Трудовая книжка остается одним из важнейших документов‚ подтверждающих трудовой стаж работника․ Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ бумажные носители продолжают использоваться в 2026 году‚ если работник не выразил желание полностью перейти на цифровой формат․ В данной статье мы подробно разберем правила приема‚ оформления и ведения трудовых книжек в соответствии с актуальным законодательством РФ․
Прием работника: какие документы запрашивать?
При оформлении нового сотрудника работодатель должен определить‚ в каком формате будет вестись учет трудовой деятельности работника․
- Бумажная трудовая книжка: Если работник не отказался от бумажного варианта на предыдущем месте работы‚ новый работодатель обязан запросить этот документ․
- Электронная трудовая книжка (ЭТК): Если работник перешел на ЭТК‚ он предоставляет работодателю справку СТД-Р или СТД-СФР‚ подтверждающую стаж․
Важно: Руководитель или специалист по кадрам должен запросить бумажную трудовую книжку в день приема на работу для внесения соответствующей записи․
Оформление трудовой книжки при первом трудоустройстве
Если человек устраивается на работу впервые и у него нет трудовой книжки‚ ее оформляет текущий работодатель․
Основные правила оформления:
- Срок оформления: Трудовая книжка должна быть оформлена не позднее недельного срока со дня приема на работу․
- Присутствие работника: Оформление документа производится в присутствии самого работника․
- Бланки: Используются установленные государством бланки строгой отчетности․
Правила внесения записей о приеме на работу
Заполнение раздела «Сведения о работе» регулируется Инструкцией по заполнению трудовых книжек и соответствующими приказами Минтруда (включая актуальные требования приказа № 320н)․
Что должно быть указано в записи о приеме:
- Дата приема: Указывается в формате «ДД․ММ․ГГГГ»․
- Основание: Ссылка на приказ о приеме на работу (номер и дата)․
- Должность: Точное наименование должности‚ профессии или специальности в соответствии со штатным расписанием․
- Подразделение: Указывается структурное подразделение‚ в которое зачислен сотрудник․
Особенности при разных типах договоров:
При заключении срочного трудового договора в записи обязательно указывается срок действия договора или условие‚ при котором он прекращается․
Ведение и хранение трудовых книжек
Работодатель несет полную ответственность за сохранность документов сотрудников․
Основные требования к ведению:
- Актуальность: Своевременное внесение записей о переводах‚ присвоении новых разрядов‚ изменении наименования организации или должности․
- Исправления: В трудовых книжках запрещено использовать корректор или зачеркивать записи․ Все исправления должны оформляться соответствующим приказом и фиксироваться в книге учета․
- Хранение: Трудовые книжки должны храниться в сейфах или запираемых шкафах‚ доступ к которым имеет только ответственный сотрудник отдела кадров․
Выдача трудовой книжки при увольнении
В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику (или справку о переходе на ЭТК)․
Процедура выдачи:
- Вносится запись об увольнении со ссылкой на статью ТК РФ․
- Работник расписывается в получении книжки в соответствующем журнале учета․
- Если работник отказывается забирать документ‚ работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за книжкой или отправить её почтой заказным письмом с описью вложения․
Резюме для работодателя
Чтобы избежать штрафов и трудовых споров‚ помните о трех главных принципах:
Своевременность: Оформление первой книжки, до 7 дней‚ запись о приеме — в день выхода․
Точность: Формулировки в книжке должны строго соответствовать приказам и штатному расписанию․
Безопасность: Строгий учет и надежное хранение бумажных носителей․