Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника․ Многие сотрудники и работодатели задаются вопросом: когда именно должна делаться запись в трудовой книжке? От правильности оформления зависит не только корректность учета стажа, но и соблюдение трудового законодательства․ В этой статье мы подробно рассмотрим все нюансы․

Основные правила ведения трудовой книжки

Когда должна быть сделана первая запись?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, первая запись в трудовой книжке делается в день приема на работу․ Это означает, что работодатель обязан оформить трудовую книжку и внести соответствующую запись не позднее последнего дня испытательного срока (если он установлен) или в первый рабочий день сотрудника․

Какие записи должны быть сделаны в день приема на работу?

В день приема на работу в трудовой книжке должны быть указаны следующие сведения:

• Порядковый номер записи;
• Дата приема на работу;
• Наименование должности (профессии), структурного подразделения;
• Наименование организации;
• Основание приема на работу (приказ, распоряжение)․

Что делать, если запись не сделана вовремя?

Если работодатель не внес запись в трудовую книжку в день приема на работу, это считается нарушением трудового законодательства․ За такое нарушение предусмотрены следующие последствия:

• Для работодателя: Административная ответственность по статье 5․27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц)․
• Для сотрудника: Возможность обратиться в суд с требованием внести запись и возместить моральный вред․

Особые случаи: перевод, увольнение, совместительство

Перевод на другую должность

При переводе сотрудника на другую должность запись в трудовой книжке делается в день издания приказа о переводе․ Если перевод связан с изменением структурного подразделения или должности, это также должно быть отражено․

Увольнение

При увольнении запись в трудовой книжке делается в последний рабочий день сотрудника․ В графе «Сведения о работе» указывается:

• Дата увольнения;
• Причина увольнения;
• Номер и дата приказа об увольнении․

Если сотрудник не явился за трудовой книжкой, работодатель обязан отправить ему уведомление о необходимости ее получения․ Если уведомление не было получено, запись считается сделанной, и ответственность за ее отсутствие ложится на сотрудника․

Внешнее и внутреннее совместительство

При приеме на работу по совместительству запись в трудовой книжке делается в день издания приказа о приеме․ Однако, если сотрудник работает по совместительству в той же организации, запись может быть внесена по его письменному заявлению․

Электронные трудовые книжки: новые правила

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает, что:

• Все новые записи о трудовой деятельности будут вноситься только в электронный формат;
• Работодатели обязаны предоставлять сотрудникам доступ к их электронным трудовым книжкам;
• Сотрудники могут запросить бумажную версию трудовой книжки, если она им необходима․

Что делать, если в трудовой книжке ошибка?

Если в трудовой книжке обнаружена ошибка, работодатель обязан внести исправления․ Для этого:

1. Вносится новая запись с пометкой «Исправленному верить»;
2. Указывается правильная информация;
3. Подписывается руководителем и заверяется печатью организации (если она есть)․

Если ошибку обнаружил сотрудник, он может обратиться к работодателю с письменным заявлением о внесении исправлений․

Ответственность за нарушение правил ведения трудовой книжки

За нарушение правил ведения, хранения и учета трудовых книжек предусмотрены следующие виды ответственности:

• Административная: Штрафы для должностных и юридических лиц (до 50 000 рублей)․
• Дисциплинарная: Замечание, выговор или увольнение для ответственного лица․
• Материальная: Возмещение ущерба, причиненного сотруднику в результате неправильного ведения трудовой книжки․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли сделать запись в трудовой книжке задним числом?

Нет․ Записи в трудовой книжке должны вноситься только в день издания приказа или распоряжения․ Исключение составляют исправления ошибок, которые вносятся по установленной процедуре․

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если трудовая книжка утеряна, работодатель обязан выдать дубликат․ Для этого сотрудник должен написать заявление, а работодатель — запросить копии документов, подтверждающих трудовой стаж (например, копии приказов)․

Можно ли не делать запись в трудовой книжке, если сотрудник работает по совместительству?

Нет․ Даже при работе по совместительству запись в трудовой книжке должна быть сделана, если сотрудник этого требует․

Запись в трудовой книжке должна делаться в день издания приказа о приеме, переводе или увольнении; Несвоевременное внесение записей может привести к административной и материальной ответственности для работодателя, а также к судебным разбирательствам․ Сотрудники должны помнить о своих правах и требовать внесения записей при необходимости․

Статья подготовлена на основе действующего трудового законодательства РФ․ В случае возникновения спорных ситуаций рекомендуется обратиться к юристу или в государственную инспекцию труда․

Дата публикации: 22 мая 2026 года