Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Вопрос о том, кто и как должен вести трудовые книжки, регулируется Трудовым кодексом РФ и подзаконными актами. Ниже приведена подробная информация на основе актуального законодательства.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В нее вносятся сведения о всех местах работы, должностях, переводах, увольнениях и других ключевых событиях. Этот документ необходим для:

• Назначения пенсии и calculation трудового стажа.
• Получения социальных льгот и пособий.
• Подтверждения опыта работы при трудоустройстве.

Кто обязан вести трудовые книжки?

Работодатель (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель) обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном ТК РФ и иными нормативными актами. Это прямо указано в пункте 1 статьи 66 ТК РФ и подтверждается официальными разъяснениями Минтруда.

Важные исключения:

• Работодатели — физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, не обязаны вести трудовые книжки. Однако если они нанимают работников по трудовому договору, они могут по просьбе сотрудника оформить трудовую книжку.
• Лица, работающие по гражданско-правовым договорам (ГПХ), не получают записей в трудовую книжку, так как такие отношения не регулируются ТК РФ.

Порядок ведения трудовых книжек

Ведение осуществляется в строгом соответствии с Приказом Минтруда России от № 320н (Правила ведения и хранения трудовых книжек). Основные требования:

Оформление при приеме на работу

Если работник принимается на работу впервые или у него отсутствует трудовая книжка, работодатель (его кадровый сотрудник) обязан:

• Оформить новую трудовую книжку установленного образца.
• Внести первую запись о приеме на работу не позднее недельного срока со дня фактического допущения к работе (п. 8 Правил).
• Запись должна содержать: дату приема, наименование организации, должность, основание для приема (приказ, договор).

Внесение записей в процессе работы

Все изменения (переводы, изменения условий трудового договора, поощрения) оформляются на основании издаваемых работодателем приказов (распоряжений). Записи вносятся не позднее одной недели после издания соответствующего документа.

Запись об увольнении — самый важный раздел

Запись о причине прекращения трудового договора вносится в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона с обязательной ссылкой на статью, часть, пункт.

Пример правильной записи: «Уволен по истечении срока срочного трудового договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)».

Запрещено: использовать собственные формулировки («по собственному желанию», «за прогул» без ссылки на ст. 81 ТК РФ), вносить записи, не соответствующие реальному основанию увольнения.

Хранение трудовых книжек

Работодатель обязан обеспечить надлежащее хранение трудовых книжек:

• Бумажные книжки хранятся в кадровом отделе в условиях, исключающих порчу или утерю.
• По истечении 75 лет с даты последней записи трудовая книжка передается на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2021 года в России параллельно с бумажной ведется электронная трудовая книжка. С 1 января 2026 года завершается переходный период, и для большинства работников сведения будут формироваться только в электронном виде.

Ключевые особенности ЭТК:

• Сведения о трудовой деятельности формируются в Единой государственной информационной системе социального обеспечения (ЕГИСС).
• Работник может получить выписку из электронной трудовой книжки в любое время через портал «Госуслуги» или в отделении ПФР.
• Бумажная трудовая книжка по-прежнему выдается работнику по его заявлению, если он работает у работодателя, который не перешел на ЭТК, или если у работника уже есть заполненная бумажная книжка.

Ответственность за нарушение правил ведения

Нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек (неправильные или несвоевременные записи, утрата) влечет для работодателя административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ (штрафы для должностных лиц и юридических лиц).

Трудовые книжки должны вестись на каждого работника (за исключением отдельных категорий, указанных в законе) работодателем в строгом соответствии с Трудовым кодексом РФ и Правилами, утвержденными Приказом Минтруда № 320н. Записи об увольнении требуют особой точности, только формулировки закона со ссылками. С 2026 года основной формат становится электронным, но бумажная книжка сохраняет юридическую силу по запросу работника.

Источники: ТК РФ (ст. 66), Приказ Минтруда России от № 320н, Федеральные законы № 439-ФЗ, № 436-ФЗ.