В 2026 году правила оформления трудовой книжки в России претерпели значительные изменения. Теперь работодатель может вести как бумажную, так и электронную трудовую книжку, а сотрудник, принятый впервые, обязан оформить один из этих вариантов. Ниже приведено подробное руководство по подготовке и подаче заявления о приеме, а также по оформлению трудовой книжки.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания трудового договора, должность, место работы, начисленные выплаты и т.д. Трудовая книжка является обязательной для всех работающих граждан (ст. 66 ТК РФ).
Обязательность оформления
С 1 января 2020 г. в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК). По закону работодатель обязан вести трудовую книжку в электронном виде, однако работник может выбрать бумажный вариант, если он не подал заявление об отказе от бумажной книжки (ст. 66.1 ТК РФ). Одновременное применение бумажной и электронной форм допускается, если работник не отказался от бумажной версии.
Виды трудовых книжек: бумажная и электронная
- Бумажная трудовая книжка – традиционный документ, который хранится в бумажном виде у работодателя.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог бумажной, хранящийся в базе Социального фонда РФ. Она обеспечивает более быстрый доступ к данным и снижает риск повреждения.
Порядок оформления для вновь принятых сотрудников
Шаг 1. Подготовка документов
- Соберите копию паспорта и ИНН сотрудника.
- Подготовьте заявление о приеме – документ, подтверждающий намерение сотрудника приступить к работе.
- Если работник ранее не работал по трудовому договору, подготовьте сведения о трудовой деятельности в форме ЕФС‑1 (для подачи в СФР).
Шаг 2. Подача заявления о приеме
Заявление о приеме подается работодателем в отдел кадров. В нём указываются:
- ФИО сотрудника
- Дата начала работы
- Должность и место работы
- Условия труда (тип договора, режим работы и т.п.)
После подписания работодателем и сотрудником заявление фиксируется в системе кадрового учета.
Шаг 3. Оформление бумажной трудовой книжки
Если работник не отказался от бумажной версии, работодателю необходимо:
- Выдать сотруднику бумажную трудовую книжку (если у него её ещё нет).
- Записать в неё сведения о трудовой деятельности согласно ст. 66 ТК РФ.
- Подписать и поставить печать работодателя.
Шаг 4. Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК)
Для оформления ЭТК необходимо:
- Зарегистрировать работника в системе Социального фонда РФ (если это первый раз).
- Подать сведения о трудовой деятельности в форме ЕФС‑1.
- Получить подтверждение о создании ЭТК.
- Сохранить электронный сертификат и ключ доступа для дальнейшего использования.
ЭТК хранится в базе СФР и доступна как работодателю, так и сотруднику через портал «Мой сервис».
Шаг 5. Одновременное применение бумажной и электронной версии
Если работник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, обе версии могут использоваться одновременно. В этом случае:
- Бумажная книжка служит резервным документом.
- ЭТК считается основным источником данных для государственных органов.
- При необходимости, данные из бумажной книжки можно скопировать в ЭТК через систему СФР.
Ключевые требования по законодательству
- Трудовая книжка должна иметь установленную форму (ст. 66 ТК РФ).
- Работодатель обязан вести трудовую книжку в электронном виде, но может вести бумажную, если работник не отказался от неё (ст. 66.1 ТК РФ).
- Сведения о трудовой деятельности подаются в СФР в форме ЕФС‑1.
- Электронная трудовая книжка введена 1 января 2020 г. и является обязательной для всех работающих граждан.
Формы и документы
- Заявление о приеме – документ, подтверждающий намерение сотрудника приступить к работе.
- Форма ЕФС‑1 – сведения о трудовой деятельности, подаваемые в СФР.
- Бумажная трудовая книжка – официальный документ с печатью работодателя.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог бумажной, доступный через портал СФР.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки? – Да, работник может подать заявление об отказе от бумажной версии. После этого будет использоваться только ЭТК.
- Что делать, если сотрудник ранее работал по договору, но не имел трудовой книжки? – В таком случае необходимо оформить новую трудовую книжку (бумажную или электронную) и внести в неё сведения о предыдущем трудоустройстве.
- Как получить доступ к ЭТК? – Через портал «Мой сервис» после регистрации в системе СФР.
- Сколько времени занимает оформление ЭТК? – Обычно в течение 5–7 рабочих дней после подачи всех необходимых документов.
Для вновь принятых сотрудников в 2026 году оформление трудовой книжки стало более гибким благодаря возможности выбора между бумажной и электронной формой. Однако обязательность ведения ЭТК остаётся, и работодатели должны следить за правильным заполнением всех форм и соблюдением сроков. Подача заявления о приеме и формы ЕФС‑1 – ключевые шаги в этом процессе. Соблюдение всех требований Трудового кодекса РФ гарантирует законность трудовых отношений и защиту прав как работодателя, так и сотрудника.