Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ Её правильное ведение критически важно как для сотрудника (для расчёта пенсии, получения льгот), так и для работодателя (для соблюдения Трудового кодекса РФ)․ В этой статье подробно разберём, как её заполнять, хранить и какие изменения ждут нас в 2026 году․

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника․ В ней фиксируются:

• Приём на работу (с указанием должности, подразделения, даты)․
• Переводы в другое подразделение или на другую должность․
• Увольнение с указанием основания (ссылка на статью ТК РФ)․
• Награждения, поощрения․
• Данные об образовании, если оно связано с работой․

Для сотрудника это ключевой документ для расчёта пенсии, получения социальных льгот и подтверждения опыта работы․ Для работодателя, юридическое доказательство соблюдения трудового законодательства․

Типы трудовых книжек: бумажная и электронная

Сегодня существует два формата:

Бумажная трудовая книжка (ТК)

Классический формат — твёрдый переплёт с ьным листом и страницами для записей․ Выдаётся работодателем при первом приёме на работу или по запросу, если у сотрудника её нет․

Важно! Работодатель вправе взимать плату за выдачу новой книжки или вкладыша, равную его стоимости․ Исключения: восстановление при массовой утере из-за ЧС или исправление ошибок при первичном заполнении․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Это не отдельный документ, а сведения о трудовой деятельности, которые работодатель обязан передавать в Социальный фонд России (СФР, бывший ПФР) в форме отчёта СЗВ-ТД․ База СФР — единый источник данных о стаже․

Ключевые особенности ЭТК (с 2020 года):

• Если человек впервые устраивается на работу в 2026 году и ранее не имел трудовой книжки, ему автоматически открывается электронная․
• Работник может в любой момент получить выписку из ЭТК через личный кабинет на сайте СФР или через МФЦ․
• Работодатель не может и не должен «заводить» или «делать» электронную книжку сам․ Его задача, корректно и вовремя сдавать отчётность СЗВ-ТД в СФР․
• Если у работника уже есть бумажная ТК, он может оформить её в электронный формат (передать данные в СФР), но это необязательно․

Кто и как ведёт трудовую книжку: пошаговая инструкция

Обязанность по ведению лежит на работодателе (специалисте отдела кадров)․

При приёме на работу

1. Если у сотрудника есть бумажная ТК — проверяем её подлинность, отсутствие исправлений, переплёт․
2. Вносим первую запись на ьном листе или в специально отведённом месте (в зависимости от образца)․ Обязательные реквизиты:
   • ФИО полностью․
   • Дата рождения․
   • Сведения о предыдущем работодателе (если были)․
3. На первой странице делаем запись о приёме: дата, наименование организации, должность, подразделение, основание (приказ, номер)․
4. Запись подписывает руководитель организации (или уполномоченное лицо) и скрепляется печатью организации․

При изменениях в трудовой деятельности

Каждое событие фиксируется отдельной записью в хронологическом порядке:

• Перевод: новая должность/подразделение, дата, основание (приказ)․
• Увольнение: дата, точное основание со ссылкой на пункт статьи ТК РФ (например, «п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ» — истечение срока договора)․
• Награждение: вид награды, дата, номер приказа․

Важно! Запрещено делать неоговоренные исправления, подчистки, дописки․ Ошибки исправляются зачёркиванием (одной жирной линией) с обязательной подписью и датой лица, внесшего исправление․

При увольнении

Последняя запись — о увольнении․ После этого книжка не возвращается работнику, а хранится у работодателя (если это не последнее место работы)․ Если сотрудник идёт на новую работу, он должен предоставить свою ТК новому работодателю․

Хранение и передача трудовых книжек

Хранение у работодателя

ТК хранятся в отделе кадров в запирающемся шкафу или сейфе․ Срок хранения — 75 лет с даты увольнения работника (ст․ 22․1 ТК РФ)․

Выдача работнику

Работник имеет право получить свою ТК:

• При увольнении (в день увольнения)․
• По письменному заявлению в любое время (работодатель обязан выдать в течение 3 рабочих дней)․

При выдаче составляется расписка с указанием даты выдачи, ФИО работника, должности лица, выдавшего книжку, и подписи работника․

Особенности ведения в 2026 году: что изменилось?

Основных кардинальных изменений в 2026 году нет, но действуют устоявшиеся правила:

• Коды записей: При заполнении отчёта СЗВ-ТД для СФР используются строгие коды видов деятельности (приём, увольнение, перевод)․ Их актуальный перечень всегда на сайте СФР․
• Совместительство: Запись о работе по совместительству вносится в ТК, если это не основное место работы․ Указывается как отдельная запись с пометкой «совместительство»․
• Вахтовый метод: Запись о работе вахтовым методом вносится с указанием этого условия․
• Электронный документооборот: Приём, увольнение, переводы могут оформляться электронно (с ЭЦП), но запись в бумажную ТК при её наличии всё равно требуется․

Типичные ошибки и как их избежать

1. Неточное указание основания увольнения․ Должна быть точная формулировка и ссылка на пункт статьи ТК РФ․
2. Исправления без подписи и даты․ Любое зачёркивание должно быть удостоверено․
3. Отсутствие печати или подписи на записях․ Без этого запись недействительна․
4. Непредоставление ТК работнику при увольнении․ Это нарушение, за которое грозит административная ответственность․
5. Смешение бумажной и электронной форм․ Если у сотрудника есть бумажная ТК, все записи вносятся в неё․ Данные в СФР сдаются отдельно․

Ведение трудовой книжки — это строго регламентированный процесс․ Главное правило: все записи должны быть точными, полными, своевременными и скреплены подписью и печатью․ В эпоху цифровизации понимание разницы между бумажным документом и электронной базой данных СФР помогает избежать путаницы․ Для работодателя — это вопрос ответственности и штрафов, для работника — защита своих трудовых прав и стажа․

Статья составлена на основе актуального законодательства РФ и практики ведения кадрового документооборота․ Для получения официальной консультации по сложным случаям обращайтесь в юридическую службу или к специалисту по кадрам․