Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника․ Правильное её ведение и хранение регламентируется нормативными актами, в частности Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г․ № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (в дальнейшем – Правила)․ Ниже представлен подробный обзор основных требований, актуальных на 2026 год․
Нормативная база
- Постановление Правительства РФ № 225 от – основной документ, устанавливающий порядок ведения, хранения, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей․
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Приказом Минтруда России от № 69, ред․ от ) – детализирует порядок внесения записей, запрещает сокращения и требует сквозной нумерации․
- Изменения и дополнения:
- Постановление Правительства РФ № 132 от – внесло поправки в пункты о хранении и учёте бланков․
- С 1 сентября 2021 года упрощён порядок учёта бланков трудовых книжек (запрос сотрудника, ответственного за ведение, хранение и выдачу)․
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 20, 66, 192, 273, 274, 362, 419) – содержит ссылки на пункты Правил, касающиеся ответственности за нарушение порядка ведения и хранения․
Ведение трудовой книжки
Оформление при приёме на работу
При оформлении трудовой книжки в неё вносятся следующие сведения о работнике:
- Фамилия, имя, отчество;
- Дата рождения;
- Образование (по желанию работника);
- Профессия, специальность, должность;
- Дата приёма на работу;
- Наименование структурного подразделения (если имеется)․
Все записи делаются печатным шрифтом, без сокращений, черными чернилами․ Каждый раздел имеет сквозную нумерацию (п․ 11 Правил)․
Внесение изменений и исправлений
- Изменения (перевод на другую должность, изменение профессии и т․п․) вносятся в соответствующий раздел с указанием даты и основания (приказ, соглашение)․
- Исправления допускаются только путём зачёркивания ошибочной записи одной тонкой линией, написания правильного варианта сверху и заверения подписью уполномоченного лица и печатью организации․
- Запрещено использовать корректирующие жидкости, скотч или другие способы скрытия ошибок․
Дубликат трудовой книжки
При утрате или порче трудовой книжки работник может запросить выдачу дубликата․ Дубликат оформляется на основании заявления работника и содержит те же сведения, что и оригинал, с пометкой «Дубликат»․ Выдача дубликата осуществляется после проверки личного дела и кадровых документов․
Вкладыш в трудовую книжку
Вкладыш используется для записи информации о наградах, поощрениях, учёных степенях и иных сведениях, не связанных непосредственно с трудовой деятельностью․ Вкладыш оформляется отдельным листом, который аккуратно вшивается в книжку после последней записи о работе․
Выдача трудовой книжки при увольнении
При расторжении трудового договора работнику выдаётся трудовая книжка с записью об увольнении (дата, основание, номер приказа)․ Выдача производится под подпись работника в журнале учёта выдачи трудовых книжек․ Если работник отказывается получить книжку, она хранится у работодателя в течение 50 лет с даты увольнения (п․ 42 Правил)․
Хранение трудовых книжек
Кто отвечает за хранение?
Согласно п․ 6 ст․ 20 ТК РФ и п․ 42 Правил, ответственным за ведение и хранение трудовых книжек назначается лицо, определённое приказом руководителя организации (обычно специалист отдела кадров или уполномоченный сотрудник)․
Где хранить?
- Трудовые книжки хранятся в огнеупорном шкафу или сейфе, обеспечивающем защиту от пожара, влаги и несанкционированного доступа․
- Допустимо хранение в специальных металлических шкафах с запирающим устройством, расположенных в помещении отдела кадров․
- Книжки не должны находиться на открытых столах, в ящиках стола или в местах общего доступа․
Как хранить?
- Книжки размещаются вертикально, в специальных папках или коробках, чтобы избежать деформации обложки․
- Каждая книжка сопровождается карточкой учёта (номер, ФИО сотрудника, дата приёма, дата выдачи/возврата)․
- Доступ к книжкам предоставляется только уполномоченным лицам под расписку в журнале учёта․
Сроки хранения
- Текущее хранение – пока работник находится в организации (п․ 3 Правил)․
- После увольнения – книжка хранится у работодателя 50 лет с даты увольнения, если работник не востребовал её (п․ 42 Правил)․ По истечении этого срока документы подлежат уничтожению в порядке, установленном внутренними нормативными актами организации․
- Бланки трудовых книжек и вкладыши хранятся отдельно от заполненных экземпляров, также в огнеупорном шкафу, срок хранения – 5 лет с даты последнего использования (п․ 5 Правил)․
Ответственность за нарушение
Нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек влечёт:
- Административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб для организаций)․
- В случае причинения вреда работнику (например, невозможность подтвердить стаж для пенсии) возможна гражданско‑правовая ответственность (возмещение ущерба)․
- При повторных нарушениях – дисквалификация должностного лица на срок от 6 месяцев до 1 года․
Особенности после 1 сентября 2021 года
С указанной даты введён упрощённый порядок учёта бланков трудовых книжек:
- Учёт бланков ведётся на основании заявления сотрудника, ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек (приказом назначается ответственное лицо)․
- Не требуется ежемесячная инвентаризация бланков; достаточно проводить её по мере необходимости или при изменении количества бланков․
- Сохраняются все требования к оформлению, хранению и выдаче заполненных книжек․
Практический чек‑лист для отдела кадров
- Назначить ответственного за ведение и хранение трудовых книжек приказом руководителя․
- Обеспечить огнеупорный шкаф/сейф с журналом учёта․
- При приёме на работу оформить первую запись в трудовой книжке согласно п․ 2․1․
- Вносить изменения и исправления только допустимыми способами (чёрные чернила, зачёркивание, подпись, печать)․
- Вести журнал учёта выдачи/возврата трудовых книжек (подписи сотрудника и ответственного лица)․
- При увольнении сделать запись об увольнении, выдать книжку под расписку; при отказе – обеспечить хранение 50 лет․
- Хранить бланки и вкладыши отдельно, проверять их состояние не реже одного раза в год․
- Проводить внутренний аудит соблюдения правил не реже одного раза в полугодие․
- При выявлении нарушений – немедленно устранять, фиксировать в служебной записке и информировать руководство․
Соблюдение правил ведения и хранения трудовых книжек – не только юридическая обязанность работодателя, но и гарантия защиты прав работников на подтверждение трудового стажа, получение пенсии и социальных выплат․ Чёткое следование нормативным актам, внедрение чёткой системы учёта и ответственного отношения к документам позволяют избежать штрафов, судебных споров и репутационных потерь․ Рекомендуется регулярно обновлять внутренние инструкции в соответствии с последними изменениями законодательства и проводить обучение кадрового персонала․