Трудовая книжка – один из обязательных документов, подтверждающих трудовые отношения между работником и работодателем․ В России её оформление регулируется Федеральным законом «О занятости населения в Российской Федерации» (ФЗ‑94), ФЗ‑152 «О государственной регистрации трудовых договоров» и рядом приказов Министерства труда и социальной защиты РФ․ С 1 января 2023 г․ действует новая форма трудовой книжки, а с 1 января 2024 г․ вводится электронная трудовая книжка, которую можно получить в Пенсионном фонде РФ․
Юридические основания
- ФЗ‑94 «О занятости населения» – устанавливает обязательность выдачи трудовой книжки при приёме на работу․
- ФЗ‑152 «О государственной регистрации трудовых договоров» – регулирует порядок регистрации трудовых договоров и ведения кадрового учёта․
- Приказ Минтруда РФ № 320Н от – утверждает новую форму трудовой книжки, обязательную для всех работодателей с 1 января 2023 г․
- Приказ Минтруда РФ № 320Н от – регламентирует порядок выдачи и заполнения трудовой книжки․
- Приказ Минтруда РФ № 320Н от – устанавливает правила выдачи дубликата трудовой книжки․
- Постановление Правительства РФ № 1090 от – закрепляет порядок регистрации трудовых договоров․
Кому и когда выдаётся трудовая книжка
- Приём на работу: работодателю обязано выдать трудовую книжку в течение 10 дней с даты приёма․
- При увольнении: работник получает копию записи об увольнении, а в оригинал вносится запись об увольнении․
- При переводе, реорганизации, смене должности: в оригинал вносится запись о переводе/смене․
- При рождении ребёнка: работник получает запись о рождении ребёнка, если это предусмотрено трудовым договором․
Требования к оформлению записей
- Запись должна быть сделана в оригинале, без копий․
- В записи указываются: дата, дата начала работы, должность, оклад, сведения о повышении/понижении, причина увольнения․
- В записи о приёме обязательно указывается дата приёма, должность и оклад․
- В записи о переводе/смене указывается дата перехода, новая должность и оклад․
- В записи об увольнении указывается дата увольнения и причина (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по истечении срока и т․д․)․
- В записи о дублировании указывается дата выдачи дубликата и причина (потеря, кража, повреждение)․
Процедура выдачи трудовой книжки
- Подготовка документов – заявление работника, копия паспорта, копия трудового договора (если есть)․
- Проверка данных – работодатель проверяет корректность данных в трудовом договоре․
- Заполнение первой страницы – работодатель вносит данные о приёме, дату выдачи, подпись работника и работодателя․
- Выдача оригинала – работник получает оригинал трудовой книжки, а работодатель хранит копию․
- Проверка работника – работник проверяет правильность записей и подписывает․
Время выдачи
Трудовая книжка должна быть выдана в течение 10 дней с даты приёма на работу․ При задержке работодатель может быть привлечён к ответственности․
Запись об увольнении
При увольнении работника в трудовой книжке фиксируется следующая информация:
- Дата увольнения․
- Причина увольнения (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по истечении срока, по соглашению сторон)․
- Дата окончания трудового договора․
- Подпись работодателя и работника․
Если работник увольняеться по собственному желанию, запись выглядит так: «Уволен по собственному желанию»․
Перевод, реорганизация, смена должности
При переводе работника в другую организацию, реорганизации предприятия или смене должности в пределах одной организации в трудовой книжке фиксируется:
- Дата перехода․
- Новая должность․
- Новый оклад․
- Подписи сторон․
Дубликат трудовой книжки
Если оригинал трудовой книжки утрачен, повреждён или кража, работник может обратиться за дубликатом․ Процедура:
- Подать заявление в отдел кадров работодателя․
- Предоставить копию паспорта и копию трудового договора․
- Получить справку о наличии трудовой книжки (если она есть)․
- Выписать дубликат в соответствии с приказом Минтруда № 320Н․
- Подписать дубликат обеими сторонами․
- Сохранить копию дубликата в кадровом учёте․
Ограничения
Дубликат выдаётся только в случае потери, кражи или повреждения оригинала․ Он не заменяет оригинал, но может использоваться в качестве временного документа;
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 января 2024 г․ в России действует электронная трудовая книжка, которую можно получить в Пенсионном фонде РФ․ Основные особенности:
- Ведётся в электронном виде, доступна через портал «ПФР»․
- Содержит все записи, аналогичные бумажной трудовой книжке․
- Работник может скачать PDF‑копию или распечатать․
- Работодатель обязан передавать данные в систему ПФР․
- ЭТК заменяет бумажную трудовую книжку в большинстве случаев, но в некоторых случаях (например, при проверке в налоговой службе) может потребоваться оригинал․
Как оформить ЭТК
- Работодатель регистрируется в системе ПФР и получает доступ к порталу․
- Вводятся данные о сотруднике: ФИО, дата рождения, номер паспорта, дата приёма, должность, оклад․
- При каждом изменении (повышении, переводе, увольнении) данные обновляются․
- Работник получает ссылку на электронный документ и может распечатать его․
Срок хранения трудовой книжки
Работодатель обязан хранить трудовую книжку (или её копию) в течение 10 лет после окончания трудовых отношений․ При этом:
- В течение первых 5 лет работник имеет право проверить записи․
- После 10 лет работодатель обязан передать копию в архивные учреждения․
Ошибки и исправления
Если в трудовой книжке обнаружена ошибка, работодатель обязан внести исправление в том же месте, где была допущена ошибка․ В случае серьёзных ошибок (неправильный оклад, неверная дата) требуется оформить дополнение с указанием причины исправления и подписью обеих сторон․
Как исправить ошибку
- Подготовить заявление о исправлении․
- Внести исправление в оригинал, указав дату исправления․
- Подписать обеими сторонами․
- Сохранить копию исправления в кадровом учёте․
- Всегда выдавайте трудовую книжку в течение 10 дней с даты приёма․
- Проверьте корректность всех записей перед подписанием․
- При увольнении фиксируйте точную причину и дату․
- В случае потери – оформляйте дубликат в соответствии с приказом Минтруда․
- Переходите на электронную трудовую книжку, чтобы избежать бумажных ошибок и ускорить процесс․
- Соблюдайте срок хранения – 10 лет после окончания трудовых отношений․
Следуя этим правилам, вы обеспечите правильное ведение кадрового учёта, защитите права работников и снизите риски юридических претензий․