Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника, его квалификацию и стаж работы в различных организациях. Оформление записи о приёме на работу является обязательным, даже если сотрудник находится на испытательном сроке. В статье подробно рассматриваются правовые нормы, порядок внесения записи и типичные ошибки, которые допускают работодатели.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Статья 66 регулирует ведение трудовых книжек.
• Постановление Минтруда России от 1 апреля 2026 г. уточняет, что запись в трудовую книжку делается, если работник проработал у работодателя более пяти дней и работа является основной.
• Приказ Минтруда РФ № 426н от  г. «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовых книжек» (далее – Положение) устанавливает сроки внесения записей: не позднее недели со дня издания приказа (приёма) и в день увольнения.

Ключевые положения ТК РФ

1. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего более пяти дней, если работа является основной.
2. Запись о приёме на работу вносится на основании приказа (распоряжения) работодателя.
3. Испытательный срок не влияет на обязательность внесения записи – запись делается в обычном порядке без указания на испытательный срок.

Когда именно вносится запись?

Запись в трудовую книжку о приёме на работу делается в течение пяти рабочих дней со дня подписания трудового договора (или издания приказа о приёме) при условии, что работник уже отработал более пяти календарных дней.

Если работник находится на испытательном сроке, порядок не меняется:

• Запись вноситься сразу после оформления трудового договора (или приказа), а не после окончания испытательного срока.
• В записи указывается только факт приёма на работу, дата начала работы и название должности. Указание «испытательный срок» в самой записи не требуется.

Исключения:

• Если работник является индивидуальным предпринимателем‑работодателем (не юридическим лицом) – ведение трудовой книжки не требуется.
• Если работа является временной, непостоянной и длится менее пяти дней – запись не делается.

Как выглядит запись в трудовой книжке?

Стандартный образец записи (пункт 10 «Записи о приёме на работу») выглядит так:

№ _____
Дата приёма: «__» __________ 20__ г.
Должность: ______________________
Наименование организации: ______________________
Основание: приказ № ___ от «__» __________ 20__ г.

Обратите внимание, что в поле «Основание» указывается номер и дата приказа, а не трудовой договор. При этом в тексте приказа может быть указано, что работнику установлен испытательный срок, но в самой записи в книжке это не отражается.

Пошаговый алгоритм внесения записи

1. Подготовка документов
   • Трудовой договор (подписанный обеими сторонами).
   • Приказ (распоряжение) о приёме на работу, в котором указаны: ФИО, должность, дата начала работы, срок испытательного периода (если он установлен).
2. Регистрация работника в кадровой системе (Электронный кадровый документ, ЕФС‑1 и др.).
3. Внесение записи в трудовую книжку
   • Заполняется пункт 10 (приём на работу) согласно образцу.
   • Запись делается в течение 5 календарных дней с момента начала работы (если работник уже отработал более 5 дней).
   • Подпись работодателя (директора, главного бухгалтера) и печать организации.
4. Информирование сотрудника – работнику выдаётся копия приказа и подтверждение о внесении записи.
5. Контроль за испытательным сроком
   • По окончании испытательного срока оформляется акт об успешном прохождении (или о неуспешном).
   • Если сотрудник сохраняет должность, в трудовой книжке вносятся новые записи (перевод, повышение квалификации и т.д.) в соответствии с новыми приказами.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли указывать в трудовой книжке, что работник находится на испытательном сроке?

Нет. В записи о приёме указывается только факт приёма, дата начала работы и должность. Информация об испытательном сроке фиксируется в приказе, но не в самой книжке.

Можно ли отложить запись до окончания испытательного срока?

Нет. Трудовой кодекс не допускает откладывания записи. Запись должна быть сделана в течение недели после издания приказа, независимо от наличия испытательного срока.

Что делать, если работник отработал менее пяти дней, но уже подписал договор?

Трудовая книжка не ведётся, пока работник не отработает более пяти календарных дней. По истечении пятого дня запись вносятся задним числом.

Как оформить запись, если работник – временный сотрудник (например, на проекте) и срок работы менее пяти дней?

В таком случае трудовая книжка не ведётся. При необходимости подтверждения стажа можно использовать справку о работе.

Какие последствия у несвоевременного внесения записи?

• Штраф для работодателя (по статье 5.27 КоАП РФ).
• Трудовой стаж работника может быть признан недействительным в случае споров о пенсии, соц. выплатах.
• Риск административных проверок со стороны Роструда.

Типичные ошибки работодателей и как их избежать

Пример практического оформления

Шаг 1. Приказ о приёме

Приказ № 27 от г.
О приёме на работу Иванова И.И. на должность «Менеджер по продажам» с испытательным сроком 3 месяца.
Дата начала работы – г.

Шаг 2. Запись в трудовую книжку (пункт 10)

№ 27
Дата приёма: «15» марта 2026 г.
Должность: менеджер по продажам
Наименование организации: ООО «ТехноСервис»
Основание: приказ № 27 от «12» марта 2026 г.

Как видно, в записи нет указания «испытательный срок», но он присутствует в приказе, который является основанием для внесения записи.

Запись о приёме на работу в трудовую книжку делается независимо от наличия испытательного срока. Основные требования:

• Запись вносится в течение 5 дней после начала работы (если отработано более 5 дней).
• Основанием служит приказ (распоряжение) работодателя.
• В записи указывается только факт приёма, должность и дата, без указания срока испытания.
• Соблюдение сроков и правильное оформление защищают интересы как работника, так и работодателя.

Соблюдая указанные правила, вы избежите административных штрафов, обеспечите корректный учёт трудового стажа и создадите правовую основу для дальнейшего развития трудовых отношений.

Дата публикации: