Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж и историю занятости работника. Правильное её оформление — прямая обязанность работодателя. С 1 января 2024 года действуют обновленные правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Приказом Минтруда России. Данная статья подробно разбирает порядок внесения всех типов записей.

Общие принципы и требования к оформлению

Независимо от типа записи (приём, перевод, увольнение) необходимо соблюдать единые правила:

• Ясность и однозначность: Текст записи должен быть чётким, без сокращений (кроме общепринятых, например, «г.»), без исправлений, помарок и зачёркиваний.
• Форма дат: Все даты (день, месяц, год) указываются арабскими цифрами. День и месяц — двузначными (например, 05 мая, а не «5 мая»), год — четырёхзначным.
• Подписи: Каждая запись завершается подписями:
  • Работника (с расшифровкой фамилии).
  • Представителя работодателя (руководителя, уполномоченного лица) с указанием его должности.
• Печать: Подписи скрепляются печатью организации. Важно: Печать не должна закрывать ни одну из подписей.
• Нумерация записей: Записи в каждом разделе («Сведения о работе», «Сведения об обучении») нумеруются последовательно в течение всего срока действия книжки.

Заполнение титульного листа

Титульный лист заполняется при первом оформлении трудовой книжки (при трудоустройстве впервые или при восстановлении).

• ФИО: Указываются полностью, согласно паспорту.
• Дата рождения: Число, месяц, год.
• Сведения об образовании: Указывается уровень и наименование образовательного учреждения, год окончания, документ об образовании (диплом, сертификат).
• Профессия (специальность): По документу об образовании или по фактическому месту работы.
• Подпись работника и печать: Работник ставит подпись, работодатель, печать.

Порядок внесения записей о приёме на работу

Запись делается в день фактического допущения к работе (дата подписания трудового договора может не совпадать).

1. Номер записи: Последовательный номер в разделе «Сведения о работе».
2. Дата заключения и номер трудового договора: Указываются оба параметра.
3. Наименование организации и её организационно-правовая форма (ОПФ): Полное наименование с указанием ОПФ (например, «Общество с ограниченной ответственностью ‘Вектор'»).
4. Основание для приёма: Указание на приказ (распоряжение) работодателя с его номером и датой.
5. Должность (специальность, профессия): Наименование должности согласно штатному расписанию или квалификации.
6. Подразделение: Структурное подразделение, в которое принимается работник (если есть).
7. Подпись работника и работодателя, печать.

Записи об изменении условий трудового договора (перевод, совместительство)

Вносятся при любом изменении: перевод на другую работу (в т.ч. в другое подразделение), изменение условий оплаты труда, режима работы и т.д.

• Перевод: Указывается основание (приказ), новая должность, новое подразделение, дата вступления перевода в силу.
• Совместительство: Указывается, что работа осуществляется по совместительству, и место (организация) совмещения.
• Важно: При совместительстве запись вносится в ту же трудовую книжку, что и по основному месту работы.

Порядок оформления записи об увольнении

Запись вносится в день увольнения (последний рабочий день).

1. Номер записи: Следующий по порядку после последней.
2. Дата увольнения: Число, месяц, год.
3. Основание увольнения: Прямое указание на пункт части первой или второй статьи 77 ТК РФ (например, «по соглашению сторон», «в связи с истечением срока трудового договора», «по инициативе работника» и т.д.).
4. Номер и дата приказа (распоряжения) об увольнении: Обязательные реквизиты.
5. Подпись работника и работодателя, печать.

Заполнение раздела «Сведения об обучении»

В этот раздел вносятся данные о повышении квалификации, профессиональном обучении, стажировании, если они проводились за счёт работодателя.

• Указывается вид обучения (повышение квалификации, профессиональная переподготовка, стажировка).
• Наименование образовательной организации или структурного подразделения работодателя.
• Дата и номер документа об обучении (сертификат, удостоверение).
• Подписи и печать.

Особенности при использовании вкладышей

Если все страницы одного из разделов («Сведения о работе» или «Сведения об обучении») заполнены, оформляется вкладыш.

• Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки.
• Он заполняется по тем же правилам, что и основные страницы.
• На вкладыше указывается, что он является продолжением раздела «Сведения о работе» (или «Сведения об обучении») трудовой книжки серии ______ № ______.
• Вкладыш подшивается в книжку и сброшюривается вместе с ней;

Следование указанным правилам обеспечивает юридическую чистоту трудовой книжки, защищает интересы как работника, так и работодателя при возникновении споров, связанных с трудовым стажем и условиями труда.