написать заявление об отказе от ЭТК и получить бумажную книжку․ Но с 2026 года это потребует активных действий с вашей стороны․

Что делать, если предыдущий работодатель не передал сведения в ПФР?

Вы можете запросить выписку из трудовой книжки у этого работодателя или обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) с жалобой на нарушение ст․ 66 ТК РФ․

Как проверить свою электронную трудовую книжку?

Через личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Сведения о трудовой деятельности») или через отделение ПФР․

Обязан ли работодатель оформить трудовая книжку при первом трудоустройстве?

Да, это его обязанность по ч․ 4 ст․ 65 ТК РФ․ Затраты на оформление (бланк, записи) ложатся на работодателя․

Трудовая книжка, будь то бумажная или электронная, остается ключевым документом для подтверждения стажа и трудовых прав․ С 2026 года цифровизация процесса станет полной, что упростит хранение и получение сведений, но потребует от работников и работодателей соблюдения новых правил передачи данных в ПФР․ Всегда проверяйте корректность записей в своей книжке и оперативно реагируйте на ошибки․

Источники: Трудовой кодекс РФ (ст․ 65, 66, 66․1), Федеральный закон от № 255-ФЗ (об ЭТК), разъяснения Роструда и Госдумы․