Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работы, профессиональную деятельность и право на получение пенсии и других социальных гарантий. В Украине порядок её ведения регулируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утверждённой совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29 июля 1993 г. (далее – Инструкция 58). Ниже представлен подробный обзор актуальных требований к бумажным и электронным трудовым книжкам, особенностей их заполнения, хранения и оцифровки.

Нормативная база

• Инструкция 58 – основной нормативный акт, определяющий порядок ведения, хранения и выдачи трудовых книжек.
• Закон Украины «О занятости населения» (с изменениями на 2024 г.) – регулирует вопросы приёма, перевода и увольнения работников.
• Постановление Кабинета Министров Украины № 123 от 10 июня 2021 г. «О введении электронных трудовых книжек» – вводит электронный аналог бумажной книжки и устанавливает сроки оцифровки.
• Постановление Пенсионного фонда Украины от 15 января 2024 г. о формировании Реестра застрахованных лиц – описывает процесс проверки данных при оцифровке.

Важно помнить, что в период действия военного положения (с 24 февраля 2022 г.) порядок организации делопроизводства по вопросам трудовых отношений, оформления и ведения трудовых книжек в районах активных боевых действий определяется работодателем самостоятельно при условии обеспечения достоверного учёта выполненной работы и расходов на оплату труда.

Виды трудовых книжек

Бумажная трудовая книжка

Традиционный документ на бумажном носителе, выдаваемый работнику при приёме на работу. С 2024 г. допускается использование как старых бланков (приобретённых до 2024 г.), так и новых образцов, утверждённых Минтруда.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронный аналог бумажной книжки, хранящийся в единой государственной информационной системе. ЭТК имеет равную юридическую силу с бумажной версией. Внесение данных в ЭТК осуществляется через личный кабинет работника на портале «Дія» или через специализированные сервисы бухгалтерского учёта.

• Срок оцифровки: работники и работодатели имеют пять лет с 10 июня 2021 г. для перевода бумажных книжек в электронный вид – до 10 июня 2026 г.
• После проверки данных Пенсионным фондом Украины и внесения сведений в Реестр застрахованных лиц формируется окончательный вариант ЭТК.
• Физическим лицам‑предпринимателям (ФЛП) не требуется вносить записи о собственной деятельности, но данные о наёмных работниках ФЛП загружаются обязательно.

Когда выдавать трудовую книжку работнику?

• При приёме на работу – выдаётся в день заключения трудового договора (или в течение трёх рабочих дней после начала работы).
• При переводе на другую должность внутри того же предприятия – выдаётся новая запись, но сама книжка остаётся у работника.
• При увольнении – трудовая книжка выдаётся работнику в день расчёта вместе с справкой о заработке и справкой о среднем заработке.
• При утрате или повреждении книжки – выдаётся дубликат (см. раздел 5).

В период военного положения работодатель может самостоятельно определить порядок выдачи, однако обязан обеспечить документальное подтверждение факта трудовой деятельности.

Что вносится в трудовую книжку?

Согласно Инструкции 58, в трудовую книжку вносятся только сведения о:

• приёме на работу (должность, подразделение, дата приёма, основание – трудовой договор, приказ);
• переводе на другую работу (должность, подразделение, дата перевода, основание);
• совместительстве (указание места основной работы и места совместительства);
• увольнении (дата, основание – приказ, соглашение сторон, выход на пенсию и т.д.);
• изменении наименования организации или её реорганизации (если это влияет на трудовой договор).

Не вносятся: взыскания, награды, образовательные достижения, сведения о воинской службе (если не связано с трудовыми отношениями), данные о больничных листах и отпусках.

Пример записи о приёме на работу

Прийнятий на посаду інженера-механіка відділу технологічного обладнання
за трудим договором № 123‑В від р.
Приказ № 45 від р.

Пример записи о переводе

Переведений на посаду старшого інженера-механіка того ж відділу
за трудим договором № 123‑В (додаткова угода № 2) від р.
Приказ № 78 від р.

Пример записи о совместительстве

Совместитель: працює на посаді консультанта у ТОВ «Консалт‑Плюс»
за трудим договором № 77‑С від р.

Пример записи об увольнении

Звільнений за власним бажанням
за трудим договором № 123‑В від р.
Приказ № 102 від р.

