Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронные форматы (ЭТК), бумажная трудовая книжка по-прежнему играет важную роль в кадровом документообороте. Процесс передачи этого документа работодателю при приеме на работу, а также его возврат при увольнении, строго регламентирован законодательством. В этой статье мы подробно разберем, как правильно передать трудовую книжку, какие существуют сроки и что делать в нестандартных ситуациях.
Общие правила приема и передачи трудовой книжки
Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данное место работы является для сотрудника основным. Процесс передачи документа включает в себя несколько ключевых этапов:
- Предоставление документа работником: при заключении трудового договора сотрудник передает бумажную трудовую книжку в отдел кадров.
- Регистрация: факт получения документа фиксируется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
- Внесение записи: кадровик вносит запись о приеме на работу в соответствующий раздел.
- Хранение: документ хранится у работодателя в специальном сейфе или несгораемом шкафу до момента увольнения сотрудника.
Как правильно передать трудовую книжку работодателю
Сама процедура передачи документа выглядит следующим образом:
- Личная передача: работник лично приносит трудовую книжку в отдел кадров. Это самый надежный способ, исключающий утерю документа.
- Почтовая пересылка: законодательство не запрещает пересылку трудовой книжки почтой (например, при дистанционном трудоустройстве), однако это сопряжено с рисками. Отправлять документ следует ценным письмом с описью вложения.
- Через доверенное лицо: в исключительных случаях передать документ может представитель работника по нотариально заверенной доверенности.
Подтверждение факта передачи
Очень важно, чтобы факт получения трудовой книжки работодателем был документально подтвержден. После того как сотрудник передает документ, кадровик обязан внести запись в Книгу учета движения трудовых книжек. В этой книге указываются:
- ФИО работника;
- Серия и номер трудовой книжки;
- Должность и место работы;
- Дата приема на работу;
- Подпись лица, принявшего документ.
Наличие подписи ответственного сотрудника в книге учета снимает с работника ответственность за сохранность документа на период его работы в компании.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): меняются ли правила?
С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. С 2021 года бумажные книжки больше не заводятся на тех, кто впервые устраивается на работу. Для остальных сотрудников переход был добровольным.
Если работник подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, он продолжает передавать ее работодателю по общим правилам. Если же сотрудник перешел на ЭТК:
- Бумажная книжка выдается ему на руки с соответствующей записью.
- Работодатель перестает нести ответственность за ее хранение.
- Все последующие сведения о трудовой деятельности передаются работодателем в электронном виде в Социальный фонд России (СФР) и отображаются на портале Госуслуг.
Возврат трудовой книжки при увольнении
Не менее важным является процесс передачи трудовой книжки обратно работнику при прекращении трудового договора. Согласно статье 84.1 ТК РФ:
- Работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день увольнения (последний рабочий день).
- В документ вносится запись об увольнении со ссылкой на статью, пункт и часть ТК РФ.
- Работник должен расписаться в самой трудовой книжке, личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек.
Что делать, если работник не забирает документ?
Часто возникают ситуации, когда в день увольнения сотрудник отсутствует на рабочем месте или отказывается забирать трудовую книжку. В таком случае работодатель обязан:
- Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте.
- С момента отправки такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа.
- Если согласие на пересылку получено, документ отправляется ценным письмом с описью вложения.
По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения.
Ответственность работодателя
Законодательство строго охраняет права работника на трудовую книжку. За задержку выдачи трудовой книжки при увольнении работодатель несет материальную ответственность:
- Материальная: работодатель обязан возместить работнику неполученный заработок в связи с незаконным лишением его возможности трудиться (статья 234 ТК РФ). Дни задержки оплачиваются из расчета среднего заработка;
- Административная: нарушение трудового законодательства влечет наложение штрафа по статье 5.27 КоАП РФ (для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей).
Что делать при утере трудовой книжки работодателем?
Если работодатель потерял трудовую книжку сотрудника во время ее нахождения в организации, он обязан принять все меры по восстановлению документа:
- Работодатель самостоятельно запрашивает выписки и справки у предыдущих работодателей данного сотрудника для подтверждения его стажа.
- Если восстановить записи невозможно (например, предыдущие компании ликвидированы), работодатель оформляет дубликат трудовой книжки.
- В дубликат вносятся сведения об общем и/или непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами, а также сведения о работе и награждениях по последнему месту работы.
Передача трудовой книжки работодателю — это юридически значимое действие, которое требует соблюдения строгих правил. Как работнику, так и работодателю важно помнить о необходимости фиксации факта передачи документа, правильном ведении книги учета и соблюдении сроков возврата при увольнении. Переход на электронные трудовые книжки постепенно упрощает кадровый учет, однако для тех, кто сохранил бумажный формат, актуальность правильного обращения с этим документом остается неизменно высокой.