Трудовая книжка – один из главных документов, подтверждающих трудовую историю гражданина России. За последние годы в законодательстве произошли существенные изменения: появился электронный вариант, изменились правила заполнения ьного листа и вкладыша, а также уточнились требования к записям о совместительстве, вахтовом методе работы и прочих особенностях трудовых отношений.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие оформление и ведение трудовых книжек, на 2026 год:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – глава 5 «Трудовые книжки»;
• Постановление Минтруда РФ от № 69 «О правилах ведения и хранения трудовых книжек»;
• Приказ Минтруда и социальной защиты РФ от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
• Приказ Минфина РФ от № 55н «Об изготовлении бланков трудовых книжек и их обеспечении работодателей»;
• Федеральный закон от № 439‑ФЗ (ч. 8 ст. 2) – о переходе на электронные трудовые книжки.

Все указанные документы доступны в официальных правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) и обязательны к исполнению как работодателями, так и работниками.

Виды трудовых книжек

1. Бумажная трудовая книжка – традиционный вариант, который сохраняется у работников, у которых книжка была выдана до 2021 года. В 2023 году введена новая форма (обновлённый ьный лист, новые графы).
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – основной документ для всех новых работников с 2020 года. Оформляется в системе «ЕФС‑1» и хранится в личном кабинете в ПФР.
3. Дубликат – выдаётся в случае утраты, порчи или добровольного отказа от оригинала. Оформляется по заявлению работника и требует заполнения ьного листа.
4. Вкладыш – дополнительный блок страниц, вшиваемый в книжку, когда основной блок заполнен полностью. Вкладыш считается неотъемлемой частью трудовой книжки.

Структура бумажной трудовой книжки

Ниже – основные разделы, которые присутствуют в новой форме (введённой с 1 января 2023 года):

• ьный лист – сведения о работнике (ФИО, дата рождения, пол, гражданство, СНИЛС, ИНН, место жительства).
• Раздел «Сведения о работе» – записи о приёме, переводе, увольнении, смене должности, совместительстве, вахтовом методе и т.д.
• Раздел «Сведения о награждении» – государственные и отраслевые награды, премии.
• Раздел «Сведения о профессиональном образовании» (по желанию работника).
• Вкладыш – при необходимости.

3.1 ьный лист – как заполнять

ьный лист заполняется только работодателем в присутствии работника, не позднее недели с момента приёма на работу (или выдачи дубликата). Пример заполнения:

3.2 Записи в разделе «Сведения о работе»

Записи вносятся в три колонки (по образцу приказа Минтруда 320н):

1. Дата (в арабских цифрах, без сокращений);
2. Наименование организации, её ИНН/ОГРН, адрес;
3. Сведения о работе (должность, основание приёма, условия труда, сведения о совместительстве, вахтовом методе и т.д.).

Пример записи о приёме на работу (основное место работы):

 ООО «СтройТех», ИНН 7701234567, г. Москва, ул. Ленина, д. 15
Принят на должность инженера‑проектировщика по трудовому договору № 123 от . Полный рабочий день, 40 ч/нед.

Запись о совместительстве (если работник уже имеет основное место работы):

 ЗАО «ТехноСервис», ИНН 7709876543, г. Москва, ул. Садовая, д. 8
Принят на работу по совместительству в должность специалиста по обслуживанию, 20 ч/нед., с 1‑й по 15‑й числа каждого месяца.

3.3 Особые записи

• Вахтовый метод работы – указывается в отдельной строке: «Работа по вахтовому методу, вахта с по ». Даты вахты пишутся в арабских цифрах.
• Перевод – «Переведён на должность старшего инженера, с ». При переводе указывается новое основание (приказ, договор).
• Смена фамилии – «Смена фамилии с Иванова на Иванову, в связи с браком, ». При этом в ьный лист вносятся исправления.
• Увольнение – «Уволен по собственному желанию (заявление от ), последний рабочий день – ». При увольнении указывается основание и дата выдачи справки о заработной плате.

Вкладыш и дубликат: когда и как оформлять

Вкладыш вшивается между последним листом основной части и правой обложкой (п. 60 Инструкции о трудовых книжках). При его оформлении:

• Заполняются те же графы, что и в основной части;
• Нумерация страниц продолжается без пропусков;
• Вкладыш считается обязательной частью книжки – без него запись считается недействительной.

