Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируется вся трудовая деятельность работника․ В 2026 году правила оформления и ведения трудовых книжек претерпели значительные изменения, но основная логика осталась прежней: при первом трудоустройстве сотрудника ему выдается новая книжка, а при последующих – вносятся только записи․
Кому нужна новая трудовая книжка?
- Сотруднику, который впервые выходит на работу в России после 1 января 2021 года․
- Тот, кто сменил работодателя, но при этом не имел трудовой книжки (например, из-за отказа от бумажной версии)․
- Сотруднику, который ранее работал в другой стране и не имеет российского опыта трудоустройства․
Если работник уже имел трудовую книжку, но в ней не было записей о текущем трудоустройстве, то в его существующую книжку вносятся новые записи, а не выдается новая книга․
Новый формат трудовой книжки с 1 января 2023 года
С 1 января 2023 года в России в ход вступила новая форма трудовой книжки․ Она отличается более компактным дизайном и новыми полями для заполнения․ Работодатели обязаны:
- Обеспечить наличие запасов чистых новых бланков․
- Вести записи в соответствии с требованиями новой формы․
- Проводить обучение персонала по работе с новой формой․
Бумажная vs․ электронная трудовая книжка
В 2026 году работодатели могут выдавать как бумажные, так и электронные трудовые книжки․ Однако:
- Для сотрудников, которые впервые устроились после 2021 года, обычно оформляется электронная трудовая книжка (ЭТК)․
- Бумажную трудовую книжку можно выдать отдельным сотрудникам, если они предпочитают бумажный формат или если работодатель не имеет возможности вести ЭТК․
- Электронную трудовую книжку можно оформить не позднее 25‑го числа месяца, следующего за месяцем, когда сотрудник подал заявление (п․ 2 ст․ …)․
Сроки внесения записей
Согласно рекомендациям специалистов сайта онлайнинспекция․рф, компания нарушает закон, если вносит запись о приёме, если сотрудник отработал менее пяти дней․ Поэтому:
- Запись о приёме на работу должна быть внесена не позднее следующего дня после издания приказа о его трудоустройстве или заключения трудового договора․
- Если сотрудник отработал менее пяти дней, запись о приёме не обязана вноситься, но работодатель должен подтвердить факт начала работы в других документах․
- Для последующих изменений (смена должности, переход в другую организацию и т․д․) запись в трудовой книжке должна быть внесена не позднее пяти рабочих дней с момента начала работы в новой трудовой функции․
Пошаговая инструкция по оформлению первой трудовой книжки
- Трудоустройство – оформите приказ о приёме или трудовой договор․
- Сбор сведений – соберите паспортные данные, дату рождения, место работы и т․д․
- Подача в СФР – подайте сведения в Федеральную службу по труду и занятости (СФР) в течение 5 рабочих дней․
- Получение книги – если вы выбрали бумажную форму, получите новую трудовую книжку в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления․
- Внесение записи – внесите запись о приёме в книжку не позднее следующего дня после издания приказа․
- Проверка и хранение – убедитесь, что запись корректна, и храните книгу в безопасном месте․
Особенности для работодателей
- Наличие запасов чистых новых бланков – обязательное условие с 1 января 2023 года․
- Ведение трудовых книжек в электронном виде – рекомендуется для всех сотрудников, особенно если они впервые устроились после 2021 года․
- Соблюдение сроков внесения записей – ключевой фактор для соблюдения законодательства․
- Обучение кадрового персонала – необходимо для правильного заполнения новых форм․
Практические советы
- Планируйте выдачу новой трудовой книжки заранее, чтобы избежать задержек․
- Проверяйте, какой формат (бумажный или электронный) лучше подходит для конкретного сотрудника․
- Сохраняйте копии всех документов, связанных с трудовой книжкой, в электронном виде․
- Регулярно проверяйте актуальность данных в системе СФР․
Таким образом, при первом трудоустройстве в 2026 году работник получает новую трудовую книжку, а при последующих – только записи․ Соблюдение сроков и правильное оформление – залог юридической чистоты и защиты прав как работодателя, так и сотрудника․