Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника; Правильное её оформление, ведение и хранение регулируются рядом нормативных актов, которые периодически уточняются. В статье рассмотрены актуальные правила (по состоянию на 2026 год), типы записей, требования к титульному листу, порядок ведения журнала учёта и особенности электронных форм.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие порядок заполнения и хранения трудовых книжек:

• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 169 (с изменениями) – Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
• Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (ред. от ).
• Приказ Минтруда РФ от 19 мая 2021 г; № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (зарегистрировано в Минюсте  № 63748).
• Приказ Минтруда РФ от 16 ноября 2020 г. № 782Н «Об утверждении Правил по охране труда при работе на высоте» – используется при оформлении записей о работе вахтовым методом.
• Федеральный закон № Трудовой кодекс РФ (части 1‑4) – общие положения о трудовых отношениях.

С 2023 года в действие вступил новый бланк бумажной трудовой книжки, а с 2024 года допускается электронная трудовая книжка (ЭТК), оформляемая в системе «Госуслуги» и хранимая в едином реестре.

Типы трудовых книжек

1. Бумажная трудовая книжка – традиционный документ, выдаётся в виде печатного бланка (формат А5). Содержит титульный лист, страницы для записей о приёме, переводе, отпуске, увольнении и пр.
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – хранится в электронном виде в федеральном реестре. Записи вносятся через уполномоченные сервисы, подпись оформляется квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Работодатель обязан принимать бумажную трудовую книжку, если работник не отказался от неё, а также обеспечить перевод данных в ЭТК при её открытии.

Титульный лист трудовой книжки

Титульный лист заполняется один раз – при выдаче книжки. Обязательные реквизиты (пункт 1.1 Инструкции Минтруда):

• ФИО работника (полностью, без сокращений);
• Дата рождения;
• Серия и номер паспорта (или иного удостоверяющего личность документа);
• СНИЛС;
• Дата выдачи книжки и подпись (или печать) организации‑выдавателя;
• Штамп организации (наименование, ИНН, ОКПО, адрес).

Все данные пишутся чернильной ручкой, прописными буквами, без исправлений. При ошибке запись аннулируется штампом «Исправлено» и делаеться новая запись;

Порядок заполнения записей

Запись о приёме на работу

Заполняется в первой свободной строке после титульного листа. Обязательные поля:

Запись о переводе, повышении, переоформлении

Записывается в отдельной строке с указанием:

• Дата перевода;
• Новое наименование организации (если перевод в другую структуру);
• Новая должность;
• Основание (приказ №, дата, подпись руководителя).

Запись о приостановке трудовых отношений (отпуск, командировка, больничный)

Вносятся в отдельные строки, где указывается:

• Дата начала и окончания периода;
• Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и пр.);
• Основание (приказ №, дата).

Запись о прекращении трудовых отношений

Окончательная запись, обязательная для всех сотрудников, уволенных, уволенных по соглашению сторон, уволенных в связи с ликвидацией организации и т.д. Содержит:

• Дата увольнения;
• Основание (трудовой договор, приказ №, дата);
• Сведения о выплате компенсаций (если применимо);
• Подпись работодателя и печать.

Записи о совместительстве и вахтовом методе

Согласно пункту 5.2 Правил ведения трудовых книжек, в отдельной строке указывается:

• Дата начала и окончания совместительства;
• Наименование второго работодателя;
• Должность и характер работы (вахтовый метод, сезонный и пр.);
• Основание (договор, приказ).

Записи о повышении квалификации, обучении, стажировке

Вносятся в раздел «Повышение квалификации» (страницы 10‑12 книжки). Необходимо указать:

• Дата начала и окончания обучения;
• Наименование учебного заведения или организации‑организатора;
• Форма обучения (очная, заочная, дистанционная);
• Полученный документ (сертификат, диплом) – указать номер и дату выдачи;

Прочие записи

В случае изменения фамилии, имени, отчества работника (по браку, усыновлению) вносятся корректирующие записи с указанием основания (свидетельство о браке, решение суда) и подписью работодателя.

