Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую биографию работника. Правильное оформление записей об увольнении и переводе имеет юридическую силу и защищает интересы как сотрудника, так и работодателя.
Правовая база
Согласно ч. 5 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) запись об основании и причине прекращения трудового договора вносится в трудовую книжку в точном соответствии с формулировками закона. При этом применяются следующие нормативные акты:
- ТК РФ (части 1‑3);
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утверждённый приказом Минтруда России от № 322н);
- Приказы работодателя, подтверждающие факт увольнения/перевода.
Как правильно вносить запись
- Определить порядок внесения: запись делается в хронологическом порядке, в свободном месте (строка 4‑й, 5‑й и т.д.) трудовой книжки.
- Заполнить обязательные реквизиты:
- Порядковый номер записи (1, 2, 3 …);
- Дата увольнения/перевода (в формате ДД.ММ.ГГГГ);
- Наименование организации, ИНН, ОКПО (по желанию, но рекомендуется);
- Должность, на которой работал сотрудник;
- Основание и причина прекращения трудового договора с указанием пункта, части и статьи ТК РФ;
- Подпись сотрудника и печать (при наличии) организации.
- Соблюдать точные формулировки: в записи нельзя использовать свободные формулировки, а только те, которые предусмотрены ТК РФ (см. примеры ниже).
- Подтвердить запись подписью работника: сотрудник ставит подпись в графе «Подпись работника» и получает копию записи (если требуется).
- Сохранить оригинал приказа: приказ о увольнении/переводе хранится в отделе кадров и предоставляется по требованию.
Примеры формулировок
3.1 Увольнение по собственному желанию
Вариант записи, соответствующий ТК РФ (пункт 1 части 1 статьи 81 ТК РФ):
г. – Уволен по собственному желанию, пункт 1 части 1 статьи 81 ТК РФ.
3.2 Увольнение в связи с истечением срока трудового договора
г. – Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с истечением срока договора, пункт 2 части 1 статьи 77 ТК РФ.
3.3 Увольнение по сокращению штата
г. – Уволен по сокращению штата, пункт 2 статьи 81 ТК РФ.
3.4 Перевод на другую должность в той же организации
г. – Переведен на должность «старший специалист» в отделе маркетинга, пункт 2 части 1 статьи 77 ТК РФ.
3.5 Перевод в другую организацию (внутри группы компаний)
г. – Переведен в ООО «Дельта», отдел продаж, пункт 2 части 1 статьи 77 ТК РФ.
Таблица «Стандартный шаблон записи»
| № п/п | Дата | Организация | Должность | Основание и причина | Подпись работника |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ООО «Альфа» | Менеджер проекта | Уволен по собственному желанию, пункт 1 части 1 статьи 81 ТК РФ | И. Иванов | |
| 2 | ООО «Альфа» | Старший специалист | Переведен в отдел маркетинга, пункт 2 части 1 статьи 77 ТК РФ | И. Иванов |
Пошаговый чек‑лист оформления записи
- Получить приказ о увольнении/переводе (подписанный руководителем).
- Убедиться, что в приказе указана точная формулировка причины с отсылкой к статье ТК РФ.
- Открыть трудовую книжку и найти свободную строку.
- Внести запись, соблюдая порядок: № → Дата → Наименование организации → Должность → Причина (с указанием пункта, части, статьи).
- Подписать запись в графе «Подпись работника».
- Поставить печать организации (если она предусмотрена внутренними регламентами).
- Сделать копию записи (по желанию) и приложить к личному делу сотрудника.
- Проверить запись на отсутствие орфографических и стилистических ошибок.
- Сохранить оригинал приказа в архиве отдела кадров.
- Выдать сотруднику справку о трудоустройстве/увольнении (по требованию).
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильные формулировки: использовать «уволен», «прекратил трудовой договор», «расторгнут» без ссылки на статью ТК РФ – запись считается недействительной.
- Отсутствие даты: без даты запись не может быть использована в судебных спорах.
- Пропуск подписи работника: подпись обязательна, иначе запись может быть оспорена.
- Нарушение хронологии: записи должны идти в порядке их появления, иначе возникает путаница в трудовой биографии.
- Использование чернильных ручек в новых электронных версиях: в бумажных книжках допускается только черный или синий шариковый/гелиевый стержень.
Где взять готовые образцы
Скачать готовые шаблоны можно на официальных ресурсах:
- Гарант.ру – образцы записей в трудовой книжке
- Мос.ру – Порядок ведения трудовых книжек (PDF)
- Моё дело – шаблоны записей (Word, PDF)
Точная и законодательно корректная запись об увольнении или переводе в трудовой книжке — это гарантия правовой защиты обеих сторон трудовых отношений. Следуя приведённым рекомендациям, вы избежите типичных ошибок и обеспечите надёжную документальную основу для будущих трудовых споров.
Дата составления статьи: . Информация актуальна на 2026 год и учитывает изменения в Порядке ведения и хранения трудовых книжек, утверждённом приказом Минтруда России № 322н от .