Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий трудовые отношения работника с работодателем.
Правильное ведение записей в ней важно как для работодателя, так и для самого сотрудника, ведь от точности и своевременности записей зависит признание трудового стажа, начисление пенсии и другие социальные гарантии.
Общие принципы ведения трудовой книжки
- Записи в книжку вносятся в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ (ст. 44‑45).
- В каждой записи должны быть указаны: порядковый номер, дата, содержание и документ, на основании которого внесена запись.
- Записи делают на отдельных страницах (вкладках) книжки: приём на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение и т.д.
- Вкладка должна быть подписана работником, работодателем и, при необходимости, уполномоченным представителем.
- Скопированная запись (копия приказа, распоряжения) должна быть предоставлена работнику в личной карточке (форма N Т‑2).
Запись при приёме на работу
- Оформляется приказ (распоряжение) о приёме. В приказе указывается должность, место работы, условия труда, размер зарплаты и дата начала работы.
- Вкладка «Приём на работу» в трудовой книжке заполняется следующим образом:
- Графа 1 — порядковый номер записи.
- Графа 2 — дата приёма.
- Графа 3 — содержание: «Приём на работу, должность — [название должности], место работы — [название организации], условия труда — [описание условий], зарплата — [сумма]».
- Графа 4 — наименование документа, на основании которого внесена запись (приём на работу, приказ № [номер], дата [дата])
- После внесения записи работник подписывает её, а руководитель подтверждает подпись.
Пример записи при приёме:
Приём на работу, должность — менеджер по продажам, место работы — ООО «Ритейл»
Условия труда: полный рабочий день, 8 ч/д, зарплата — 35 000 ₽
Документ: приказ № 123 от
Запись при переводе на другую постоянную работу
- Оформляется приказ о переводе. В приказе указывается новая должность, место работы, условия труда и дата начала работы.
- Запись в трудовой книжке оформляется аналогично при приёме, но в разделе «Перевод на другую постоянную работу»:
- Графа 1 — порядковый номер.
- Графа 2 — дата перевода.
- Графа 3 — содержание: «Перевод на другую постоянную работу, должность — [название должности], место работы — [название организации], условия труда — [описание]».
- Графа 4 — приказ № [номер], дата [дата].
Запись при увольнении
Увольнение может быть по собственному желанию работника, по инициативе работодателя, по безотказной причине или по соглашению сторон. В каждой из этих ситуаций в трудовой книжке фиксируется разная причина увольнения.
Увольнение по собственному желанию
Согласно ст. 77 Трудового кодекса РФ, при увольнении по собственному желанию запись выглядит так:
Уволен по собственному желанию, п. 3 ст. 77 Трудового кодекса РФ.
Вкладка «Увольнение» заполняется:
- Графа 1 — порядковый номер.
- Графа 2 — дата увольнения.
- Графа 3 — содержание: «Уволен по собственному желанию, п. 3 ст. 77 Трудового кодекса РФ».
- Графа 4 — приказ (распоряжение) о увольнении, № [номер], дата [дата].
Увольнение по инициативе работодателя
При увольнении по инициативе работодателя (ст. 81 Трудового кодекса РФ) запись оформляется так:
Уволен по инициативе работодателя, п. 3 ст. 81 Трудового кодекса РФ;
Поля заполнения аналогичны предыдущему пункту.
Увольнение по безотказной причине
Если увольнение связано с безотказной причиной (например, сокращение штата), запись в книжке должна содержать ссылку на соответствующий пункт Трудового кодекса (ст. 81 п. 4).
Пример:
Уволен по безотказной причине, п. 4 ст. 81 Трудового кодекса РФ.
Увольнение по соглашению сторон
При увольнении по соглашению сторон в записи указывается: «Уволен по соглашению сторон, п. 5 ст. 81 Трудового кодекса РФ».
Увольнение без записи в трудовой книжке
В исключительных случаях, когда трудовые отношения не были оформлены (например, договор не заключён), увольнение без записи возможно. В таком случае работник может предъявить копию приказа об увольнении новому работодателю, и новый работодатель вправе внести соответствующую запись после увольнения с предыдущего места работы.
Особые случаи и ошибки
- Если в трудовой книжке уже есть запись об увольнении, но она не соответствует действительности, её можно исправить с помощью справки о внесении правки (форма N Т‑3).
- При ошибке в дате или содержании записи необходимо оформить справку о внесении правки и подписать её обеими сторонами.
- Запись о переводе на другую постоянную работу не должна быть сделана в том же разделе, что и приём на работу.
- Вкладки, содержащие записи о приёме, переводе и увольнении, должны быть расположены в порядке хронологического следования событий.
Проверка и контроль
Работодатель обязан:
- Проверять наличие всех необходимых документов (приказ, распоряжение, справка о правке).
- Подтверждать подпись работника и руководителя.
- Сохранять копии всех записей в личной карточке (форма N Т‑2).
- Обеспечивать хранение трудовой книжки в течение 30 лет после прекращения трудовых отношений.
Точная и своевременная запись в трудовой книжке при приёме и увольнении обеспечивает правовую защиту обеих сторон. Следуя установленным правилам и использовав правильные формулировки, вы избежите ошибок, которые могут повлиять на признание трудового стажа и начисление социальных выплат.
Ссылки на актуальные нормативные акты и образцы заполнения:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 77, 81).
- КонсультантПлюс: Запись об увольнении (дата обращения — 2026‑05‑12).
- Образцы заполнения трудовой книжки 2026 г. (дата публикации — 2026‑05‑23).
Удачной работы с трудовой книжкой!