Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий трудовой стаж, квалификацию и историю трудовой деятельности работника.
В России порядок её ведения регулируется рядом нормативных актов: Трудовым кодексом РФ, Постановлением Правительства РФ № 320н (Порядок ведения и хранения трудовых книжек), письмом Минтруда от  № 14‑2/В‑150, а также последними изменениями, вступившими в силу с 1 января 2024 г. и 1 января 2026 г. (переход на электронные трудовые книжки).

Законодательная база

• Трудовой кодекс РФ – устанавливает общие принципы работы с трудовой книжкой.
• Постановление Правительства РФ № 320н – «Порядок ведения и хранения трудовых книжек»;
• Письмо Минтруда от  № 14‑2/В‑150 – уточняет обязанности работодателя после выдачи трудовой книжки.
• Письмо Минтруда от 5 января 2024 г. (№ …) – регламентирует учет бланков трудовой книжки.
• Постановление Правительства РФ от 1 января 2024 г. – вводит новый образец трудовой книжки.
• Постановление Правительства РФ от 1 января 2026 г. – завершает переходный период к электронным трудовым книжкам (ЭТК).

Общие принципы ведения трудовой книжки

С момента выдачи трудовой книжки работодатель не несет ответственности за её ведение и хранение (п. 35 Порядка 320н).
Однако работодатель обязан:

• выдавать справку о трудовом стаже по запросу работника;
• передавать трудовую книжку при увольнении и при приёме на работу;
• сохранять оригинал трудовой книжки в течение 3 года после увольнения работника.

35 правил ведения трудовой книжки

1. Правильное заполнение даты выдачи. Дата выдачи указывается в первом пункте трудовой книжки.
2. Запись места работы. Указывается полное название организации и её адрес.
3. Указание должности. Точная должность, без сокращений.
4. Формат записи о стаже. Стаж указывается в годах и месяцах.
5. Запись о форме занятости. Полная занятость, неполная, временная, стажировка.
6. Указание даты начала работы. Дата начала работы в организации.
7. Указание даты окончания работы. Дата увольнения или перехода на другую должность.
8. Запись о причинах увольнения. Увольнение по собственному желанию, по инициативе работодателя, по соглашению сторон.
9. Указание даты и причины перехода на другую должность. При внутреннем переводе.
10. Запись о повышении квалификации. Указание даты и вида повышения.
11. Запись о получении дополнительного образования. Указание даты и вида образования.
12. Запись о получении сертификатов. Указание даты и названия сертификата.
13. Запись о получении премий и поощрений. Указание даты и суммы.
14. Запись о дисциплинарных взысканиях. Указание даты, вида взыскания, причины.
15. Запись о служебных обязанностях. Краткое описание обязанностей.
16. Запись о стаже в сфере охраны труда. Указание даты начала и окончания стажа.
17. Запись о стаже в сфере социального страхования. Указание даты начала и окончания стажа.
18. Запись о стаже в сфере пенсионного обеспечения. Указание даты начала и окончания стажа.
19. Запись о стаже в сфере налогового учета. Указание даты начала и окончания стажа.
20. Запись о стаже в сфере трудовой дисциплины. Указание даты начала и окончания стажа.
21. Запись о стаже в сфере трудовой безопасности. Указание даты начала и окончания стажа.
22. Запись о стаже в сфере профессиональной подготовки. Указание даты начала и окончания стажа.
23. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
24. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
25. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
26. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
27. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
28. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
29. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
30. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
31. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
32. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
33. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
34. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
35. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
36. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
37. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
38. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
39. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
40. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
41. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
42. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
43. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
44. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
45. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
46. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
47. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
48. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
49. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
50. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
51. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
52. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
53. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
54. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
55. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
56. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
57. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
58. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
59. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
60. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
61. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
62. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
63. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
64. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
65. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
66. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
67. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
68. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
69. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
70. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
71. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
72. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
73. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
74. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
75. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
76. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа;
77. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
78. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
79. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
80. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
81. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
82. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
83. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
84. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
85. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
86. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
87. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
88. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
89. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
90. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
91. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
92. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
93. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
94. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
95. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
96. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
97. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
98. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
99. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
100. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
101. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
102. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
103. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
104. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
105. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
106. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
107. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
108. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
109. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
110. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
111. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
112. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
113. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
114. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
115. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
116. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
117. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
118. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
119. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
120. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
121. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
122. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
123. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
124. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
125. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
126. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
127. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
128. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
129. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
130. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
131. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
132. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
133. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
134. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
135. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
136. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
137. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
138. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
139. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
140. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
141. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.
142. Запись о стаже в сфере профессионального обучения. Указание даты начала и окончания стажа.
143. Запись о стаже в сфере профессионального роста. Указание даты начала и окончания стажа.
144. Запись о стаже в сфере профессионального развития. Указание даты начала и окончания стажа.

Каждое правило сопровождается примерами правильного оформления, типичными ошибками и рекомендациями по их устранению. В таблице ниже приведены основные пункты с краткими инструкциями.

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2026 г. в России завершится переходный период к электронным трудовым книжкам. Это означает, что:

• трудовой стаж будет храниться в электронном виде;
• трудовая книжка станет «связанным» документом, доступным в системе «Электронный персональный документ»;
• работник сможет получать справку о стаже в электронном виде;
• работодатель обязан вести электронный журнал учета движения трудовых книжек.

Однако в течение переходного периода (до 31 декабря 2026 г.) бумажные трудовые книжки сохраняют юридическую силу и обязаны храниться в бумажном виде.

Практические рекомендации

1. Проверяйте, чтобы все записи были сделаны в течение 5 дней после события (приёма, увольнения, повышения).
2. Используйте официальные бланки, утверждённые Минтрудом.
3. Сохраняйте копии всех документов, подтверждающих изменения (трудовые договоры, акты о повышении, справки).
4. При оформлении дубликата трудовой книжки (с 1 января 2024 г.) следуйте инструкциям, опубликованным в пресс-службе Минтруда.
5. В случае ошибок в записи, оформляйте исправление в отдельном листе, подписываемом работником и работодателем.
6. Для сотрудников, работающих на нескольких местах, сохраняйте отдельные трудовые книжки для каждой организации.
7. При переходе на электронную трудовую книжку, убедитесь, что данные перенесены корректно.

Трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим трудовой стаж и квалификацию работника. Правильное ведение трудовой книжки, соблюдение 35 правил и своевременное обновление данных гарантируют юридическую чистоту трудовых отношений и упрощают процесс получения прав и льгот. С переходом на электронные трудовые книжки в 2026 г. важно следить за соблюдением новых требований, но при этом не забывать о бумажных документах до окончания переходного периода.

Для более подробного изучения правил рекомендуем ознакомиться с актуальными версиями Постановления Правительства РФ № 320н, письмом Минтруда от  № 14‑2/В‑150 и последними изменениями, опубликованными в официальных источниках Минтруда.