Важно! С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что все записи о трудовой деятельности теперь ведутся преимущественно в электронном формате. Однако бумажные трудовые книжки продолжают оставаться важным документом, и правила их ведения остаются актуальными.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка — это официальный документ, который подтверждает трудовую деятельность гражданина, его стаж работы, квалификацию и награды. В неё вносятся записи о приёме на работу, переводе, увольнении, а также о награждениях и поощрениях.

Правила ведения трудовой книжки при переходе из одной организации в другую

Порядок внесения записей при увольнении

При увольнении работника из одной организации и переходе в другую, в трудовую книжку вносится запись об увольнении. Эта запись должна соответствовать статье 84;1 Трудового кодекса РФ.

Пример записи об увольнении:

Особенности при переходе на электронную трудовую книжку

С 2020 года работники могут перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК). Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК, то при увольнении ему необходимо выдать бумажную трудовую книжку с соответствующей записью.

Что делать, если записи не были внесены своевременно

Если при переходе с одного места работы на другое записи в трудовой книжке не были своевременно внесены, то работодатель обязан исправить это упущение. Для этого:

1. Оформить приказ о внесении записи
2. Сделать запись в трудовой книжке
3. Проставить печать организации (если она имеется)
4. Подписать запись ответственным лицом

Типичные ошибки при ведении трудовой книжки

При оформлении трудовой книжки часто допускаются следующие ошибки:

• Отсутствие даты: Все записи должны содержать дату их внесения
• Неправильная формулировка: Записи должны быть точными и соответствовать законодательству
• Отсутствие подписи: Запись должна быть подписана ответственным лицом
• Исправления без оформления: Все исправления должны быть оформлены приказом и заверены подписью
• Отсутствие печати: Если организация использует печати, они должны быть проставлены

Что делать, если трудовая книжка утеряна

Если трудовая книжка утеряна, работник должен обратиться к последнему работодателю с заявлением о восстановлении. Работодатель обязан:

1. Оформить дубликат трудовой книжки
2. Внести в неё все имеющиеся записи о трудовой деятельности
3. Выдать дубликат работнику

Ответственность за нарушение правил ведения трудовой книжки

За нарушение правил ведения, хранения и выдачи трудовых книжек работодатель может быть привлечён к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ:

• На должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей
• На юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей

Рекомендации работодателям

Чтобы избежать ошибок при ведении трудовых книжек, работодателям следует:

• Назначить ответственного сотрудника за ведение трудовых книжек
• Регулярно проходить обучение по актуальным изменениям в трудовом законодательстве
• Использовать образцы правильных записей
• Своевременно вносить записи при приёме, переводе и увольнении работников
• Хранить трудовые книжки в надёжном месте

Ведение трудовой книжки, это ответственная задача, требующая внимательности и знания законодательства. Особое внимание следует уделять правильности формулировок, своевременности внесения записей и сохранности документа. При переходе работника из одной организации в другую важно правильно оформить запись об увольнении и, при необходимости, выдать бумажную трудовую книжку с соответствующей пометкой.

Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете избежать ошибок и обеспечить правильное ведение трудовых книжек в вашей организации.