Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника в России. С 2020 года в стране начался переход на электронный формат, но бумажные книжки до сих пор остаются в обороте. В 2026 году правила получения трудовой книжки изменились, и каждый новый сотрудник должен понимать, как и где её получить — в бумажном или электронном виде. В этой статье мы подробно разберём все аспекты: от первичного оформления до получения выписок через Госуслуги.

Кто имеет право получить трудовую книжку?

Трудовая книжка выдаётся каждому работнику, который заключает трудовой договор с работодателем. Это касается:

• Новых сотрудников, устраивающихся на работу впервые;
• Работников, у которых ранее не было трудовой книжки (например, студенты, выпускники вузов, лица, не работавшие по трудовому договору);
• Сотрудников, у которых трудовая книжка утеряна, повреждена или уничтожена.

Важно: с 1 января 2021 года все работники, устраивающиеся на работу впервые, получают только электронную трудовую книжку (ЭТК). Бумажная книжка выдаётся только по письменному заявлению работника, если он предпочитает сохранить традиционный формат.

Как получить трудовую книжку впервые в 2026 году?

Сценарий 1: Работник устраивается на работу впервые (после )

Если вы впервые заключаете трудовой договор в 2026 году, то:

1. Бумажная трудовая книжка не выдаётся автоматически — она создаётся только по вашему желанию.
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) открывается автоматически в системе Социального фонда России (СФР) на основании данных вашего СНИЛС.
3. Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней с даты приёма на работу передать сведения о вашем трудоустройстве в СФР через специальную электронную систему.

Что нужно сотруднику для открытия ЭТК?

• Паспорт (для идентификации личности);
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта);
• ИНН (при наличии);
• Документы об образовании (диплом, аттестат и т.п.).

Работодатель не обязан запрашивать у вас бумажную трудовую книжку — если её нет, это не препятствует оформлению на работу. ЭТК создаётся на основе данных СНИЛС, и вы можете в любой момент проверить её содержимое через Госуслуги.

Сценарий 2: Работник уже имел бумажную трудовую книжку ранее

Если вы ранее работали и имели бумажную трудовую книжку, вы можете:

• Продолжить использовать её в бумажном виде — работодатель вносит в неё новые записи;
• Перейти на электронный формат — подать заявление в свою организацию, и работодатель передаст все ваши данные в СФР. После этого бумажная книжка остаётся у вас как архивный документ, но новые записи будут вестись только в ЭТК.

Важно: переход на ЭТК не отменяет права на хранение бумажной книжки. Вы можете сохранить её как память о трудовом пути, но для будущих трудоустройств будет использоваться только электронная версия.

Какие сведения содержатся в трудовой книжке?

Независимо от формата (бумажный или электронный), в трудовой книжке фиксируются следующие данные:

Для бумажной трудовой книжки:

• ФИО сотрудника (полностью, без сокращений — как в паспорте);
• Дата рождения (в формате дд.мм;гггг, можно писать месяц прописью — ошибкой не будет);
• Образование (уровень, специальность, учреждение);
• Профессия, квалификация;
• Сведения о приёме на работу (дата, должность, основание, приказ);
• Сведения об увольнении (дата, основание, номер приказа);
• Сведения о переводах на другую должность;
• Награды, поощрения (по желанию работодателя);
• Запись о выдаче дубликата (если книжка восстанавливалась).

Для электронной трудовой книжки (ЭТК):

Все перечисленные выше сведения хранятся в базе СФР в цифровом виде. Дополнительно в ЭТК могут быть:

• Электронные подписи работодателя;
• История изменений (кто и когда вносил данные);
• Ссылки на приказы и другие документы (если работодатель загружает их в систему).

Как получить доступ к электронной трудовой книжке?

Доступ к ЭТК предоставляется бесплатно и в любое время через следующие каналы:

Через портал Госуслуг (gosuslugi.ru)

1. Авторизуйтесь на портале с подтверждённой учётной записью.
2. Перейдите в раздел «Каталог услуг» → «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка».
3. Нажмите «Получить услугу».
4. Система автоматически подтянет ваши данные по СНИЛС и покажет полную историю трудовой деятельности.

Через личный кабинет на сайте Социального фонда России (sfrf.ru)

1. Зайдите на сайт sfrf.ru.
2. Авторизуйтесь через Госуслуги.
3. Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка».
4. Просмотрите все записи, скачайте выписку в PDF.

Через МФЦ или отделение Пенсионного фонда

Если вы не пользуетесь интернетом, вы можете:

• Обратиться в ближайший МФЦ с паспортом и СНИЛС;
• Получить выписку из ЭТК на бумажном носителе;
• Запросить печатную копию с печатью и подписью сотрудника ПФР.

Можно ли получить новую трудовую книжку через Госуслуги?

Нет, напрямую через Госуслуги вы не можете «заказать» новую бумажную трудовую книжку. Однако:

• Если вы устраиваетесь на работу впервые — ЭТК создаётся автоматически;
• Если вы потеряли бумажную книжку — вы подаёте заявление работодателю, и он выдаёт вам дубликат на основании данных из СФР;
• Если вы хотите перейти с бумажной на электронную книжку — подаёте заявление работодателю, и он передаёт данные в СФР.

Через Госуслуги вы можете только получить выписку из уже существующей ЭТК, но не создать новую книжку.

Что делать, если в трудовой книжке ошибки?

Ошибки в трудовой книжке — это серьёзная проблема, которая может повлиять на начисление пенсии. Если вы обнаружили неточности:

В бумажной книжке:

• Обратитесь к работодателю, который внес ошибку;
• Подайте письменное заявление о внесении исправлений;
• Работодатель обязан внести исправление, заверив его печатью и подписью.

В электронной книжке:

• Свяжитесь с работодателем — он должен подать корректирующие сведения в СФР;
• Если работодатель не реагирует, обратитесь в территориальное управление СФР с доказательствами (копии приказов, трудового договора);
• СФР проведёт проверку и внесёт исправления в течение 10 рабочих дней.

Преимущества электронной трудовой книжки

• Нет риска потери или порчи, данные хранятся в защищённой базе СФР;
• Доступ в любое время, через Госуслуги, даже если вы не работаете;
• Быстрое оформление пенсии, ПФР получает данные автоматически;
• Экономия времени — при трудоустройстве не нужно искать книжку;
• Экологичность, нет необходимости печатать и хранить бумажные документы;
• Прозрачность, все изменения фиксируются с указанием даты и лица, внесшего изменения.

С 2026 года трудовая книжка — это не просто бумажный документ, а цифровая система, обеспечивающая точный и безопасный учёт трудового стажа. Каждый работник имеет право:

• Получить ЭТК автоматически при первом трудоустройстве;
• Выбрать бумажный формат — только если подаст заявление;
• Проверять свою трудовую историю через Госуслуги в любое время;
• Требовать исправления ошибок в любых форматах;
• Хранить бумажную книжку как исторический документ, даже после перехода на ЭТК.

Важно: не игнорируйте свою трудовую книжку — будь то бумажная или электронная. Она — основа вашей будущей пенсии, социальных выплат и карьерного роста.

Проверьте свою ЭТК прямо сейчас на gosuslugi.ru, это займёт 5 минут, но сохранит ваше будущее.

Информация актуальна на 23 мая 2026 года. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66, 66.1), все положения соответствуют действующему законодательству.