Оформление приказов и приложений

Для внесения большинства записей требуется внутренний приказ. Стандартный шаблон приказа включает:

1. Шапка: наименование организации, ИНН, ОКПО.
2. Заголовок: «ПРИКАЗ № ___ от __.__.____».
3. Текст приказа: указание основания, перечень работников, их новые должности/условия.
4. Подпись руководителя (расшифровка ФИО) и печать.
5. Приложения (если есть) – например, «Приложение N 1 к приказу № ___» с таблицей «График отпусков», «Приказ о закреплении автомобиля» и т.п.

Все документы, связанные с трудовой книжкой, хранятся в журнале учёта трудовых книжек (см. ниже).

Журнал учёта трудовых книжек

Согласно пункту 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, каждая организация обязана вести журнал (или электронный реестр) учёта движения трудовых книжек. В журнале фиксируются:

• Дата выдачи книжки сотруднику;
• ФИО, должность, табельный номер;
• Дата возврата (при увольнении, переводе, временной передаче);
• Состояние книжки (полностью заполнена, требуется исправление, повреждена).

Журнал может быть оформлен в виде бумажного реестра или в электронном виде (внутренний ИТ‑сервис). При использовании ЭТК журнал отражает только даты активации и деактивации электронных записей.

Хранение трудовых книжек

Бумажные трудовые книжки

• Хранятся в специально отведённом помещении (шкаф, сейф) при температуре 18‑22 °C, относительной влажности 45‑55 %.
• Срок хранения после увольнения – до 5 лет, если иное не предусмотрено коллективным договором.
• При передаче книжки новому работодателю оформляется акт передачи‑приёма, подписывается обеими сторонами.

Электронные трудовые книжки

• Хранятся в федеральном реестре, доступ к данным имеет только уполномоченный сотрудник организации (через портал «Госуслуги»).
• Записи защищаются КЭП и системой контроля доступа.
• Срок хранения данных – 10 лет после прекращения трудовых отношений (в соответствии с ФЗ «О персональных данных»).

Изменения в 2026 году

Последние поправки, внесённые приказом Минтруда РФ от № 320н, а также редакция от , включают:

• Обязательное указание Код ОКТМО организации в титульном листе.
• Упрощённый порядок оформления записей о совместительстве: достаточно одного приказа, подписанного руководителем обеих организаций.
• Запрет на использование чернил любого цвета, кроме чёрного, при заполнении бумажных книжек.
• Возможность вести скан-копию трудовой книжки в электронном виде в рамках внутреннего архива, но оригинал остаётся обязательным.

Практические рекомендации и типовые образцы

Образец записи о приёме на работу (бумажная книжка)

Дата приёма: 
Наименование организации: ОАО «Технопром», ИНН 7701234567
Должность: инженер‑конструктор
Трудовой договор № 12/2026 от 
Подпись работодателя: ___________________ (И. И. Иванов)
Печать

Образец приказа о переводе

ПРИКАЗ № 45/2026
от г.

О переводе сотрудника Иванова И.И. с должности «инженер‑технолог» в должность «главный инженер» в подразделении «Разработка новых продуктов».

На основании Трудового договора № 12/2026 от г.

Перевести Иванова Ивана Ивановича в новое подразделение с г.
Внести соответствующие изменения в трудовую книжку.

Руководитель организации ___________________ (П. П. Петров)

Образец журнала учёта трудовых книжек (таблица)

Соблюдение правил заполнения, ведения и хранения трудовых книжек – обязательное требование для всех работодателей в России. Точность записей, правильное оформление приказов и ведение журнала учёта позволяют избежать правовых конфликтов, ускоряют процесс увольнения и обеспечивают надёжную фиксацию трудового стажа работника. В 2026 году особое внимание следует уделять переходу на электронные формы, соблюдению новых требований к штампам и подписи, а также актуализации журнала учёта в соответствии с последними нормативными изменениями.

Помните: правильное оформление трудовой книжки – это гарантия прав работника и юридическая защита работодателя.