Дубликат выдаётся по заявлению работника (потеря, порча, добровольный отказ). При оформлении дубликата:

1. Работник подаёт письменное заявление в отдел кадров;
2. Работодатель запрашивает у прежних нанимателей сведения о предыдущих местах работы (по желанию работника);
3. Заполняется новый ьный лист (все данные те же, но указывается «Дубликат»);
4. В дубликате вносятся все записи, которые были в оригинале, в т.ч. в вкладыше.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК – основной документ для всех, кто впервые трудоустраивается после 2020 года. Оформление происходит в системе «ЕФС‑1», доступной через личный кабинет в ПФР.

5.1 Порядок создания ЭТК

1. Работодатель в системе «ЕФС‑1» создаёт запись о новом сотруднике, вводя те же данные, что и в бумажный ьный лист.
2. Работник подтверждает создание ЭТК через SMS‑код, полученный на мобильный телефон, привязанный к СНИЛС.
3. После подтверждения в системе автоматически формируется первая запись о приёме на работу.

5.2 Как просмотреть и распечатать ЭТК

Работник может зайти в личный кабинет ПФР (https://lk.pfrf.gov.ru) и в разделе «Электронные трудовые книжки» увидеть полную историю трудовой деятельности, а также распечатать её в PDF‑формате (для предъявления в суде, при получении визы и т.п.).

5.3 Особенности записи в ЭТК

• Все даты записываются в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
• Сокращения в названиях организаций и должностей запрещены – система автоматически проверяет корректность ввода.
• Записи о совместительстве, вахтовом методе и изменении фамилии вносятся так же, как в бумажную книжку, но без необходимости в отдельном столбце – все сведения помещаются в поле «Сведения о работе».

Ответственность за правильное ведение трудовых книжек

Согласно ТК РФ и Приказу Минтруда 320н:

• За некорректное заполнение (пропуск обязательных полей, использование сокращений, неверные даты) работодатель может быть привлечён к административной ответственности (штраф до 5 000 рублей за каждую ошибку).
• Работник обязан проверять записи в момент их внесения и подписывать их только после того, как убедится в их достоверности.
• При обнаружении ошибок в уже заполненной книжке необходимо оформить исправление (зачёркивание неверного текста, подпись и печать работодателя, указание причины исправления).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли заполнять трудовую книжку, если я работаю только удалённо?

Да. Удалённый формат работы не освобождает от обязательного ведения трудовой (или электронной) книжки. В записи указывается «Удалённый режим работы».

Можно ли использовать сокращения в названиях организаций?

Нет. По правилам (Приказ Минтруда 320н) названия организаций пишутся полностью, без аббревиатур.

Как оформить запись о совместительстве, если у меня уже есть основная работа?

В отдельной строке указывается дата начала совместительства, полное название второй организации, должность, количество часов в неделю и основание (трудовой договор, приказ).

Что делать, если моя бумажная трудовая книжка была утеряна?

Необходимо подать заявление в отдел кадров, получить дубликат и одновременно оформить электронную трудовую книжку, чтобы не потерять сведения о предыдущих местах работы.

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную книжку?

Для работников, у которых уже есть бумажная книжка, допускается её дальнейшее ведение до полного перехода на ЭТК. Приём на работу новых сотрудников осуществляется сразу в электронном виде.

Практический чек‑лист для кадровика

1. Проверить наличие у работника бумажной трудовой книжки (если выдана до 2021 года).
2. Если книжка отсутствует – оформить электронную трудовую книжку в системе «ЕФС‑1».
3. Заполнить ьный лист (бумажный) или создать профиль в ЭТК в течение 7 дней с даты приёма.
4. Сделать первую запись о приёме (дата, название организации, должность, основание).
5. При необходимости добавить записи о совместительстве, вахтовом методе, изменении фамилии и т.п.
6. Контролировать правильность дат (только арабские цифры) и отсутствие сокращений.
7. При заполнении вкладыша убедиться, что нумерация страниц непрерывна.
8. При увольнении оформить запись о прекращении трудовых отношений, выдать справку о заработной плате и, при необходимости, дубликат.
9. Сохранить электронную копию всех записей (скриншоты из «ЕФС‑1») в архиве отдела кадров.

Трудовая книжка остаётся важнейшим документом, подтверждающим профессиональный путь гражданина России. С 2023 года введена новая форма бумажной книжки, а с 2020 года – обязательный переход на электронный вариант. Точные правила заполнения, своевременное внесение записей и соблюдение требований законодательства позволяют избежать штрафов и гарантировать работнику надёжную подтверждающую документальную основу для пенсионных и иных социальных прав.

Помните: правильность заполнения – ваша защита от юридических рисков, а электронная трудовая книжка упрощает процесс контроля и делает его более прозрачным.

Дата публикации:  г.