Трудовая книжка — это главный официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника․ В 2026 году правила ведения, хранения и заполнения этого документа строго регламентированы законодательством․ Работодателю невероятно важно соблюдать все инструкции, так как любые ошибки могут привести к проблемам для сотрудника при оформлении пенсии или на новом месте работы․
В данной статье мы подробно разберем актуальные правила, нормативную базу и пошаговый алгоритм заполнения бумажных трудовых книжек;
Нормативно-правовая база
Вопросы, связанные с порядком ведения, хранения, изготовления и учета трудовых книжек, регулируются следующими ключевыми документами:
- Постановление Правительства РФ от г․ № 225 «О трудовых книжках» (Правила ведения и хранения трудовых книжек)․
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от г․ № 69․ Этот нормативный документ содержит правила корректного внесения информации о самом специалисте, а также всей его трудовой истории․
Также стоит помнить, что некоторые положения базируются на исторических документах, таких как Постановление Совета Министров СССР и ВЦСПС от г․ № 656, если они не противоречат действующему российскому законодательству․
Общие правила заполнения трудовых книжек
Чтобы избежать исправлений и неточностей, кадровику или работодателю следует придерживаться базовых правил:
- Язык заполнения: трудовые книжки и вкладыши в них заполняются на государственном языке Российской Федерации (официальном языке)․
- Цвет чернил: записи производятся аккуратно, ручкой черного, синего или фиолетового цвета; Использование карандаша, маркеров или корректоров строго запрещено․
- Сокращения: не допускается использование сокращений (например, нельзя писать «пр;» вместо «приказ», «расп․» вместо «распоряжение», «пер․» вместо «перевод»)․ Даты записываются арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например, )․
- Печать: если работодатель применяет печать в работе, печатью необходимо заверить сведения на ьном листе бумажной трудовой книжки или вкладыша к ней, а также записи о переходе на электронные трудовые и об увольнении․
Заполнение ьного листа
ьный лист содержит общие сведения о работнике․ Ошибки здесь недопустимы, так как исправить их сложнее всего․
На ьном листе указываются:
- Фамилия, имя, отчество работника (полностью, без сокращений, на основании паспорта)․
- Дата рождения (число, месяц, год)․
- Образование (на основании диплома или аттестата)․
- Профессия, специальность (на основании документа об образовании)․
После заполнения ьного листа работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений․ Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, также ставит свою подпись и заверяет данные печатью организации (при её наличии)․
Внесение сведений о работе
Раздел «Сведения о работе» заполняется следующим образом:
- в виде заголовка (без номера и даты) указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации․
- Графа 1: вносится порядковый номер записи․
- Графа 2: указывается дата события (приема, перевода, увольнения)․
- Графа 3: вносится сама запись о событии (например: «Принят в отдел продаж на должность менеджера»)․ При увольнении обязательно указывается ссылка на статью ТК РФ․
- Графа 4: указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, послужившего основанием для внесения записи․
Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора)
Запись об увольнении — одна из самых важных․ При её внесении необходимо:
- Поставить порядковый номер записи․
- Указать дату увольнения․
- В графе 3 сделать запись о причине увольнения с обязательной формулировкой из Трудового кодекса РФ (например: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»)․
- В графе 4 указать реквизиты приказа об увольнении․
Все записи об увольнении должны быть заверены подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации и подписью самого работника․
Особенности заполнения при переводе
Особого внимания требуют сведения об увольнении и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность)․ В этом случае в трудовой книжке сначала делается запись об увольнении в порядке перевода, а у нового работодателя — запись о приеме также в порядке перевода․
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С переходом на электронные трудовые книжки появились новые правила․ Если работник выбрал электронный формат, работодатель обязан:
- Вносить все данные (полное имя работника, место и периоды работы, даты приема, перевода, увольнения) в отчетность для Пенсионного фонда․
- В бумажной трудовой книжке такого сотрудника сделать специальную запись о подаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде и заверить её печатью (при наличии)․
Исправление ошибок и выдача дубликатов
Если в трудовой книжке обнаружена неверная или неточная запись, её можно исправить․ Делается это следующим образом:
- В графе 1 ставится порядковый номер, следующий за последней записью․
- В графе 2 указывается дата внесения исправления․
- В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна», после чего вносится правильная формулировка․
- В графе 4 повторяются реквизиты приказа, на основании которого вносилась ошибочная запись (или нового приказа, если ошибка была в формулировке)․
Зачеркивать записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» категорически запрещено! Зачеркивание допускается только на ьном листе (при смене фамилии)․
Если трудовая книжка утеряна или пришла в негодность, работодатель обязан выдать дубликат․ Порядок заполнения дубликатов также строго регламентирован Постановлением № 225․
Ведение трудовых книжек требует от кадровых специалистов и работодателей максимальной внимательности и отличного знания нормативной базы․ Аккуратное заполнение, соблюдение правил учета, хранения и своевременное внесение записей, это залог того, что документ будет иметь юридическую силу, а работник не столкнется с проблемами при подтверждении своего стажа․