Трудовая книжка, это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Вопрос о том‚ имеет ли право работодатель делать в ней записи‚ волнует многих сотрудников и начинающих кадровиков. Ответ на него однозначный: да‚ имеет‚ но это право строго регламентировано законом и сопровождается рядом обязательств. Работодатель не просто имеет право‚ а в большинстве случаев обязан вносить записи в трудовую книжку своего сотрудника.
Кто и когда обязан вести трудовые книжки?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ‚ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника. Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц‚ не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника‚ проработавшего у него свыше пяти дней‚ если данная работа является для работника основной;
Когда работодатель НЕ имеет права делать записи?
Существуют ситуации‚ когда внесение записей запрещено или не требуется:
- Работодатель — физическое лицо без статуса ИП. По закону такие работодатели не имеют права заводить трудовые книжки и вносить записи в уже имеющиеся документы (ч. 2 ст. 66 ТК РФ).
- Работа по совместительству. Записи о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку только по основному месту работы на основании документа‚ подтверждающего работу по совместительству.
- Переход сотрудника на электронную трудовую книжку (ЭТК). Если работник подал письменное заявление о переходе на цифровой формат‚ работодатель выдает ему бумажную трудовую на руки и прекращает внесение в нее записей.
Электронная или бумажная: как это работает в 2026 году?
В настоящее время действует переходный период. Остальные работники‚ которые не перешли на ЭТК‚ имеют право выбрать‚ в каком формате вести документ — в цифровом или бумажном. Для перехода на цифровой формат работник должен в письменном виде подать заявление работодателю.
Если кандидат сообщает‚ что у него электронная трудовая книжка‚ убедиться в этом можно‚ запросив у него выписку из ЭТК (например‚ через Госуслуги: Услуги → Работа и занятость → Трудовое право → Выписка из электронной трудовой книжки). Если работник выбрал ЭТК‚ работодатель вносит в его бумажную трудовую запись о подаче соответствующего заявления‚ выдает документ на руки и далее ведет только электронный учет.
Однако бумажная трудовая книжка не отменена. Если у сотрудника она была оформлена раньше (до 2021 года) и он не переходил на ЭТК‚ работодатель принимает её и заполняет по общим правилам.
Какие именно записи имеет право делать работодатель?
В раздел «Сведения о работе» работодатель вносит записи:
- О приеме на работу.
- О переводе на другую постоянную работу.
- О квалификации.
- Об увольнении (прекращении трудового договора) с указанием причин и со ссылкой на статью ТК РФ.
В раздел «Сведения о награждении» вносятся данные о поощрениях за трудовые заслуги. Все записи вносятся на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока‚ а при увольнении, в день увольнения.
Правила заполнения и исправления записей
Форма‚ порядок ведения и хранения трудовых книжек устанавливаются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти (сейчас это Минтруд России). Работодатель должен строго соблюдать эти правила.
Титульный лист
На титульном листе указываются ФИО‚ дата рождения‚ образование и профессия. Если у сотрудника изменились данные (например‚ фамилия)‚ то прежняя фамилия зачеркивается одной чертой и записывается новая. Ссылки на подтверждающие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или уполномоченного лица‚ а также печатью организации (при наличии).
Раздел «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»
Здесь действует строжайшее правило: зачеркивать ничего нельзя (п. 12 Порядка‚ утв. приказом Минтруда от № 320н). Если допущена ошибка‚ она не зачеркивается. В исправительной записи приводится номер ошибочной строки‚ она аннулируется (признана недействительной)‚ и сразу же приводится правильная формулировка.
Аналогичным образом признается недействительной запись об увольнении‚ если дата увольнения была изменена (например‚ при переносе дня увольнения).
Прием и хранение трудовой книжки
Работодатель получает бумажную трудовую книжку при приеме нового сотрудника (если сотрудник не перешел на ЭТК у прежнего работодателя). С момента приема документа на хранение работодатель несет полную ответственность за его сохранность. Для хранения трудовых книжек в кадровой службе оборудуются специальные сейфы или несгораемые шкафы.
При увольнении работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения. В случае задержки выдачи работодатель может быть привлечен к ответственности‚ а днем увольнения в этом случае будет считаться день выдачи трудовой книжки.
Работодатель не просто имеет право‚ а обязан делать записи в трудовой книжке сотрудника при наличии законных оснований (приказы о приеме‚ переводе‚ увольнении‚ награждении). Однако это право не является произвольным: оно жестко ограничено рамками трудового законодательства‚ Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Порядком заполнения. Любые неточности‚ исправления зачеркиванием в разделе сведений о работе или незаконные записи могут привести к негативным последствиям как для работника‚ так и для самого работодателя.