Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий факт трудовой деятельности гражданина, его стаж, должности, основания увольнения и другие сведения, необходимые для расчёта пенсии, социальных выплат и трудовых прав․ Правильное оформление записей в трудовой книжке имеет огромное значение: даже небольшая ошибка может привести к отказу в пенсионных выплатах или к спорам с работодателем․

Общие положения

• Трудовая книжка оформляется в двух экземплярах: рабочий (для работодателя) и служебный (для работника)․
• Записи в книжку вносятся только уполномоченными лицами – представителями отдела кадров, кадровой службы или иными лицами, имеющими право согласно Трудовому кодексу РФ․
• С 1 января 2024 г․ в России введена возможность вести электронную трудовую книжку․ Порядок записей в ней схож с бумажным вариантом, но оформляются через специализированные сервисы (Госуслуги, Единый портал государственных услуг)․

Кто вносит запись?

Согласно рекомендациям Роструда, запись в трудовую книжку может делать:

1. Сотрудник отдела кадров (или кадровой службы) организации․
2. Уполномоченный представитель работодателя, если в организации нет отдельного отдела кадров․
3. Для электронных книжек – уполномоченный специалист, прошедший электронную аттестацию в системе․

Важно, что печать отдела кадров может использоваться в бумажной книжке, если она официально закреплена за кадровой службой организации․ При этом печать должна быть чёткой, не размытой и соответствовать образцу, утверждённому в организации․

Какие данные записываются?

В трудовую книжку вносятся следующие сведения (по порядку):

• Дата приема на работу (день, месяц, год)․
• Наименование организации, её ИНН, ОКПО, адрес․
• Должность (полное название) и разряд (если применимо)․
• Основание приема (трудовой договор, приказ, решение учредителей и т․п․)․
• Ставка заработной платы (если она фиксирована) или указание «по тарифу»․
• Дата увольнения, основание увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению и т․д․)․
• Подпись и печать организации (или подпись уполномоченного лица в случае электронного варианта)․

Порядок заполнения записей

Бумажная трудовая книжка

1. Подготовьте чистый лист рабочего экземпляра (страница 1 – «Запись о приёме», страница 2 – «Запись об увольнении»)․
2. Заполните запись чернильным (чёрным) пишущим инструментом, разборчиво, без исправлений․
3. Если ошибка возникла, её необходимо зачеркнуть одной линией, указать правильные данные рядом и подписать исправление․ Важно, чтобы исправление было заверено подписью и печатью организации․
4. После заполнения подпишите запись (фамилия, имя, отчество) и поставьте печать отдела кадров (или печать работодателя, если в организации нет отдельного отдела кадров)․
5. Запись считается завершённой только после подписи и печати․

Электронная трудовая книжка

1. Войдите в личный кабинет на портале Госуслуги или в специализированный сервис работодателя․
2. Выберите раздел «Трудовая книжка», нажмите «Добавить запись»․
3. Заполните форму: даты, должность, основание приёма/увольнения, сведения о заработной плате и т․д․
4. Подтвердите запись электронной подписью уполномоченного лица․
5. Система автоматически сохраняет запись, а работник получает уведомление на электронную почту․

Электронный вариант упрощает процесс исправления: достаточно подать запрос в отдел кадров, где специалист вносит корректировку и подписывает её электронной подписью․

Требования к печати и подписи

• Печать должна быть чёткой, без размытости и соответствовать образцу, утверждённому в организации․
• Если в трудовой книжке стоит печать кадровой службы, а не общая печать работодателя, это допускается, но только при наличии официального регламента․
• Подпись уполномоченного лица должна быть разборчивой и совпадать с подписью, указанной в приказе о назначении ответственного за ведение трудовых книжек․
• В случае электронных записей подпись оформляется с помощью ЭЦП (электронной цифровой подписи)․

Исправления и аннулирование записей

Ошибки в трудовой книжке могут возникнуть по разным причинам․ Как правильно их исправлять:

1. Зачёркивание – если ошибка небольшая (например, опечатка в дате)․ Зачёркивают ошибочный элемент одной линией, пишут правильный вариант рядом, ставят подпись и печать․
2. Аннулирование записи – в случае серьёзных ошибок (неверный срок, неверный основание увольнения) запись полностью аннулируется․ На странице делается запись «Аннулировано», указывается причина, подпись и печать․
3. Для электронных книжек исправление вносится через систему, а в журнале фиксируется причина изменения и подпись уполномоченного лица․

Важно помнить, что любые исправления без заверения подписью и печатью считаются недействительными и могут стать причиной отказа в пенсионных выплатах․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли ставить печать отдела кадров вместо печати работодателя?

Да․ Роструд допускает использование печати кадровой службы, если она официально утверждена в организации․ Главное – печать должна быть чёткой и соответствовать образцу․

Что делать, если в трудовой книжке указана неверная дата увольнения?

Необходимо:

• Зачеркнуть неверную дату․
• Указать правильную дату рядом․
• Подписать исправление и поставить печать․
• Если ошибка уже привела к проблемам с пенсионным расчётом, обратиться в Пенсионный фонд РФ с копией исправленной записи․

Как оформить запись о работе по совместительству?

Запись делается в отдельной строке, указывая:

• Дата начала и окончания совместительства․
• Наименование организации‑работодателя․
• Должность и основание (договор совместительства)․
• Подпись и печать организации‑работодателя․

Можно ли вести трудовую книжку в электронном виде, если у меня уже есть бумажная?

Да․ С 2024 года в России допускается переход от бумажной к электронной трудовой книжке․ Работник и работодатель оформляют заявление о переводе, после чего все будущие записи будут вестись в электронном виде, а старые записи сохраняются в архиве․

Трудовая книжка – важнейший документ, от правильности её заполнения зависит не только текущий трудовой статус, но и будущие пенсионные выплаты․ При заполнении необходимо строго соблюдать порядок, использовать чёткую печать и подпись, а в случае ошибок – незамедлительно вносить исправления, заверяя их подписью и печатью․ Переход к электронным трудовым книжкам упрощает процесс, но требования к достоверности и заверению записей остаются теми же․

Помните: даже небольшая неточность может «бить по карману» в будущем, поэтому относитесь к заполнению трудовой книжки с максимальной ответственностью․

Дата публикации: 22 мая 2026 г․