Дубликат трудовой книжки

Если бумажная трудовая книжка утрачена, уничтожена или пришла в негодность, работодатель выдаёт дубликат. Дубликат оформляется на основании:

• заявления работника о утрате;
• справки о стаже работы, выданной бухгалтерией или кадровой службой;
• копий приказов о приёме, переводах и увольнениях (если они сохранились).

Варианты оформления дубликата:

1. Использовать старые чистые бланки, приобретённые до 2024 г.;
2. Оформить дубликат на бланке нового образца (утверждённого Минтруда после 2024 г.).

Дубликат имеет ту же юридическую силу, что и оригинал. При выдаче дубликата делается отметка «Дубликат» в соответствующем поле книжки.

Хранение и архивирование трудовых книжек

• Трудовые книжки хранятся у работника; работодатель обязан обеспечить их сохранность только в случае, если книжка находится на хранении у предприятия (например, при оформлении дубликата).
• При ликвидации организации трудовые книжки передаются в архив предприятия или в государственный архив по месту location последнего места работы.
• Электронные трудовые книжки хранятся в государственной информационной системе не менее 75 лет после последней записи.

Оцифровка трудовых книжек: порядок действий

1. Работник подаёт заявление о желании перейти на электронную форму (можно через портал «Дія» или через кадровую службу работодателя).
2. Работодатель формирует электронную запись на основе данных бумажной книжки (приказы, трудовые договоры, справки о стаже).
3. Переданные данные проверяются Пенсионным фондом Украины на соответствие Реестру застрахованных лиц.
4. После успешной проверки данные вносятся в Реестр, формируется окончательная электронная трудовая книжка.
5. Работник получает доступ к своей ЭТК в личном кабинете; бумажная книжка может быть оставлена на хранение или сдана в архив по желанию.

Срок завершения оцифровки – 10 июня 2026 г. После этой даты бумажные книжки, не переведённые в электронный вид, теряют юридическую силу как основной документ подтверждения стажа (однако могут использоваться как вспомогательный доказательный материал).

Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек

• Нарушение сроков выдачи трудовой книжки при приёме или увольнении – штраф от 30 до 50 необлагаемых минимумов доходов граждан (НМДГ).
• Несвоевременное или неполное внесение записей о приёме, переводе, увольнении – штраф от 20 до 40 НМДГ.
• Отказ в выдаче дубликата при утрате книжки – штраф от 50 до 100 НМДГ.
• Нарушение сроков оцифровки (после 10 июня 2026 г.) – возможные санкции со стороны Пенсионного фонда (отказ в назначении пенсии до предоставления подтверждающих документов).

Все штрафы устанавливаются в соответствии с Кодексом Украины об административных правонарушениях.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, до завершения оцифровки (до 10 июня 2026 г.) допускается ведение обеих форм. После этой даты электронная форма считается основной.

Нужно ли вносить запись о прохождении военной службы?

Если служба не связана с трудовыми отношениями (например, срочная служба по призыву), запись в трудовую книжку не вносится. Если служба оформлена как трудовой договор (контрактная служба), запись вносится как обычное принятие на работу.

Как быть с трудовыми книжками работников, работающих удалённо за границей?

Трудовая книжка ведётся по месту регистрации работодателя. Записи о приёме, переводе и увольнении делаются в соответствии с внутренними локальными актами предприятия, независимо от фактического места выполнения работы.

Можно ли исправить ошибку в трудовой книжке?

Исправления допускаются только путём зачёркивания ошибочной записи, внесения правильной записи рядом и заверения подписью ответственного лица и печатью организации. Исправление должно быть чётко читаемым.

Где можно получить бланк новой трудовой книжки?

Бланки утверждённого образца можно приобрести в специализированных канцелярских магазинах, у поставщиков печатной продукции или скачать электронный шаблон с официального сайта Минтруда Украины и распечатать на плотной бумаге (не менее 80 г/м²).

Правильное ведение трудовой книжки – важная составляющая кадрового документооборота, влияющая на пенсионное обеспечение работников и на соблюдение законодательства работодателем. Инструкция 58 остаётся базовым нормативным актом, однако с 2021 г. в Украине активно внедряется электронная трудовая книжка, которая к 2026 г. должна полностью заменить бумажный аналог. Соблюдение установленных сроков оцифровки, своевременное внесение записей о приёме, переводе и увольнении, а также правильное хранение документов помогут избежать штрафов и обеспечат защиту прав работников.

Следуйте рекомендациям, изложенным в данной статье, и ваша кадровая служба будет работать в полном соответствии с действующим законодательством Украины.