Трудовая книжка — это главный документ о трудовой деятельности и стаже работника․ Любая неточность в ней может привести к серьезным проблемам при назначении пенсии или трудоустройстве на новое место․ Именно поэтому запись об увольнении должна быть оформлена безупречно․ В этой статье мы подробно разберем все правила и нюансы внесения таких записей, актуальные на 2026 год․

Нормативная база: по каким правилам заполнять

Оформление трудовых книжек регламентируется строгими нормативными актами․ При внесении записей об увольнении необходимо опираться на:

• Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225)․
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России от № 320н)․ Именно этот документ является актуальным руководством в 2026 году․

Данные документы устанавливают, что любые записи, включая увольнение, вносятся только на основании изданного приказа работодателя и должны строго соответствовать формулировкам Трудового кодекса РФ․

Структура записи об увольнении

Основная часть трудовой книжки, куда вносят сведения о работе и увольнении, представляет собой таблицу, состоящую из четырех граф․ Разберемся, как заполнять каждую из них:

1. Графа 1 (№ записи) — проставляется порядковый номер записи (например, 5, 6 и т․д․ по порядку)․
2. Графа 2 (Дата) — указывается дата увольнения арабскими цифрами (день и месяц — двузначными, год — четырехзначным)․ Формат: ДД․ММ․ГГГГ․
3. Графа 3 (Сведения о работе) — вносится сама формулировка увольнения․ Здесь обязательно должна содержаться ссылка на конкретное положение Трудового кодекса РФ (пункт, часть, статью), по которому расторгается трудовой договор․
4. Графа 4 (Основание) — указывается документ, на основании которого внесена запись: приказ (распоряжение) работодателя․ Указываются его дата и номер․

Увольнение по собственному желанию: образец и частые ошибки

Самым частым основанием для прекращения трудовых отношений является увольнение по собственному желанию․ И именно здесь кадровики допускают больше всего ошибок․

Какую статью ссылаться?

Главное правило: при увольнении по собственному желанию необходимо ссылаться на пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ․ Ссылаться на статью 80 ТК РФ в трудовой книжке неправильно, так как статья 80 лишь описывает процедуру (обязанность отработать две недели и т․д․), а статья 77 содержит само основание для увольнения․

Формулировка: уволить, расторгнуть или прекратить?

Закон уравнивает между собой по смыслу три формулировки: «уволить», «прекратить трудовой договор» и «расторгнуть трудовой договор»․ Вы можете использовать любую из них, и в заявлении работника, и в приказе, и в трудовой книжке․ Это будет совершенно равнозначно․

Примеры корректных записей в Графе 3:

• «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»․
• «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»․

Использование штампов и печатей

Актуальный Порядок (№ 320н) разрешает делать записи при помощи печатей или штампов, как полностью, так и частично․ Чтобы ускорить работу и избежать опечаток, компания может заказать цельные штампы с формулировками увольнений (например, штамп с текстом: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»)․

После внесения записи об увольнении в Графу 3, все записи за период работы в данной организации должны быть заверены подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью (при ее наличии) и подписью самого работника․

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и дистанционные работники

С переходом на электронные трудовые книжки (сведения о трудовой деятельности подаются в виде отчета ЕФС-1) бумажный вариант стал необязательным․ Однако:

• Если дистанционный работник или офисный сотрудник ещё не перешёл на ЭТК․
• Если работник написал заявление о том, что просит продолжать вести бумажную трудовую книжку․

В этих случаях вносить запись об увольнении в его бумажный документ нужно по общим правилам․ Никаких исключений для удаленщиков нет — порядок от того, что специалист работает не в офисе, не меняется․

Краткий алгоритм внесения записи

Чтобы не допустить ошибок, соблюдайте следующую последовательность действий:

1. Убедитесь, что издан приказ об увольнении․
2. В день увольнения (не раньше!) внесите запись в бумажную трудовую книжку․
3. Проверьте правильность ссылки на статью ТК РФ․
4. Заверьте запись подписями и печатью (при наличии)․
5. Ознакомьте работника с записью под роспись в трудовой книжке и в личной карточке․
6. Передайте трудовую книжку работнику в день увольнения․

Ответственность за ошибки

За неправильное ведение трудовых книжек предусмотрена административная ответственность․ Ошибочная запись может стать причиной штрафа для организации и руководителя, а также судебных споров с работником, которому из-за неверной формулировки могут отказать в трудоустройстве или назначении пенсии․

Внимательное отношение к формулировкам, правильное указание статей Трудового кодекса и соблюдение Порядка № 320н — залог того, что запись об увольнении будет оформлена безупречно․