Трудовая книжка — это главный документ о трудовой деятельности и стаже работника. Несмотря на постепенный переход на электронный формат, бумажная трудовая книжка остается важным документом для многих граждан. В этой статье мы подробно разберем нормативную базу, правила ведения, хранения и учета трудовых книжек, а также особенности их электронного аналога.

Нормативно-правовая база

Ведение трудовых книжек строго регламентировано законодательством Российской Федерации. Основными документами, определяющими порядок работы с трудовыми книжками, являются:

• Статья 66 Трудового кодекса РФ — устанавливает общие правила ведения и хранения трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» и утвержденные им Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (с учетом дополнений и изменений, в т.ч. Постановлением Правительства РФ от г. № 132).
• Приказ Минтруда России от № 320н — утверждает актуальные формы, порядок ведения и хранения трудовых книжек (зарегистрирован в Минюсте России № 63748). Именно этот приказ ввел новые правила, актуальные в т.ч. и на 2025-2026 годы.
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (в соответствии с п. 13 Правил ведения).

Общие правила ведения и заполнения

Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для сотрудника основной. При этом важно соблюдать ключевые требования:

1. Оформление впервые. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
2. Своевременность и точность. Записи вносятся аккуратно, без сокращений и исправлений (зачеркивания допускаются только в строго определенных случаях, например, при изменении ФИО работника).
3. Соблюдение нумерации. Все записи должны иметь свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела.

Особенности заполнения при выдаче на руки

В связи с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК), у работников появилось право получить свою бумажную трудовую книжку на руки. При этом в графе 13 необходимо указать: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».
Далее свою подпись ставит сотрудник при получении книжки на руки, подтверждая факт передачи документа.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. Работодатель теперь обязан передавать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд России (СФР).

Важно: Если работодатель не передаст сведения в Пенсионный фонд России, то данный период работы не будет учтён в трудовой стаж, что может негативно сказаться на будущей пенсии сотрудника.

Нормативные правовые акты по ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде постоянно совершенствуются Министерством труда и социальной защиты РФ. Сегодня ЭТК и бумажная книжки существуют параллельно, если работник не подал заявление о переходе исключительно на электронный формат.

Хранение и учет трудовых книжек

Трудовая книжка — это официальный персональный документ, и ее учет и хранение требуют особой ответственности от работодателя.

Текущее хранение

При приёме на работу сотрудники передают свои трудовые книжки, если их ведут в бумажном виде, на хранение работодателю. Это установлено пунктом 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Постановление № 225). Трудовые книжки должны храниться в организации в специально оборудованных сейфах или несгораемых шкафах, исключающих доступ посторонних лиц и порчу документов.

Учет документов

Для контроля за движением трудовых книжек работодатель обязан вести специальные книги учета:

• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
• Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Оформление дубликата и новые правила 2025-2026 годов

Утрата трудовой книжки — серьезная проблема, однако законодательство предусматривает порядок ее решения. С введением новых правил (с , актуальны на 2025 год), заявление об утрате подается по месту работы, где вносилась последняя запись в трудовую книжку. В предыдущей редакции общие правила были иными, что теперь значительно упрощает жизнь работникам.

Работодатель обязан помочь сотруднику в сборе документов, подтверждающих его стаж, и оформить дубликат не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

Правильное ведение, учет и хранение трудовых книжек — это не просто формальность, а важнейшая обязанность работодателя. Ошибки в заполнении, несвоевременная передача данных в СФР или ненадлежащее хранение могут привести к потере стажа для работника и серьезным штрафам для организации. Использование актуальных нормативных актов (Приказ Минтруда № 320н, Постановление № 225 и ст. 66 ТК РФ) и ЕИСОТ (Единой общероссийской справочно-информационной системы по охране труда) помогает кадровым специалистам оставаться в русле современных требований законодательства.