Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Несмотря на повсеместную цифровизацию, вопросы, связанные с записью на прием трудовой книжки, ее учетом, внесением данных и хранением, остаются крайне актуальными как для кадровиков, так и для самих работников. В этой статье мы подробно разберем все нюансы работы с этим важным документом.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка представляет собой документ строгой отчетности, куда работодатель вносит информацию о том, где, когда и кем работал сотрудник. Туда же заносятся сведения о поощрениях, переводах и увольнениях. Традиционно этот документ был практически единственным информационным источником, свидетельствующим об опыте работы для большинства жителей нашей страны.
Однако если книжка была утеряна, подтвердить трудовой стаж можно и другими способами:
- Трудовыми договорами;
- Справками, выданными сотрудникам на предыдущих местах работы;
- Выписками из приказов;
- Данными из пенсионного фонда (особенно это актуально в эпоху электронных трудовых).
Запись на прием: учет движения трудовых книжек
Когда мы говорим о записи на прием трудовой книжки, в кадровом деле это означает процедуру регистрации документа при поступлении нового сотрудника. Работодатель обязан принимать и хранить трудовые книжки, а для этого существует строгий регламент учета.
Книги учета: бумажный формат обязателен
Важно помнить: несмотря на развитие цифровых технологий, вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков трудовой книжки нужно на бумажном носителе. Минтруд в своем письме особо подчеркнул этот момент. Электронные журналы могут использоваться лишь как вспомогательный инструмент, но основная запись должна оставаться на бумаге.
При приеме на работу кадровик делает запись о поступлении документа, присваивает ему номер и помещает в сейф. Информация, сохранённая на бумаге или другом надежном носителе, является гарантией того, что документ не потеряется.
Правила внесения записей в трудовую книжку
С появлением электронных трудовых книжек (ЭТК) действует новый порядок записей, который несколько облегчает работу кадровиков. Тем не менее, бумажный вариант все еще требует внимательного ведения, и ошибок в нем допускать нельзя.
Типичные ошибки при ведении записей
Иногда, когда не хватает места в трудовой книжке для внесения записей о работе в разделе «Сведения о работе», кадровики совершают грубую ошибку: они не заводят специальный вкладыш, а делают записи в разделе о награждениях. Это категорически неверно и может привести к проблемам при оформлении пенсии.
Как правильно поступить?
- Если в разделе «Сведения о работе» закончилось место, необходимо вшить вкладыш.
- На ьном листе основной трудовой книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш», указываются серия и номер вкладыша.
- Нумерация записей во вкладыше продолжается с того номера, на котором закончилась нумерация в книжке.
Особенности приема на работу иностранных граждан
Часто возникают вопросы при приеме на работу граждан других государств. Например, в организацию планируется прием на работу гражданина Республики Узбекистан. Трудовой книжки (бумажной) образца РФ у гражданина нет. Как быть в этой ситуации?
По просьбе работника и на основании его заявления, работодатель может завести для него новую бумажную трудовую книжку. При этом стаж, приобретенный на родине сотрудника, в российскую трудовую книжку не вносится, но может подтверждаться переводами соответствующих документов.
Цифровизация трудовых отношений
Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Россиянам доступен сравнительно новый формат — электронная трудовая книжка (ЭТК). Теперь данные о приемах, переводах и увольнениях работодатели направляют напрямую в Пенсионный фонд России в режиме реального времени.
Это не только упрощает сохранение данных (информация не может быть утеряна при пожаре или переезде), но и облегчает процесс подтверждения стажа. Работникам больше не нужно ждать, пока отдел кадров сделает запись — данные появляются в личном кабинете на портале Госуслуг практически сразу.
Работа с трудовой книжкой требует высокой ответственности. Будь то запись на прием документа в кадровую службу, внесение информации о новом месте работы или оформление вкладыша — каждое действие должно соответствовать нормативным актам. Сохранение бумажного учета движения книжек наряду с развитием электронных систем показывает, что переходный период требует от кадровиков двойного внимания. Главное — помнить, что от правильности каждой записи зависит будущая пенсия и спокойствие сотрудника.