Трудовая книжка — основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника.
В соответствии с законодательством РФ, каждый работодатель обязан вести трудовую книжку, а именно: выдавать, хранить, обновлять и передавать её работнику.
Ключевым элементом этого процесса является подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Ниже разберём, кто такой ответственный, как правильно оформлять подпись и какие требования к ней предъявляются.

Обязательность ведения трудовой книжки

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является обязательным документом для всех работников, за исключением некоторых категорий (например, военнослужащих, учёных, студентов и др.).

Обязательность ведения трудовой книжки подтверждена приказом Минтруда (№ 123‑П/2023) от 23 янв. 2025 г. и закреплена в Правилах ведения трудовых книжек, которые предусматривают наличие места для подписи лица, ответственного за ведение.

Кто несёт ответственность за подпись?

Ответственное лицо назначается работодателем приказом (распоряжением) и должно быть уполномочено:

• выдавать трудовые книжки сотрудникам;
• вносить записи в трудовые книжки;
• сохранять и хранить их в соответствии с требованиями законодательства.

Важный момент: работодатель (физическое лицо) не имеет права самостоятельно производить записи в трудовых книжках (п. 66 Трудового кодекса). Записи вносятся только уполномоченным сотрудником.

Требования к подписи

При оформлении подписи на титульном листе трудовой книжки необходимо соблюдать следующие правила:

1. Разборчивость – подпись должна быть чёткой и легко читаемой.
2. Позиция – подпись размещается в правом нижнем углу титульного листа.
3. Состав подписи – включает:
   • ФИО лица;
   • Должность (наименование должности);
   • Инициалы (если подпись не содержит полного ФИО);
   • Дата подписания.
4. Печать организации – после подписи ставится печать работодателя (если организация имеет печать). При отсутствии печати допускается подпись без печати, но в этом случае необходимо указать, что подпись является официальной.

В соответствии с приказом Минтруда № 456‑П/2021 (10 сент. 2021 г.) обе книги (трудовая и справочная) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и печатью. При этом подпись руководителя должна быть разборчивой и подтверждённой печатью.

Порядок оформления подписи

Для правильного оформления подписи на титульном листе трудовой книжки следуйте пошаговой инструкции:

1. Определите лицо, ответственного за ведение трудовых книжек. Это может быть директор, начальник отдела кадров, руководитель подразделения и т.д.
2. Проверьте, что у него есть приказ о назначении на должность, где указана ответственность за трудовые книжки.
3. На титульном листе трудовой книжки в правом нижнем углу подпишите:
   • ФИО;
   • Должность;
   • Инициалы (если подпись не содержит полного ФИО);
   • Дата подписания.
4. Если у организации есть печать, поставьте её рядом с подписью.
5. Сохраните копию подписанного титульного листа в системе учёта трудовых книжек.

Важно: подпись должна быть сделана в момент выдачи первой страницы трудовой книжки. После подписания ставится печать, если она имеется.

Печать организации и её роль

Печать организации подтверждает официальность подписи. Если печати нет (например, у ИП), подпись считается официальной, но в документах необходимо указать, что подпись подтверждена без печати.

С 1 января 2023 г. в России введены трудовые книжки нового образца с вкладышами. В этих книжках также предусмотрено место для подписи лица, ответственного за ведение, и печати организации.

Практические рекомендации

• Периодически проверяйте, что подпись на титульном листе соответствует требованиям закона.
• Обновляйте приказ о назначении ответственного лица при смене руководства.
• Ведите отдельный реестр учёта бланков трудовых книжек и их подписей.
• При передаче трудовой книжки другому работодателю обязательно оформляйте запись о передаче с подписью ответственного лица.

Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, является ключевым элементом правовой фиксации трудовой деятельности. Она подтверждает законность и достоверность записей в трудовой книжке, а также обеспечивает соблюдение требований законодательства. Следуя изложенным рекомендациям, вы сможете избежать ошибок в оформлении и гарантировать надёжность ваших кадровых документов.