Дата актуализации:  г.

Исторический аспект

Первый нормативный акт‚ регламентирующий выдачу трудовых книжек в России‚ был принят в
3 (15) июня 1886 г; С тех пор документ претерпел множество изменений – от советского
«инструктажа о порядке ведения трудовых книжек» (постановление Госкомтруда СССР от  г. № 162)
до современных правил‚ утверждённых постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225
и последующими поправками (приказ Минтруда России № 320н от  г.).

Нормативно‑правовая база

• Российская Федерация
  • Постановление Правительства РФ от  № 225 «Правила ведения и хранения трудовых книжек‚
    изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей».
  • Приказ Минтруда России от  № 320н «Об утверждении формы‚ порядка ведения и хранения
    трудовых книжек».
  • Федеральный закон «О трудовых книжках» (в ред. от 2023 г.) – вводит обязательный переход
    к электронному формату.
• Республика Беларусь
  • Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников‚ утверждённая постановлением
    Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь.
  • Постановление Минтруда от  г. о порядке заполнения‚ выдачи и учета трудовых книжек.

Кому требуется трудовая книжка?

Трудовая книжка (бумажная или электронная) обязательна для всех работников‚
принимаемых на работу в России‚ за исключением:

1. Сотрудников‚ впервые трудоустроенных после 1 января 2026 г. – им выдаётся только электронная
   трудовая книжка.
2. Лиц‚ работающих по гражданско‑правовым договорам (подряды‚ комиссии)‚ если иное не предусмотрено
   отраслевыми нормативами.

Формы трудовой книжки

4.1 Бумажный вариант

Состоит из основной части (обложка + листы) и вкладышей‚ в которые вносятся сведения о
трудовой деятельности‚ стаже‚ премиях и т.д. Последний образец бумаги был введён в 2023 г.

4.2 Электронный вариант

Ведётся в информационной системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК) и может
интегрироваться с бухгалтерскими программами‚ например‚ 1С:Бухгалтерия.

Преимущества электронного формата

• Отсутствие риска потери документа;
• Автоматическое заполнение полей из кадровой системы;
• Упрощённый доступ сотрудника через личный кабинет;
• Сокращение расходов на печать и хранение.

Порядок выдачи и заполнения трудовой книжки

Согласно пункту 8 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек‚ работодатель обязан
оформить трудовую книжку в присутствии работника не позднее трёх рабочих дней с момента
начала трудовых отношений.

1. Подготовка документа
   • Приобретение бланков‚ соответствующих утверждённому образцу (для бумажных книг).
   • Регистрация нового сотрудника в кадровой системе (для электронных книг).
2. Заполнение реквизитов
   • Фамилия‚ имя‚ отчество; дата рождения; пол;
   • Серия и номер паспорта; дата выдачи‚ код подразделения;
   • Образование‚ специальность‚ квалификация;
   • Дата начала работы‚ должность‚ основание приема (трудовой договор‚ приказ).
3. Подписание и выдача
   • Работодатель ставит подпись и печать (если предусмотрено).
   • Сотруднику вручают книгу (или ссылку на электронный ресурс) и подписывают акт
     приема‑передачи.
4. Регистрация в журнале учёта

   В книге учёта движения трудовых книжек (раздел 13) делается запись:
   «Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф.И.О.) о предоставлении
   сведений о трудовой деятельности».

Что вносится в трудовую книжку?

Согласно действующим инструкциям‚ в трудовую книжку вносятся следующие сведения:

• Даты начала и окончания работы у каждого работодателя;
• Наименование организации‚ её ИНН/ОГРН;
• Должность‚ разряд‚ квалификационная категория;
• Основания увольнения (по собственному желанию‚ по соглашению сторон‚ по сокращению и т.д.);
• Сведения о прохождении профессионального обучения‚ повышении квалификации;
• Размеры заработной платы‚ премий‚ надбавок (при необходимости);
• Отметки о командировках‚ отпуске‚ больничных листах (по решению работодателя).

Особенности начала ведения в 2026 году

7.1 Переход на электронный формат

С 1 января 2026 г. новые сотрудники‚ принятые на работу‚ получают только электронную
трудовую книжку. Бумажный вариант может быть выдан лишь по желанию работника‚ если
он оформил письменное заявление.

7.2 Упрощённый порядок для малых предприятий

Для организаций с численностью менее 10 сотрудников упрощённый регламент допускает
ведение записей в электронном виде без обязательного использования специализированных
программных продуктов – достаточно вести таблицу в формате CSV‚ которая периодически
импортируется в государственную информационную систему.

7.3 Дубликаты и восстановление

Если бумажная трудовая книжка была утеряна‚ работник может получить дубликат
только после подачи заявления в отдел кадров и подтверждения факта потери (полис
страхования‚ заявление в полицию). Электронный дубликат формируется автоматически
в системе ЭТК.

Электронная трудовая книжка в 1С:Бухгалтерия

Для автоматизации процесса многие организации используют модуль «Электронная трудовая книжка»‚
входящий в состав 1С:Бухгалтерия 8.3. Основные шаги внедрения:

1. Установка и настройка модуля «ЭТК» в 1С.
2. Импорт справочников сотрудников (ФИО‚ паспортные данные‚ ИНН).
3. Настройка интеграции с кадровой частью (заполнение полей «Дата начала»‚ «Должность»‚
   «Основание приема»).
4. Проверка соответствия форматов данных требованиям приказа Минтруда № 320н.
5. Обучение персонала (кадровики и бухгалтеров) работе с электронными документами.

Хранение и учёт трудовых книжек у работодателя

Работодатель обязан вести журнал учёта движения трудовых книжек (раздел 13 книги
учёта). В журнале фиксируются:

• Дата выдачи/получения книги;
• ФИО сотрудника;
• Основание (выдача‚ возврат‚ утеря‚ уничтожение);
• Подпись ответственного лица.

Для электронных книжек хранение осуществляется в облачной инфраструктуре‚ при этом
необходимо обеспечить:

• Шифрование данных;
• Регулярное резервное копирование;
• Контроль доступа (только уполномоченные лица могут вносить изменения).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

10.1 Нужно ли оформлять бумажную трудовую книжку‚ если сотрудник работает удалённо?

Да‚ если сотрудник предпочитает бумажный вариант и подал письменное заявление. В противном
случае применяется электронный формат.

10.2 Как быстро оформить дубликат потерянной книжки?

Для электронного дубликата – мгновенно через систему ЭТК. Для бумажного – в течение 10 рабочих
дней после подачи заявления и предоставления подтверждающих документов.

10.3 Можно ли вносить исправления в уже заполненную запись?

Исправления допускаются только в случае ошибки. Вносятся штрих‑коды «исправление»‚ а рядом
делается запись с указанием причины и подписью ответственного лица.

Начало ведения трудовых книжек – важный этап в организации кадрового учёта любой компании.
Современные требования (переход к электронному формату‚ упрощённые процедуры для малых
предприятий) позволяют автоматизировать процесс и снизить административную нагрузку.
Соблюдая нормативные акты‚ правильно оформляя документы и используя современные ИТ‑решения‚
работодатель гарантирует законность трудовых отношений и защищённость прав работников;

Автор: ваш виртуальный помощник.
Контакт: info@example.com