Трудовая книжка – это официальный документ‚ подтверждающий трудовую биографию работника. В ней фиксируются все изменения в его трудовом статусе: приём на работу‚ перевод‚ повышение квалификации‚ увольнение‚ а также сведения о стаже и наградах. В 2026 году в правилах оформления появились новые требования‚ связанные с переходом на электронный формат и уточнением порядка внесения записей. Ниже приведена подробная инструкция‚ как правильно заполнить трудовую книжку в соответствии с действующим законодательством.
Общие требования к оформлению
- Язык документа – русский (или язык автономной республики/области‚ если предприятие находится в таком субъекте РФ).
- Порядок заполнения – в соответствии с Постановлением Минтруда РФ от N 69 и Приказом Минтруда РФ от № 123.
- Нумерация записей – каждая запись получает порядковый номер‚ который не меняется даже при пересмотре записи.
- Дата – везде используются арабские цифры: число и месяц – двузначные‚ год – четырёхзначный.
- Ручка – красная или синяя‚ но не черная. Ручка должна быть износостойкой и иметь чёткую линию.
- Печатные надписи – в случае электронной трудовой книжки (ЭТК) запись делается в электронном виде‚ но в бумажной версии печатные надписи остаються обязательными.
Печатные надписи и подписи
Каждая запись должна быть подписью руководителя (или уполномоченного лица) и печатью организации. При переводе на электронный формат печать заменяется электронным сертификатом.
Порядок внесения записей
Приём на работу
- Внесение записи не позднее пяти дней с даты начала работы (ч. 1 ст. 68 ТК РФ).
- Запись выглядит так:
№ 1 – Дата начала работы – Должность – Обязанности – Основание (трудовой договор‚ приказ). - Пример записи:
– Системный аналитик – Разработка и поддержка информационных систем – Трудовой договор № 456 от .
Перевод на другую должность
- Внесение записи в течение три дней с даты перевода.
- Запись содержит:
№ 2 – Дата перевода – Новая должность – Новые обязанности – Основание (приказ).
Изменение квалификации
- Запись оформляется в том же разделе «Сведения о работе».
- Включает:
№ 3 – Дата изменения – Новый уровень квалификации – Основание (свидетельство о повышении квалификации).
Увольнение
- Запись оформляется в разделе «Сведения о работе» и в отдельном разделе «Сведения о прекращении трудового договора».
- Включает:
№ 4 – Дата увольнения – Основание (трудовой договор‚ приказ о расторжении). - При увольнении по собственному желанию:
№ 4 – – Увольнение по собственному желанию – Трудовой договор № 456 от .
Награды и достижения
- Запись в разделе «Сведения о награждении».
- Включает:
№ 5 – Дата награды – Наименование награды – Основание (постановление‚ приказ).
Исправление ошибок в записи
- Если в записи допущена ошибка‚ она не может быть изменена в том же месте. Вместо этого вносится дополнительная запись с указанием исправления.
- Например‚ если неверно указана должность‚ в новой записи указывается правильное название и дата исправления.
- В случае подтверждения недействительности записи (например‚ из‑за нарушения порядка) оформляется дубликат трудовой книжки с корректировкой.
Как оформить дубликат
- Подать заявление в отдел кадров.
- Получить приказ о выдаче дубликата.
- Внести все корректные записи в новый экземпляр‚ а старый оставить в архиве.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
- С 2026 г. работодатель может вести трудовую книжку в электронном виде через систему Saby (СБИС).
- При переходе на ЭТК в бумажной книжке фиксируется запись:
№ 6 – Дата перехода – Форма ведения – электронная – Основание (приказ). - После перехода все дальнейшие изменения вносятся только в электронный формат.
Хранение и защита трудовой книжки
- Трудовая книжка хранится в корпусе кадров организации.
- При увольнении сотрудник получает копию трудовой книжки.
- В случае утраты – необходимо обратиться в государственный архив для получения дубликата.
Практические примеры записей
Приём на работу
№ 1 – – Системный аналитик – Разработка и поддержка информационных систем – Трудовой договор № 456 от .
Перевод на другую должность
№ 2 – – Технический руководитель – Управление техническим отделом – Приказ № 789 от .
Увольнение по собственному желанию
№ 4 – – Увольнение по собственному желанию – Трудовой договор № 456 от .
Награда
№ 5 – – Медаль «За заслуги перед Отечеством» – Постановление № 321 от .
Важные ссылки и документы
- Постановление Минтруда РФ от N 69
- Приказ Минтруда РФ от № 123
- Система Saby (СБИС) – электронная трудовая книжка
- Образцы записей в трудовой книжке 2026
Правильное оформление трудовой книжки – залог корректного расчёта пенсионных прав‚ соблюдения трудового законодательства и избежания конфликтов с работодателем. Следуйте приведённым правилам‚ используйте официальные документы и при необходимости обращайтесь за помощью к специалистам в области кадрового учёта.