Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности гражданина, его стаже, квалификации и условиях труда. В России ведение и хранение трудовых книжек регулируется рядом нормативных актов, среди которых ключевыми являются Трудовой кодекс РФ и Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (с изменениями, в т.ч; Постановлением Правительства РФ № 132 от  г.).

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статьи 66‑66.1, 84.1, 127, 132 и др.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовлении бланков трудовой книжки и обеспечении ими работодателей».
• Постановление Правительства РФ № 132 от – внесение изменений в правила ведения трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
• ЕИСОТ – Единая общероссийская справочно‑информационная система по охране труда (используется для электронного учета записей).

Основные виды трудовых книжек

1. Бумажная трудовая книжка – традиционный формат, обязательный для большинства работников.
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – вводится в 2023‑2024 гг. и хранится в информационных системах работодателя и государственных реестрах.

Кто обязан вести трудовую книжку?

Ведение трудовой книжки обязаны вести:

• Работодатели (в т.ч. индивидуальные предприниматели) – в бумажном виде в организации, в электронном – через ЕИСОТ.
• Работники – обязаны сдавать свою книжку работодателю при приёме на работу и получать её обратно при увольнении.

Порядок выдачи, хранения и возврата трудовой книжки

4.1 Приём на работу

При приёме на работу сотрудник передаёт свою трудовую книжку (или подтверждает отсутствие книжки) работодателю. Если книжка в бумажном виде, она вносится в учет и хранение организации.

4.2 Хранение в организации

Согласно приказу Минтруда № 320н, хранение трудовых книжек должно соответствовать пяти главным требованиям:

• Защищённость – книжки хранятся в закрытом шкафу или сейфе, недоступном посторонним лицам.
• Учет – ведётся журнал учёта (бумажный или электронный) с указанием ФИО, даты получения и возврата.
• Систематизация – книги размещаются по алфавиту или по табельным номерам, используют каталожные разделители.
• Своевременное обновление – все записи вносятся в течение 3 рабочих дней после события (приём, перевод, повышение квалификации, увольнение).
• Контроль доступа – доступ к книжкам имеет только уполномоченный кадровый специалист.

4.3 Выдача при увольнении

Трудовая книжка возвращается работнику в день увольнения (или в течение 3 дней). В ней делается запись об увольнении, указание причины и даты.

4.4 Выдача дубликата

Дубликат трудовой книжки может быть выдан в случаях утраты, порчи или невозможности восстановления оригинала. Процедура:

1. Работник подаёт заявление о выдаче дубликата.
2. Работодатель проверяет наличие записей в своей базе и в ЕИСОТ.
3. Оформляется дубликат на новых бланках, утверждённых правительством.
4. Дубликат подписывается уполномоченным лицом и вносится в учёт.

Как правильно вносить записи

Записи в трудовую книжку делаются от руки (для бумажного варианта) чернилами чёрного или синего цвета, без исправлений. При необходимости исправления:

• Ставится зачёркивание с указанием причины.
• Под записью делается подпись и печать уполномоченного лица.
• В случае серьёзных ошибок может потребоваться выдача дубликата.

Типичные записи

Электронная трудовая книжка

ЭТК хранится в единой государственной информационной системе и имеет такие преимущества:

• Отсутствие риска потери бумажного документа.
• Автоматическое обновление записей через ЕИСОТ.
• Удобный доступ для работника через личный кабинет «Госуслуги».
• Сокращение административных расходов работодателя;

Для перехода на электронный формат работодатель обязан:

1. Подписать договор с оператором ЭТК.
2. Обучить кадровый персонал работе с системой.
3. Обеспечить согласие работника (подписать согласие на обработку персональных данных).

Права и обязанности работников

• Получать трудовую книжку при приёме на работу и после увольнения.
• Требовать предоставления выписок из ЭТК в любое время.
• Обращаться за дубликатом в случае утраты или порчи.
• Контролировать правильность записей и своевременно сообщать об ошибках.

Ответственность за нарушение правил

За несоблюдение требований к ведению и хранению трудовых книжек предусмотрена административная ответственность:

• Штраф для работодателя – от 5 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Для должностных лиц – штраф от 10 000 до 50 000 рублей.
• В случае умышленного искажения сведений – уголовная ответственность (ч. 2 ст. 285.1 УК РФ).

Практические рекомендации для работодателей

1. Создайте регламент по учёту и хранению трудовых книжек, согласованный с отделом юридической службы;
2. Обеспечьте физическую безопасность – используйте запирающиеся шкафы, ограничьте доступ.
3. Ведите электронный журнал с указанием даты получения и возврата каждой книжки.
4. Регулярно проверяйте правильность записей (не реже одного раза в полугодие).
5. Обучайте персонал – проведите инструктаж по правилам внесения записей и работе с ЭТК.
6. Сохраняйте копии всех записей в электронном виде (скан‑копии) в соответствии с требованиями 320н.

Трудовая книжка – важнейший документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника. Правильное ведение, хранение и своевременное обновление записей защищают интересы как работников, так и работодателей, а также позволяют избежать штрафов и судебных споров. С учётом современных технологий всё больше организаций переходит на электронный формат, что упрощает процесс учёта и повышает его надёжность.

Помните: законодательство постоянно обновляется, поэтому регулярно проверяйте актуальность нормативных актов (например, новые редакции приказов Минтруда) и адаптируйте внутренние процедуры под новые требования.

Дата актуализации информации:  г.