Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий факт работы гражданина и влияющий на формирование будущей пенсии. Правильное ведение записей в ней необходимо как работодателю, так и сотруднику, поскольку ошибки могут привести к уменьшению размера пенсии, отсрочке её назначения или возникновению споров при трудоустройстве.
Что такое трудовая книжка и зачем нужны записи
Трудовая книжка содержит сведения о:
- приёме на работу;
- переводах внутри организации;
- изменениях должности, профессии, специальности;
- поощрениях и дисциплинарных взысканиях;
- увольнении (причине, дате, основании).
Каждая запись оформляется в соответствии с требованиями ТК РФ и нормативными актами, регулирующими ведение трудовых книжек.
Основные правила внесения записей
- Запись делается только уполномоченным лицом (кадровик, руководитель отдела кадров или иное лицо, имеющее соответствующее распоряжение).
- Используются только чернильные или пастовые ручки синего, чёрного или фиолетового цвета – иные цвета не допускаются.
- Запись производится без пробелов и исправлений. Если ошибка допущена, её следует исправить согласно установленной процедуре (см. раздел «Исправления»).
- Каждая запись содержит обязательные реквизиты:
- дата события (день, месяц, год);
- номер записи (последовательный номер в трудовой книжке);
- наименование организации (полное, согласно учредительным документам);
- содержание события (приём, перевод, увольнение и т.д.);
- основание для внесения записи (приказ, распоряжение, трудовой договор и т.п.);
- подпись уполномоченного лица и расшифровка подписи;
- печать организации (если она предусмотрена).
Пошаговая инструкция: как завести запись о приёме на работу
- Подготовьте документы: трудовой договор, приказ о приёме, паспорт сотрудника, СНИЛС, ИНН (при необходимости).
- Определите место для записи: в трудовой книжке ищите первую свободную строку после последней сделанной записи.
- Заполните графы:
- Графа 1 – дата приёма (например, ).
- Графа 2 – номер записи (например, 1).
- Графа 3 – сведения о работнике (ФИО полностью).
- Графа 4 – наименование организации и её структурное подразделение (если есть).
- Графа 5 – должность, профессия, специальность, которую занимает сотрудник.
- Графа 6 – основание для записи (приказ № 123 от о приёме на работу).
- Подпись и печать: уполномоченное лицо ставит свою подпись, расшифровку и, если требуется, печать организации.
- Проверка: после внесения записи проверьте правильность всех данных, отсутствие помарок и соответствие требованиям.
Особенности ведения электронной трудовой книжки
С 2021 года в России действует порядок ведения электронных трудовых книжек (ЭТК). Основные отличия:
- Записи вносятся в информационную систему ПФР через личный кабинет работодателя.
- Для внесения записи необходимо иметь подтверждённую электронную подпись работодателя.
- Сотрудник может просматривать свою ЭТК в личном кабинете на портале «Госуслуги».
- Ошибки исправляются путем внесения уточняющей записи с указанием основания (приказа, распоряжения) и ссылки на ошибочную запись.
Несмотря на упрощение процесса, требования к достоверности и полноте информации остаются теми же.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильное указание даты (например, путаница день/месяц). Решение: всегда записывайте дату в формате ДД.ММ.ГГГГ и дважды проверяйте.
- Отсутствие ссылки на основание (приказ, договор). Решение: в графе 4 обязательно указывайте номер и дату документа, на основании которого вносится запись.
- Исправления «замазыванием» или использованием корректора. Решение: при ошибке следует зачеркнуть неверную информацию одной тонкой линией, написать правильные данные рядом и оформить исправление согласно инструкции (подпись, дата, ссылка на исправляющий документ).
- Отсутствие печати там, где она обязательна. Решение: уточните внутренний норматив акт организации – требуется ли печать для кадровых записей.
- Ведение записей в чужой трудовой книжке. Решение: запись делается только в трудовой книжке самого сотрудника.
Правильное ведение записей в трудовой книжке – залог корректного учёта стажа и, как следствие, своевременного начисления пенсии. Следуя представленной инструкции, избегая типичных ошибок и учитывая особенности электронного формата, работодатель обеспечит законность документооборота, а сотрудник – защиту своих пенсионных прав.
Если у вас остались вопросы по конкретным ситуациям (например, запись о переводе, совмещении или восстановлении утраченной трудовой книжки), рекомендуется обратиться к нормативным актам ТК РФ, локальным положениям организации или проконсультироваться со специалистом отдела кадров.